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Dynamics CRM 2011 Beta 版 - Outlook クライアント3 : 電子メールと予定

Dynamics CRM 2011 Beta 版 - Outlook クライアント3 : 電子メールと予定

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Dynamics CRM 2011 Beta 版 Outlook クライアント機能について、これまでも英語版の情報をもとに紹介してきましたが、今日は電子メールと予定に関する新機能を紹介します。

Dynamics CRM Outlook クライアントといえば、"CRMで追跡" 機能を思い浮かべる方が多いと思います。
Dynamics CRM 導入を検討していただく際に Outlook クライアントとの統合は特徴的な機能となっており、中でも電子メール、予定に設定できる "CRMで追跡" はみなさんが関心を持たれる機能です。

まず、「CRM で追跡」から紹介します。

CRM で追跡

毎朝、仕事はじめに Outlook を起動し、受信トレイの電子メールを確認されると思います:

電子メールに目を通し、必要なメールには「CRM で追跡」を設定していると思います。Dynamics CRM 2011 Beta 版では、新機能として、追跡を設定した電子メールに関連する CRM データが Reading ペインに表示されるようになりました。
電子メールに指定されている取引先担当者に対して、右側の Reading ペインに CRM レコードへのリンクを確認することができます。このリンクは、見やすいようにレコード種類でまとめられており、このリンクをクリックして CRM フォームを開くことができます。
また、受信者に CRM に登録されていない担当者がいる場合は、赤字で表示され、該当するデータが CRM に登録されていないことが一目でわかります。未登録の担当者をクリックし、取引先担当者、あるいは潜在顧客として CRM に登録することもできます:

電子メールを営業案件やサポート案件に変換したい場合、あるいは接続を追加したい場合もリボン メニューから行うことができます。

大量の電子メールがあり、大量の関係者がいる場合、一つ一つ手で登録するのは大変ですよね。このような場合も、新しい Dynamics CRM Outlook クライアントでは、電子メール追跡を使用して取引先担当者や潜在顧客を送信者の電子メールから自動作成することができます。
また、作業に必要な CRM オプションを複雑な項目から探す手間も省け、Reading ペインで "Options" をクリックすることで設定を管理することができます。

 

次に、「CRMで追跡」以外に電子メールと予定に追加された機能を紹介します。

CRM 電子メールと予定

Outlook の電子メール作成時に使用できる豊富な機能と CRM が提供する機能、この2つを両方使用したい、という要望があると思います。
たとえば、スペル チェックのような電子メール編集時に使用できる Outlook 機能を使用しつつ、CRM が提供するカスタム フィールド、Web リソース、営業資料、サポート情報、電子メールテンプレートといった CRM 固有の機能も使用したいという場合です。

次の Outlook 電子メールをみてください:

電子メールのリボン メニュー に、電子メールテンプレートの挿入、サポート情報の挿入、営業資料の添付のためのメニューを確認していただけると思います。
また、最近使用した一覧もありますので、ここから使用頻度の高いアイテムを確認することもできます。

全く新しい機能として "CRM Fields" ボタンを紹介しておきます。このボタンを使用して、Outlook の電子メール フォームでカスタム CRM フィールドを直接編集することができるのです。

Dynamics CRM 2011 Beta 版では、電子メールを書いて、CRM で追跡を設定し、メールを送信、次に、CRM で該当アイテムを開いて別途編集、といったように別々に作業する必要はなく、Outlook の同じウィンドウですべてを行うことができます。

追加事項をいくつか紹介します:

1. CRM 電子メールでフィールドをカスタマイズすると、それらは CRM Fields ページに表示されます。
2. CRM Fields ページは予定にも使用可能です。
3. 定期的な予定も追跡することができます。

今後も Outlook 関連の新機能に関するブログが予定されいますので、少しずつ日本語で紹介したいと思います。

情報元 : Microsoft Dynamics CRM 2011 ~ Rich CRM Email and Appointments
http://blogs.msdn.com/b/crm/archive/2010/10/13/microsoft-dynamics-crm-2011-rich-crm-email-and-appointments.aspx

- Dynamics CRM サポート 斎藤 さち江

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