RTM’d today: MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook


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We’re happy to announce that the much-anticipated MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook (ISBN 9780735648753) has shipped to the printer! This book will be orderable on March 15, 2011, so watch for the announcement post around that time.

Demonstrate your expertise with Microsoft Office 2010! This all-in-one guide is designed to help you practice and prepare for the four core Microsoft Office Specialist (MOS) exams covering Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

 

Here is the Table of Contents:

 

Contents

Taking a Microsoft Office Specialist Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix

Microsoft Office Specialist Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix

Selecting a Certification Path . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix

Test-Taking Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx

Certification Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxi

For More Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii

Using This Book to Study for a Certification Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii

Features and Conventions of This Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv

Using the Book’s Companion Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv

Exam 77-881: Microsoft Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv

Exam 77-882: Microsoft Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii

Exam 77-883: Microsoft PowerPoint 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviii

Exam 77-884: Microsoft Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxx

Modifying the Display of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi

Dynamic Ribbon Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxi

Changing the Width of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii

Adapting Procedure Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxv

How to Access Your Online Edition Hosted by Safari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii

How to Download the Online Edition to Your Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxviii

Getting Support and Giving Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli

Errata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli

Getting Help with Microsoft Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli

We Want to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii

Stay in Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii


Exam 77-881 Microsoft Word 2010

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1 Sharing and Maintaining Documents

1.1 Apply Different Views to a Document

Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Modifying the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Magnifying Document Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Splitting a Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Displaying Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.2 Apply Protection to a Document

Marking a Document as Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Restricting Formatting and Editing Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Restricting Document Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.3 Manage Document Versions

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1.4 Share Documents

Sending Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Saving Documents in Shared Locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Publishing Documents as Blog Posts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

1.5 Save a Document

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

1.6 Apply a Template to a Document

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44

2 Formatting Content

2.1 Apply Font and Paragraph Attributes

Applying Character Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46

Applying Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2.2 Navigate and Search Through a Document

Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Searching for Content and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

2.3 Apply Indentation and Tab Settings to Paragraphs

Indenting Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Setting Tab Stops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

2.4 Apply Spacing Settings to Text and Paragraphs

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

2.5 Create Tables

Creating Basic Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Inserting Preformatted Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

2.6 Manipulate Tables in a Document

Modifying Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Modifying Table Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

2.7 Apply Bullets to a Document

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

3 Applying Page Layout and Reusable Content

3.1 Apply and Manipulate Page Setup Settings

Controlling Page Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Setting Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Flowing Text in Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

3.2 Apply Themes

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90

3.3 Construct Content in a Document by Using the Quick Parts Tool

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

3.4 Create and Manipulate Page Backgrounds

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

3.5 Create and Modify Headers and Footers

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

4 Including Illustrations and Graphics in a Document

4.1 Insert and Format Pictures in a Document

Inserting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Formatting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

4.2 Insert and Format Shapes, WordArt, and SmartArt

Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Inserting and Modifying WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112

4.3 Insert and Format Clip Art

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114

4.4 Apply and Manipulate Text Boxes

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

5 Proofreading Documents

5.1 Validate Content by Using Spelling and Grammar Checking Options

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

5.2 Configure AutoCorrect Settings

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127

5.3 Insert and Modify Comments in a Document

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

6 Applying References and Hyperlinks

6.1 Apply a Hyperlink

Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132

Inserting Bookmarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136

6.2 Create Endnotes and Footnotes

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138

6.3 Create a Table of Contents

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

7 Performing Mail Merge Operations

7.1 Set Up Mail Merge

Preparing Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Merging Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148

Checking for Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

7.2 Execute Mail Merge

Previewing the Results of a Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158

Completing the Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160

Objective Review

 

Exam 77-882 Microsoft Excel 2010

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

Managing Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

Managing Worksheet Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162

Managing Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Managing Data Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

1 Managing the Worksheet Environment

1.1 Navigate Through a Worksheet

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168

1.2 Print a Worksheet or Workbook

Printing Part or All of a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168

Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Printing Gridlines and Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

Printing Page Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

1.3 Personalize the Excel Environment

Managing Program Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

Customizing the Ribbon and Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

Managing Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186

2 Creating Cell Data

2.1 Construct Cell Data

Pasting Structured Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188

Inserting and Deleting Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192

2.2 Apply Auto Fill

Filling a Data Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Copying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

2.3 Apply and Manipulate Hyperlinks

Creating Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198

Modifying Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202

3 Formatting Cells and Worksheets

3.1 Apply and Modify Cell Formats

Formatting Cell Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204

Formatting Cell Fills and Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207

