21 октября 2009 года в Ярославском государственном университете им. П.Г. Демидова состоялось мероприятие День технологий Microsoft в ЯрГУ. Подобное мероприятие было проведено первый раз в этом ВУЗе, и это был мой первый опыт проведения подобного мероприятия. Я хотел бы поделиться накопленным опытом и впечатлениями от мероприятия. Вообще, создать подобное мероприятие, конечно же, проще будучи студентом-партнером компании Microsoft (MSP), так как есть доступ к внутренним материалам, а так же есть прямое общение с сотрудниками Microsoft. Но, думаю, проблем с созданием мероприятия, не имея данный статус не должно быть, и более того это как раз может быть одним толчков из (и причем очень весомым) для получения статуса MSP.
Первое, с чего нужно начинать мероприятие – это составление плана и поиск докладчиков. Найти интересные темы докладов – помогает либо личный опыт, либо можно посмотреть список последних интересных тем на TechDays. Главное, чтобы темы докладов сами могли заинтересовать слушателей. Дальше нужно определить, кто эти темы будет рассказывать. Конечно же, самый лучший вариант – это привлечь сотрудников Microsoft, но для этого нужно выполнить одно условие, достаточную посещаемость на мероприятии – около или более 100 человек. Важный момент насчет докладчиков из MS – с ними нужно договариваться очень заранее, так как график у них сильно загруженный.
Перед тем как договариваться с докладчиками нужно еще определить время и место встречи. Лучше всего поговорить либо с деканом вашего факультета, либо с ректором ВУЗа, о том, что планируется проведение такого мероприятия. Вообще как декан, так и ректор должны быть рады такой активности в ВУЗе, ведь все таки это и статус ВУЗа, и привлечение абитуриентов, потому с этим проблем быть не должно и поддержать вас должны. Как договоритесь – узнаете как зарезервировать большую аудиторию или актовый зал. Мероприятие, в целом, лучше не нагружать большим числом докладов, самое оптимальное – 3 основных доклада продолжительностью каждый по 1 часу. Так же следует учитывать время мероприятия, ведь в рабочее время студенты обычно учатся, а в выходные вряд ли студенты захотят посещать подобное мероприятие.
Так же полезно для мероприятия найти несколько спонсоров. Дело вот в чем: вообще, Microsoft может оплатить незначительные расходы мероприятия, но все это будет достаточно долго и проблематично – нужно самим найти денег, собрать чеки и в конце отправить счет. Лучше иметь спонсоров, в виде фирм, или даже самого ВУЗа, так будет намного проще организовать мероприятие. Вообще расходы минимальны: распечатка анкет, рекламной продукции (плакаты, флаеры), закупка воды для докладчиков – в сумме все может быть не больше 1000 рублей. В моем случае все было просто, это фирма в которой я работаю FogSoft LLC, и заинтересованная в студентах Microsoft IT академия при ЯрГУ, которая только начала работу в нашем ВУЗе. Скорее всего, вы так же без проблем сможете найти заинтересованные компании, просто над этим нужно немного потрудиться.
Дальше нужно проводить рекламную кампанию. Задействовать нужно несколько сфер. Первая – социальная сеть “ВКонтакте”, очень много студентов в ней зарегистрировано: потому создаете мероприятие, и начинаете приглашать народ из вашего ВУЗа (в день можно выслать 30 приглашений), затем можно из соседних ВУЗов и т.д. Так же я слышал, что практикуют контекстную рекламу “в контакте”. Нужно только учитывать, что люди зарегистрировавшиеся на встречу “в контакте” не обязательно придут на мероприятие. Вторая сфера – это так же обязательная реклама в виде плакатов, Microsoft присылает такие плакаты, либо на подобные тематики, которые можно с легкостью доделать под плакаты о мероприятии. Так же Microsoft присылает для проведения мероприятия наборы из пакетов, блокнотов и ручек для каждого участника, и небольшие сувениры (в нашем случае это были бумеранги, фрисби, книжки и т.п.), потому не забудьте их запросить заранее.
Еще как вариант можно распечатать наборы флаеров, которые затем распространить по ВУЗу (вообще никто не мешает приглашать народ и с других ВУЗов). Мы так же распечатали флаера. Правда, не обошлось без опечатки на флаерах :) Все дело в спешке. Потому урок – проверьте все слова на рекламных материалах, особенно если их писали не вы.
