„Wandel durch Austausch“ lautet das Leitmotto des DAAD. Seit über 85 Jahren ermöglicht die Förderorganisation jungen Akademikern internationale Erfahrungen in aller Welt. Allein 2010 wurden 73.660 Studierende und Graduierte mit mehr als 250 Programmen gefördert. Als weltweit größte Einrichtung dieser Art trägt der DAAD maßgeblich dazu bei, die deutsche Wissenschaft weiter zu internationalisieren und den Wirtschaftsstandort Deutschland durch hoch qualifizierte Mitarbeiter im globalen Wettbewerb konkurrenzfähiger zu machen. Ob Anträge für Stipendien und Forschungsarbeiten, Newsletter oder Einladungen zu besonderen Veranstaltungen: Jeden Tag tauscht die internationale DAAD-Gemeinschaft rund um den Globus Tausende von Informationen aus.

Ein komplexer Prozess, der nur mithilfe modernster Cloud Computing-Technologie möglich ist. Um die Kommunikation mit der Nachwuchselite effizient und zuverlässig zu gestalten, entschied sich der DAAD für die Einführung der kostenlosen Online-Plattform Live@edu mit Exchange Online 2010. „Wir waren mit unserem alten Serviceangebot nicht zufrieden. Es gab zu viele Störungen. Das darf einfach nicht passieren“, erklärt IT-Leiter Oliver Kraemer vom DAAD. „Der DAAD möchte dafür Sorge tragen, dass der Informationsaustausch untereinander und mit dem DAAD reibungslos funktioniert. Denn Internet und E-Mail sind heutzutage der schnellste und sicherste Kontakt zur Außenwelt und eine virtuelle Brücke zu den deutschen Freunden“, betont Ruth Krahe, Leiterin der weltweiten Alumni-Programme. Die Anforderungen an die Online-Plattform sind extrem hoch: „Wir haben Nutzer aus aller Welt, die in verschiedenen Zeitzonen leben. Ein 24-Stunden-Support-Dienst ist deshalb unverzichtbar “, erläutert Ruth Krahe weiter.

Die Umstellung der bisherigen Alumni-Konten erfolgte problemlos. Während jeder neue Stipendiat automatisch ein persönliches E-Mail-Account erhält, registrieren sich die ehemaligen DAADProgrammteilnehmer mit nur wenigen Daten. „Uns war es auch enorm wichtig, sämtliche bestehenden Mails zu übernehmen. Das ist uns gelungen. Alle Konten konnten automatisch übernommen werden, keine E-Mail ist verloren gegangen“, beschreibt DAAD IT-Leiter Oliver Kraemer die Implementierung von Live@edu, die innerhalb von nur zwei Monaten erfolgreich durchgeführt wurde.

Über 33.000 registrierte E-Mail-Konten gibt es bereits. Und jeden Tag kommen neue Teilnehmer hinzu. Vor allem junge Stipendiaten nutzen die Vorteile des schnellen Informationsaustauschs von Live@edu. „Viele User kennen die Microsoft-Anwendungen und sind es gewohnt, damit zu arbeiten. Die Akzeptanz des Programmes ist deshalb sehr hoch“, stellt DAAD-Mitarbeiterin Ruth Krahe fest. Die erfolgreiche Systemumstellung beim DAAD war nur mithilfe eines erfahrenen und verlässlichen Partners möglich. Eine im Vorfeld durchgeführte Marktanalyse und die Anfrage potenzieller Anbieter ergab: Viele Unternehmen, darunter auch große Dienstleister, konnten dem DAAD keine wirtschaftliche IT-Lösung anbieten, die auch den hohen Anforderungen an Sicherheit und Servicequalität entsprach. „Vielen Anbietern war der Aufwand einfach zu groß“, stellt Oliver Kraemer fest.

Live@edu überzeugte den DAAD in vielfacher Hinsicht. „Die kostenlose Online-Plattform bietet alle Serviceleistungen, um Kommunikation und Arbeitsabläufe der Studierenden und Ehemaligen zu verbessern. Die Teilnehmer können überall und zu jeder Zeit auf das professionelle E-Mail-System Exchange Online 2010 zugreifen. Ein weiterer entscheidender Pluspunkt: die umfangreiche Datenspeicherung erfolgt über die Rechenzentren von Microsoft. Dadurch sparen wir hohe Kosten, denn für eine Bereitstellung einer vergleichbaren Dienstleistung hätte der DAAD jährlich rund 100.000 Euro ausgeben müssen“, erklärt der IT-Leiter der weltweiten Austauschorganisation. Neben dem hochmodernen und leistungsstarken E-Mail-System bietet Live@edu den Studierenden zugleich die neusten IT-Services, die Zeitmanagement und Zusammenarbeit vereinfachen. Das umfangreiche Leistungsspektrum reicht dabei von Outlook gestützten Kalenderfunktionen und einer Kontaktverwaltung bis hin zu der 25-Gigabyte-Onlinefestplatte Live SkyDrive – ein Speicherort für das gemeinsame Bearbeiten und Freigeben von Office-Dokumenten.