Setting Row Height and Column Width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

Formatting Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

3.2 Merge or Split Cells

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216

3.3 Create Row and Column Titles

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218

3.4 Hide or Unhide Rows and Columns

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219

3.5 Manipulate Page Setup Options for Worksheets

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222

3.6 Create and Apply Cell Styles

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224

4 Managing Worksheets and Workbooks

4.1 Create and Format Worksheets

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227

4.2 Manipulate Window Views

Freezing and Splitting Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228

Displaying Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230

4.3 Manipulate Workbook Views

Switching Worksheet Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Customizing the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

Customizing Worksheet Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232

Changing the Zoom Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234

5 Applying Formulas and Functions

5.1 Create Formulas

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240

5.2 Enforce Precedence

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241

5.3 Apply Cell References in Formulas

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244

5.4 Apply Conditional Logic in Formulas

Creating Conditional Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Nesting Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

5.5 Apply Named Ranges in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249

5.6 Apply Cell Ranges in Formulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251

6 Presenting Data Visually

6.1 Create Charts Based on Worksheet Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254

Plotting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254

Applying Layouts and Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257

Moving and Sizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258

Editing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Configuring Chart Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263

6.2 Apply and Manipulate Illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264

Inserting and Formatting Clip Art. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264

Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265

Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267

Capturing Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270

6.3 Create and Modify Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273

6.4 Apply Sparklines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276

7 Sharing Worksheet Data with Other Users

7.1 Share Spreadsheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278

Saving Workbooks in Specific Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278

Sending Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284

7.2 Manage Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287

 

8 Analyzing and Organizing Data

8.1 Filter Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293

8.2 Sort Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295

8.3 Apply Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300

 


Exam 77-883 Microsoft PowerPoint 2010

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302

Understanding PowerPoint Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302

Moving Around in a Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303

Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303

1 Managing the PowerPoint Environment

1.1 Adjust Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306

Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306

Zooming In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

1.2 Manipulate the PowerPoint Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

Working with Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

Sizing Panes in Normal View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

1.3 Configure the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313

1.4 Configure PowerPoint File Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318

2 Creating a Slide Presentation

2.1 Construct and Edit Photo Albums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320

Creating Photo Albums. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320

Editing Photo Albums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323

2.2 Apply Slide Size and Orientation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .325

2.3 Add and Remove Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326

Inserting New Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326

Reusing Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327

Inserting Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330

Rearranging Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330

Deleting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

Hiding Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332

2.4 Format Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333

Applying and Modifying Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333

Formatting the Background of Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336

Inserting Footer Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338

Dividing a Presentation into Sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339

Customizing Slide Masters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343

2.5 Enter and Format Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344

Entering Text in Text Placeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344

Entering Text in Independent Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344

Editing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345

Formatting Characters and Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346

Formatting Bulleted and Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .350

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354

2.6 Format Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354

Changing the Shape of Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354

Sizing and Positioning Text Boxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356

Aligning Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

Formatting Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360

Adjusting the Text Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362

Setting Default Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364

3 Working with Graphical and Multimedia Elements

3.1 Manipulate Graphical Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366

Opening the Format Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366

Applying Styles, Borders, and Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366

Sizing and Positioning a Graphic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368

Changing the Stacking Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370

Grouping Graphics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371

Aligning Graphics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371

Linking Graphics to Other Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

3.2 Manipulate Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Cropping Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374

Formatting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376

Compressing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378

Resetting or Replacing Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379

3.3 Modify WordArt and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380

Working with WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380

Working with Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383

3.4 Manipulate SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384

Creating Diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384

Making Design Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386

Changing Shapes in Diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387

Converting Diagrams to Shapes or Bullet Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388

3.5 Edit Video and Audio Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389

Inserting and Editing Video Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389

Inserting and Editing Audio Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .392

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .395

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396

4 Creating Charts and Tables

4.1 Construct and Modify Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .398

Inserting Tables and Editing Table Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .398

Changing Table Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399

Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402

Inserting and Modifying Excel Worksheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .404

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406

4.2 Insert and Modify Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406

Inserting Charts and Editing Chart Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406

Changing the Chart Type and Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412

4.3 Apply Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

4.4 Manipulate Chart Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Selecting Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414

Sizing and Positioning Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

4.5 Manipulate Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .420

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .420

5 Applying Transitions and Animations

5.1 Apply Built-In and Custom Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422

Applying Built-In Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422

Applying Fancier Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .423

Copying Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424

5.2 Apply Effect and Path Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .425

Fine-Tuning Animation Effects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425

