Retour d’expérience, réduction des voyages avec les technologies de productivité

4 jours de réunion management à distance …

Voilà, c’est décidé, pour les budgets et la planète, je n’irai pas à Dallas et j’assisterai aux 4 jours de « summit » à distance ….

Un peu de contexte : 2 fois par ans en moyenne, l’ensemble des Directeurs de MTC se réunit pour caler nos business et développer les nouvelles initiatives pour nos clients et partenaires. D’ailleurs depuis 1 an et demi, cette réunion comprend une journée ½ avec les représentants globaux de nos partenaires clés pour les mêmes objectifs. Chaque réunion est aussi l’occasion de se retrouver dans un nouveau centre afin de partager avec le nouveau manager ou les nouveautés locales (business plans, nouveautés technologiques, nouvel manière d’accompagner nos clients ou nos partenaires, ..).

Rassemblons les outils de base pour démarrer …

  • Calage des heures … après une recherche rapide sur le net pour m’assurer du fuseau et des horaires été/hiver. je reviens à la solution la plus simple : 2 gadgets horloge dans la barre Vista qui vont me permettre d’être complètement calé pendant les 4 jours à venir : quand mes collègues annonceront 10mn de break, reprise à telle heure pas de calcul mental … ça à l’air évident, mais après les 2ieme journée vers 21h. vous apprécierez, image
  • De chez moi ou du bureau ? Toute conférence s’appuyant sur le numéro vert qui va bien ou la téléphonie sur IP, la vraie question se borne à l’accès au réseau (VPN sécurisé de l’entreprise, audio/vidéo). Et donc le point de décision est l’accès wifi … j’opte pour le bureau avec les critères suivants :
  • Bande passante de ma connexion et fiabilité … mieux vaut s’appuyer sur la connexion filaire traditionnelle car voix et donnée (présentation mais aussi vidéo de vos collègues), nécessitent une bande passante confortable si vous restez plusieurs heures … n’associons pas les difficultés sinon on le paye en fluidité ou simplement en qualité de l’audition,
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  • Ecran : avoir sur le même écran et avec un confort raisonnable, l’ensemble des outils nécessitent une bonne taille si l’on souhaite travailler pendant plusieurs heures. j’ai donc opté pour :
    • Desktop étendu Vista renvoyé sur un 42pouces …bon ok, après 4 jours, j’ai les yeux en compotes (avez-vous déjà passé 8 heures devant la télé pendant 4jours … vous me comprenez),

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Journée 1

Lancement de la session

  • Connexion Windows Live meeting … cool et instantané … je vois déjà la présentation de mon collègue. pas d’audio, tant pis j’ai le numéro de conf call … et me voilà dans la salle virtuellement … j’établirai la connexion audio plus tard dans la journée … « hi Fred, hi Guys » …brouhaha … « pourriez-vous activer la vidéo (ndlr dans la session live meeting avec a Microsoft Round table connecté sur la table). Done !! Nous voilà prêts et je les vois tous se mettre en place.

« Welcome to day1 of WW MTC Summit in Dallas …. »

  • Les sessions se déroulent … mon créneau de présentation arrive chacun sa slide … derniers calage … un petit coup de MS Office Communicator « Scott, tu prends 15mn ? Oui, ta prés sur le portail mais peux-tu faire le check-in afin que j’ajoute ma slide  »
    • ndlr : un portail collaboratif SharePoint est associé à ce summit (logistiques, agenda, photos, … y sont stockées) et bien entendu, nous avons dossier présentation associé, qui permet de partager l’information, de faire les mises à jour concurrente par l’intermédiaire de contrôle de version et verrouillage pour édition de Microsoft Office SharePoint Server (MOSS pour les intimes), pour certains sujets, nous travaillons sur la même présentation (chacun sa slide), lorsque j’ai ajouté ma contribution, la présentation était verrouillée pour mes collègues (check-out), puis je la sauve (l’intégration PPT Office 2007 et SharePoint me proposant directement le check in en y associant un numéro de version quand je sauvegarde,

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  • nous sommes rapidement les 3 gros pays européens dans la même session Communicator (Uk, Germany, France) afin de caler nos derniers messages (vous savez ceux-que vous calez au bar de l’hôtel la veille de l’événement quand vous êtes sur place).