Так же, если в вашем городе есть User Groups на http://ineta.ru нужно пригласить их тоже (вообще не забывайте, что доклады могут быть интересны и разработчикам, а не только студентам – потому не забывайте звать их тоже).
Итак, настал день мероприятия. Так как у вас, скорее всего, будут приезжие докладчики, то вам нужно их встретить и проводить до места проведения. Учтите, что докладчикам еще нужно есть, потому если он(и) приезжают перед обедом, а мероприятие будет после обеда, то следовательно их явно нужно сводить на обед, не имеется ввиду кормить их, а предоставить обеденное время. Так же хорошо, если на время мероприятия предоставить докладчикам интернет, ведь они люди работящие, и без интернета им тяжело, а свободное время между докладами наверняка будет. Мы с гостями даже покормили яблоками перед мероприятием медведя Машу – символ города Ярославля.
Так же в день мероприятия следует проверить последний раз, что точно аудитория (актовый зал) принадлежит вам, что там есть проектор, а так же довести все материалы до места проведения (сувениры и т.п.). Быть на месте мероприятия рекомендуется за 30 минут, так как за это время уже будут первые посетители, и лучше эти 30 минут уделить настройке проектора и подключению ноутбуков.
На входе вам нужно поставить человека, который будет раздавать пакеты с блокнотами, ручками и анкетами. Анкеты – это очень важная часть мероприятия – только по ним можно определить понравилось ли мероприятие слушателям и придут ли они в следующий раз. Потому не забудьте их подготовить заранее. Шаблоны анкет можно, опять же, получить у Microsoft, он же их и заберет, пообещав, что когда то вернет вам все статистические данные. Потому перед тем как отдавать анкеты бегло пробегитесь по ним, посмотрев все ли вы правильно сделали.
На мероприятие, обязательно, не забудьте пригласить преподавателей. Я, к сожалению, это упустил. Многие преподаватели, с удовольствием посетили данное мероприятие, о чем я узнал позже.
В час пик вам предстоит начать мероприятие. Необходимо сказать несколько приветственных слов, поведать регламент мероприятия, и обязательно объяснить важность анкет. Если у вас подготовлены сувениры, то факт заполнения анкет и их сдачи – является предложение розыгрыша несколько призов путем лотерейного вытаскивания анкет из списка.
Если ваше мероприятие посетил ректор или декан, то было бы хорошо дать слово для открытия мероприятия ему (о чем с ним своевременно договориться). В моем случае нас посетил как декан математического факультета Бережной Е.И. (справа), так и ректор Русаков А.И. (слева):
Вообще Евгений Иванович давно поддерживает деятельность User Group http://yargu.ineta.ru, за что ему огромное спасибо. Александр Ильич всех слушателей порадовал свободным владением терминов, вроде Cloud Computing, чему нельзя было не удивиться. Одним словом, ректор на все 5 баллов.
Мероприятие в целом посетило больше 100 человек, но к концу, конечно же, осталось меньше народу. Я заказал материалов как раз на 100 человек, потому пакеты с блокнотами и ручками получили только первых 100 пришедших человек. В следующий раз нужно будет заказать примерно на 120 человек.
Во время мероприятия, стоит делать перерывы, хотя с другой стороны – перерыв это то время когда народ может убежать :) По этому частить с перерывами нет необходимости.
Первый доклад на мероприятии был «Программы Microsoft для студентов» - информативный доклад о предоставляемых студентам возможностях воплотить свою мечту в реальность - стать профессиональными программистам. Рассказывал нам его Сошников Дмитрий Валерьевич (к. ф.-м. н., доцент, координатор академических программ, Microsoft). Дмитрий выступает на подобных мероприятиях достаточно часто, и каждый в зале чувствовал его мастерство. Даже такой простой доклад как “Программы Microsoft для студентов” с удовольствием слушали как студенты, так и ярославские разработчики, так как в докладе между строк так и вырисовывались интересные факты, рассказы и полезные материалы. Более того, для внимательных слушателей Дмитрий часто разыгрывал небольшие сувениры (даже декан математического факультета Бережной Е.И. выиграл себе повязку DreamSpark).