Adjusting Motion Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .426

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .427

5.3 Manipulate Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .428

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .432

5.4 Apply and Modify Transitions Between Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .432

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434

6 Collaborating on Presentations

6.1 Manage Comments in Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .436

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438

6.2 Apply Proofing Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438

Using AutoCorrect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438

Correcting Spelling Mistakes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440

Finding and Replacing Text and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441

Using the Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .442

Comparing and Combining Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .444

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .445

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .446

7 Preparing Presentations for Delivery

7.1 Save Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .448

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453

7.2 Share Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453

Compressing Media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453

Packaging for CD Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .454

Creating Videos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .455

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457

7.3 Print Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457

Previewing and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457

Printing Handouts and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .461

7.4 Protect Presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .462

Removing Extraneous Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .462

Assigning Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .463

Marking as Final. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .465

Attaching Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .465

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .466

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .466

8 Delivering Presentations

8.1 Apply Presentation Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .468

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

8.2 Set Up Slide Shows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Adjusting Slide Show Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470

Setting Up Presenter View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .472

Broadcasting Slide Shows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .473

Creating Custom Slide Shows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476

8.3 Set Presentation Timing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

8.4 Record Presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .479

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .480



Exam 77-884 Microsoft Outlook 2010

 

Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .482

Module-Specific Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .482

Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483

Creating Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483

Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .484

Editing and Formatting Message Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .484

1 Managing the Outlook Environment

1.1 Apply and Manipulate Outlook Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .486

Managing Mail Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .486

Managing Calendar Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .496

Managing Contacts Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .502

Managing Tasks Module Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .504

Managing Notes Module and Journal Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .505

Managing Language Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .506

Managing Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .507

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512

1.2 Manipulate Item Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512

Working with Color Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512

Setting Message Sensitivity and Importance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515

Setting Message Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516

Flagging Items for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517

Changing Read Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

1.3 Arrange the Content Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

Displaying and Hiding Program Window Panes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519

Displaying Module Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .525

Displaying List Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .527

Modifying List Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .527

Working with the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .528

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .530

1.4 Apply Search and Filter Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Using Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531

Using Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .533

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .534

1.5 Print an Outlook Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535

Printing Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535

Printing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535

Printing a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .536

Printing Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .537

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .539

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .540

2 Creating and Formatting Item Content

2.1 Create and Send Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542

Formatting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542

Setting Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542

Sending Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .544

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .545

2.2 Create and Manage Quick Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .545

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549

2.3 Create Item Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549

Inserting Visual Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549

Inserting SmartArt Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551

Inserting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553

Inserting Screen Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555

Modifying Visual Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .556

Creating Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .557

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559

2.4 Format Item Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .560

Applying Text and Paragraph Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .560

Applying and Managing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .562

Applying and Managing Style Sets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .565

Applying and Managing Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .566

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568

2.5 Attach Content to Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .569

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570

3 Managing Email Messages

3.1 Clean Up the Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .572

Managing Mailbox Size. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .572

Managing Conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574

Saving Messages and Message Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .575

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576

3.2 Create and Manage Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576

Managing Mail by Using Outlook Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576

Creating Automatic Reply Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .579

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .580

3.3 Manage Junk Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .581

Working with Junk Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .581

Configuring Junk Email Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .582

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585

3.4 Manage Automatic Message Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585

Creating and Using Automatic Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585

Setting a Default Theme, Stationery, and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .587

Identifying Response Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .589

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .589

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .590

4 Managing Contacts

4.1 Create and Manipulate Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592

Creating Contact Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592

Creating Electronic Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .596

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .599

4.2 Create and Manipulate Contact Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .600

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .602

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .602

5 Managing Calendar Objects

5.1 Create and Manipulate Appointments and Events. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .604

Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .604

Scheduling Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .606

Setting Recurrence and Privacy Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .608

Working with Appointments and Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .609

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610

5.2 Create and Manipulate Meeting Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611

Creating Meeting Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611

Scheduling Meetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614

Responding to Meeting Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617

Rescheduling and Canceling Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .619

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .621

5.3 Manipulate the Calendar Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .622

Arranging Calendar Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .622

Displaying Different Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .625

Displaying Multiple Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .625

Changing Calendar Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .629

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .629

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .630

6 Working with Tasks, Notes, and Journal Entries

6.1 Create and Manipulate Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .632

Creating Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .632

Displaying Views of Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .635

Managing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .637

Managing Task Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .638

Managing Task Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .640

Finalizing Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .642

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .643

6.2 Create and Manipulate Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644

Creating Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644

Displaying Views of Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644

Organizing Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .645

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646

6.3 Create and Manipulate Journal Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646

Activating the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646

Automatically Recording Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .647

Editing Journal Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .648

Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .650

Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .650

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