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  • Discussions sur chacun des sujets, visiblement la Roundtable étant au milieu de la table, ma voix porte et mes prises de paroles sont entendues, même si parfois il manque le regard ou le mouvement qui permet d’attirer l’attention avant l’intervention. Des gisements de réflexions sur l’art de dérouler les réunions mais tout à fait jouable avec les personnes déjà connues (ce qui permet d’autant facilement de les interpeller quand le doute s’instaure, connaître les voix est un avantage … la qualité de l’audio une nécessité – merci Roundtable). Seules limites celles du « Networking » : je ne connais pas d’avantage mes nouveaux collègues. Au-delà de leur présentation … ils restent calmes et en retrait (donc la caméra Roundtable pointe rarement sur eux) et je ne peux discuter avec eux pendant les pauses.

Mes recommandations à l’issue de la 1ere journée :

  • prévoir de caler des discussions en dehors des horaires et pendant les pauses (la Roundtable permettant d’avoir plusieurs personnes en face de soi),
  • si la proportion de personnes non connues est trop importante … peut-être que le choix n’est pas le meilleur, a fortiori si votre environnement est très « politique » heureusement je n’étais pas dans ce cas -:)
  • prévoir vos poses dîner localement et n’oubliez pas que certains producteurs de pizza ne découpent pas celles-ci … trouver des couverts à 22h au bureau n’est pas forcément le challenge le plus simple.

Journée 2

Ah ah, mort de rire, l’un de mes collègues partage quelques photos et une vidéo de la veille au soir … private jokes vis-à-vis du diner au steak house …j’ai raté la bonne viande et la bonne compagnie.

Il a branché son portable sur la source vidéo en direct … je ne vois rien de ce qui fait rigoler la salle … j’me sens seul :-(

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Synthèse des discussions de la journée 1, fusion des notes prises par les principaux intervenants.. OneNote est encore à l’action : Fusion et mise à disposition sur le portail collaboratif SharePoint et intégration directe dans mon OneNote en lien direct sur le référentiel.

  • « Fred : il faudra tout de même que tu nous documentes ce point » argh !! visiblement des discussions ont eu lieu pendant le diner … il faudra que je me renseigne !!

image et donc voici une photo de la vraie salle ... et moi je suis au milieu de la table à l'autre bout de la liaison Roundtable

Journée 3

Changement de décor, grande salle car en plus de l’équipe WW MTC, nous avons les représentants des partenaires clés du programme Alliance. 40-50 personnes dans la salle. Nous atteignons les limites. Dans ce cas, ma présence en ligne est appréciée mais je ne mémoriserai pas la tête des nouveaux contacts. Les discussions étant plus formelles, la prise de parole est aussi plus délicate, le brouhaha nuit à ma compréhension de l’anglais …

Journée 4

4ième jour … le décalage horaire commence à peser et surtout, c’est la journée des « break outs » session …. Nos partenaires rassemblées en ateliers en petit comité … quelques uns ont demandé ma présence … pas les mêmes … aucune chance de faire cela en remote : les difficultés d’organisation locale font oublier l’infrastructure à mettre en place … là on est aux limites du modèle.

Fin du Summit … un bilan globalement positif, pour la planète, les budgets, les aléas du voyage (pas de délai dans la livraison de mes bagages). Tout aussi fatigant toutefois mais avec moins de décalage horaire. Expérience immersive dans laquelle au bout de 2 ou 3 jours, le jetlag se fait sentir car on vit réellement sur 2 fuseaux horaires … et peut-être faut-il éviter de faire une journée complète sur les 2 fuseaux car les journées finissent par être longues.

Business : bilan positif sur le contenu, j’ETAIS au Summit et aucune conversation en séance ne m’a échappée

 

Les plus Les moins
Bilan Carbone Impact sur les possibilités de Networking
Bilan budget Peu favorable aux grandes salles (hormis en mode présentation)
Pas d’impact sur les présentations Format ateliers ou breakouts peu pratique sauf à avoir des personnes en charge
Présence assurée – Interaction vocale et visuelle Aucune visite du site hôte
Collaboration documentaire possible et sécurisée Pas de steak house!

Présence instantanée – Chats pendant les sessions pour interactions et questions/réponses

 
Pas ou peu de jetlag  
Pas d' embouteillages le soir en rentrant  

 

Récap technologies

Microsoft Office SharePoint Server

Microsoft Office Live Meeting

Vista/Gadget

Microsof Roundtable & Unified Communication

Microsoft Office OneNote

Microsoft Office Communicator

Microsoft Office 2007: Outlook, Powerpoint, Excel