En serviceuppgradering till Office 365 tar bara ett par timmar från ax till limpa, oavsett om du har ett fåtal eller flera tusentals användare. Vi uppgraderar 24 timmar om dygnet och 7 dagar i veckan. Men det finns några viktiga saker som du behöver veta inför uppgraderingen.

Fördelarna med att uppgradera till Office 365 är många för dig som vill dra nytta av molnet. Med Office 365 kan till exempel studenter och lärare samarbeta i realtid med olika uppgifter och det är lätt att dela information, visa och redigera dokument i en webbläsare eller i Office.

När du har bestämt dig för att uppgradera finns det några saker som du, eller den som är ansvarig för uppgradeirngen, behöver veta för att underlätta processen och minimera eventuella risker på vägen.

Flexibilitet
Då vi på Microsoft i förväg bestämmer ett datum för serviceuppgraderingen kan det hända att vi har valt ett datum som inte passar dig eller verksamheten. I så fall har du möjlighet att senarelägga uppgraderingen och välja en dag och tid som bättre passar dig. Dock måste detta ske senast två månader efter det föreslagna datumet. Du kan endast kan senarelägga uppgraderingen en gång så planera detta noga i förväg. Läs mer här.

Email, kontakter, kalender och mer (Exchange)
Då e-postkonton uppgraderas på individuell basis kommer olika användare att uppgraderas vid olika tillfällen. All information kommer att fungera som vanligt även om en användares postlåda har uppgraderats - men inte din kollegas.

Vad händer med Outlook?
Om du jobbar i Outlook när din brevlåda uppgraderas, kommer du att få ett meddelande med texten "Administratorn för ditt Microsoft Exchange-konto har gjort en ändring som kräver att du startar om Outlook." Stäng i så fall bara ner Outlook och starta om programmet igen. Sedan fungerar allt som tidigare. Du ska alltså inte behöva logga in på Office 365, uppdatera din profil eller något annat. Om du får problem i Outlook efter uppgraderingen finns vanliga frågor och svar i Office 365 Community.

Outlook Web App
Om du använder Outlooks Web App i webbläsaren när brevlådan uppgraderas, kommer du att se ett liknande meddelande, och kommer att behöva logga ut för att sedan logga in igen. Observera att stavningskontrollen i Outlook Web App kräver Internet Explorer 10 efter uppgraderingen. Internet Explorer 10 är tillgänglig för Windows 7 och Windows 8.

Instant Messaging, onlinemöten och chatt (Lync Online)
Allt förberedande arbete för Lync Online kommer att vara ske innan uppgraderingen. Det innebär att möten, snabbmeddelanden samt röst- och videosamtal inte kommer att avbrytas under uppgraderingen.

Mötesdeltagare som använder Lync Web App kommer automatiskt börja använda den nya Lync web-app efter uppgraderingen. Det kan hända att deltagare i onlinemöten kan loggas ut till en början. Då är det bara att logga in igen.

Som extra hjälp på traven kommer det också att finnas en länk på Microsofts webbplats Microsoft Online Portal som installerar den nya Lync Basic-klienten eller Lync 2013-klienten om du har Office 365 Pro Plus. Installationslänken för Lync 2010 kommer att finnas tillgänglig fram till den 8 april 2014.

Webbplatser och dokument (SharePoint Online)
Allt förberedande arbete för SharePoint Online kommer att vara genomfört innan uppgraderingen. Det innebär att det inte kommer att ske några avbrott på webbplatser och i dokument som är skrivskyddade.

Efter uppgraderingen kommer administratörsgränssnittet att ha ett nytt utseende och dina befintliga sparade webbplatser förbli som de var innan uppgraderingen. För att börja använda SkyDrive Pro, måste du göra en uppgradering av dina sparade webbplatser på Min webbplatssamling (My site collection). För att använda andra nya SharePoint-funktioner måste du göra en uppgradering i webbplatssamlingen för varje webbplats här.

Office Subscription (SharePoint Online)
Om du har Office ProPlus 2010 ingår detta så det kommer inte att ske några ändringar i Office-klienten under uppgraderingen. Allt kommer att fungera som vanligt.

Efter uppgraderingen kommer inte Office 365 att installera den nya versionen av Office Office 365 ProPlus automatiskt på din dator. Det kommer att finnas en ny installationslänk på Microsofts webbplats (Microsoft Online Portal). Men du kan även installera Office 365 ProPlus före serviceuppgraderingen.

Fler tips och exempel inför serviceuppgraderingen: Läs denna guide. 

Relaterade inlägg: Läs och inspireras av hur kommuner, skolor och högskolor använder Office 365.

Kontakta Joke Palmkvist, affärsområdesansvarig för skola och högre utbildning på Microsoft, om du vill veta mer om Office 365 för utbildning. Hon nås på 08- 752 29 54