Zugegebenermaßen ist der folgende Beitrag eine Anlehnung an den bereits veröffentlichten Blog Post meines Kollegen Georg Binder auf www.windowsblog.at . In dessen Beitrag ging es um das versehentliche “nicht speichern” der Dokumente an denen man gerade eben noch gearbeitet hat. So etwas wird wohl jedem schon einmal passiert sein. Umso ärgerlicher ist es jedoch, wenn man Stunden vor dem Dokument verbracht hat um wichtige Daten oder umfangreiche Texte einzugeben. Jedem Dokument steht ein gewisser Wert gegenüber, den man in einem solchen Fall verlieren würde-  mal ganz abgesehen davon, welcher Schaden auf emotionaler Ebene eintritt.

imageUnternehmen und selbständigen Arbeitnehmern entstehen so nicht selten Mehrkosten durch doppelte Arbeit die sich im Laufe der Zeit zu einem größeren Posten entwickeln können. Im schulischen Umfeld, seien es Projektarbeiten, Referate, Hausaufgaben oder Semesterarbeiten sind oftmals mit einem zeitlichen Rahmen bis zu dessen Erledigung belegt, so das es im Falle eines Verlustes unangenehme Folgen nach sich ziehen kann.

imageIn Office 2010 hat Microsoft zahlreiche Verbesserungen einfließen lassen, darunter auch Funktionen, die die Dokumentensicherheit bzw. die Sicherung der aktuellen Arbeiten betrifft.

In den Optionen der Office Suite lassen sich diverse Parameter voreinstellen, die sich mit diesem Themenfeld auseinandersetzen.

Dazu navigiert man zunächst im jeweiligen Office Programm über den Dateireiter zu den Optionen. Dieser beinhaltet verschiedene Unterpunkte wovon uns lediglich 2 Interessieren: Speichern und Erweitert. Im Speicherdialog können wir sowohl den Speicherort für die automatische Sicherung, als auch den Sicherungsintervall in Minuten festlegen. Voreingestellt ist ein Intervall von 10 Minuten der für normale Tätigkeiten ausreichend sein sollte.

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Im Dialog “Erweitert” finden wir zusätzliche Speicheroptionen:

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Hier kann beim Punkt “Immer eine Sicherungskopie erstellen” ebenfalls ein Haken gesetzt werden. Somit erhält man ein Duplikat des eigentlichen Dokumentes als zusätzliche Datei. Diese Option führt jedoch auch zur Unübersichtlichkeit, da jedes Dokument doppelt vorhanden ist.

Dokument versehentlich ohne Speichern geschlossen- was nun?

Sind diese Voreinstellungen soweit vorgenommen und man hat beim Beenden tatsächlich das Speichern vergessen und lediglich das Dokument geschlossen so kann man seit Office 2010 auf ein weiteres Produktfeature zurückgreifen: dem öffnen von nicht gespeicherten Dokumenten.

Dazu geht man wieder auf Datei im jeweiligen Office Programm und sieht nun im unteren Dialogbereich folgenden Eintrag:

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Hier lassen sich die nicht gespeicherten Dokumente der letzten Sitzungen wieder herstellen und die Arbeit daran fortführen.

Clever, wie ich finde und durchaus eine große Hilfe.

 

Norbert Schumann, Microsoft