Obwohl inzwischen schon in vielen Firmen moderne System zur Zusammenarbeit zur Verfügung stehen, wie zum Beispiel SharePoint, werden noch immer viele Dokumente zum Review oder zur Überarbeitung per Email verschick. Dies hat Auswirkungen, denen sich viele Personen gar nicht bewust sind.

Ein kurzes Beispiel bei Nutzung von reiner Email-Collaboration:

• Ein Dokument mit einer Grösse von 2MB wird an 9 Personen zum Review verschickt.
• Sie bleibt dann beim Sender und den Empfängern im Postfach liegen. Der Platzbedarf bei allen Nutzer ist dann 10x2MB also 20MB
• Fünf dieser Personen machen Änderungen und schicken sie an alle zurück. Der weiterere Platzbedarf ist dann folglich 5x10x2MB also weitere 100MB
• Der Autor des Dokumentes muss dann noch die unterschiedlichen Dokumentversionen konsolodieren. Wenn es sich um einen Text handelt, kann man Unterschiede durch einen Vergleich noch schnell übersehen. Handelt es sich aber um eine Präsentation oder Tabellen wird dies schon schwieriger.

Das gleiche Beispiel bei Nutzung von SharePoint-Mechnismen:

• Man speichert das Dokument einmal in einer Dokumentenbibliothek und verschickt den Link auf das Dokument. Platzbedarf 1x2MB
• Das Dokument wird von einer Person ausgecheckt um den anderen anzuzeigen: "Jetzt arbeite ich grade dran"
• Hinterher wird es von ihr mit den Änderungen eingecheckt und alle sehen die neue Version. Zusätzlicher Platzbedarf für die neue Version 2MB
• Die nächsten drei Personen, die Änderungen vornehmen wollen, verfahren genauso. Weitere drei Versionen á 2MB, also noch mal 6MB
• Die fünfte Person sieht, dass keine Änderungen mehr nötig sind, da schon alles Wesentliche von den Vorgängern eingepflegt wurde.

 Kurz zusammen gefasst und in Zahlen ausgedrückt:

Erschreckend ist das man schon bei nur einem Review-Prozess enorm Zeit und auch Platz sparen kann. So etwas kommt aber in den meisten Unternehem an einem Tag mehr als einmal vor.

Fazit: Bitte keine Dokumente mehr per Mail verschicken, wenn Platformen wie SharePoint zur Verfügung stehen. Die Investition, die man in solche Technologien steckt werden sich, wenn alle mitmachen, sicher rechnen.