Дальше был представлен рассказ о том, что предлагает академия Microsoft при ЯрГУ студентам. Докладчиком был директор IT-Park Алексеев Игорь Вадимович. После доклада Дмитрий Сошников наградил Антона Носкова сертификатом преподавателя по курсам “MS 5115: Установка и настройка ОС Microsoft Windows Vista и приложений”, которые академия предлагает студентам на бюджетной основе (если вы из Ярославля, то вперед записываться!).
После выступления Академии Microsoft устроили небольшой перерыв на 10 минут. В это время некоторая часть аудитории решила дальше не слушать и сбежала, а зря, дальше были еще более интересные доклады, но, правда, уже более технические (это, может, и напугало). Мы же это время провели с пользой: знакомство, общение и обсуждение.
Следующий доклад был «Разработка контекстно-зависимых систем, взгляд в будущее» - доклад о контекстно-зависимых системах, получающих широкое распространение сегодня в различных мобильных устройствах. Докладчиком был Илья Воробьев (русский MSDN, Microsoft, бывший студент-партнер). Как сказал Илья, для него выступление перед такой обширной аудиторией было впервые, но справился он на отлично, и предложил себя в качестве докладчика на будущие ярославские User Groups, благо от Москвы до Ярославля всего 4 часа. Ну а мы конечно же найдем время, когда его пригласить.
После доклада Ильи аудитория решила больше перерывов не делать и мы приступили к последнему докладу Дмитрия Сошникова «Веб-платформа Microsoft и Cloud Computing» - доклад о модном в данное время понятии «Облачные вычисления». Этот доклад я уже слышал на конференции «Технологии Microsoft в теории и практике программирования», потому то я его и попросил рассказать Дмитрия, так как мне эта тема показалась очень актуальной и интересной.
Ближе к концу мероприятия мы начали собирать анкеты. К сожалению, количество анкет не соответствовало количеству посетивших мероприятие человек, было порядка 75 анкет: жалко, что мы не узнали мнения остальных участников.
Во время рекламной кампании в контакте я решил еще объявить конкурс фотографий по темам: “С милым рай в шалаше”, “Инопланетный разум”, “Работа не волк, в лес не убежит”, “На грани фантастики”, но объявил я его явно поздно (за пару дней) и не очень массово, потому приняло в нем участие только два человека: Александр Рыбка (за что ему еще отдельное спасибо за качественные фотографии с мероприятия) и Анна Седова. Темы фотографий я взял такие же, как нам предлагали на MSP Summit в Москве.
Следующие призы мы решили сначала разыграть при помощи вопросов. Вот тут я сразу увидел проблему, нужно было подготовить вопросы заранее, и я даже об этом подумывал, но все же не сделал, а так вышло не пойми чего… И вопросы придумывали долго, и ответы были: либо все сразу отвечали, либо ответить не могли. В общем тут конечно жирный минус. Дальше решили основные призы разыграть лотерейно, вытаскивая анкеты из списка, причем судьбу следующего победителя решал предыдущий :)
Так как гости у нас были приезжие, мероприятие закончилось в 18-30, а поезд был только в 23-55, то это время нужно было явно как то занять нашим гостям. Хорошо, что нашлись наши Ярославские разработчики, которые с удовольствием разделили нашу компанию - Илья Воробьев (MS), Дмитрий Сошников (MS), Тима Леонов (студент ЯрГУ), Саша Авдеев (INCAP), Макс Высоких (ФогСофт), Андрей Майоров (BYTE-force) и я - Денис Гладких (ФогСофт). Получилась такая twitter вечеринка, о которой Дмитрий не раз сообщал в twitter’e, но больше ярославских разработчиков из твиттера пока не нашлось :(
На следующий раз для себя вынес – нужно приглашать преподавателей, необходимо уделить больше времени подготовке, и продумать методы вручения сувениров, чтобы посетителям не было скучно. А в целом, мне кажется, мероприятие прошло на достаточно хорошем уровне. К сожалению, предоставить питание для слушателей – это сложно (об этом намекали в некоторых анкетах), но в следующий раз попробуем, наверное, что то сделать. Хотя бы в пакет положим по шоколадке с водичкой, посмотрим как нам с этим помогут спонсоры.
Гладких Денис, MVP, MSP