...ou um formulário do Outlook customizado?

Contexto: Você trabalha em uma unidade onde, para padronizar o meio de comunicação, foi criado um modelo de email, divido em áreas onde os autores desses emails deverão obedecer a esse modelo para enviar comunicados para sua área.

Você tem instalado em sua base um Windows SharePoint Server 3.0, um servidor de Exchange e um Active Directory, obviamente, distribuído. 

//A solução:

Que esse autor pudesse enviar um email para um “lugar”, onde esse email ficasse armazenado para futuras consultas e que, a partir desse “lugar”, usuários da sua área pudessem receber esse email.

Pois bem, a primeira solução que me veio em mente foi criar um Blog no WSS 3.0, habilitar o funcionalidade de envio de emails para o SharePoint e criar um worklfow para que esse, dispare um email para os membros da organização.

//O problema:

Suponha que essa funcionalidade não esteja configurada apropriadamente e que não seja possível troná-la operante, por vários motivos. Não seria possível escalar essa solução para os administradores do Exchange Server, Active Directory e SharePoint. De acordo com um paper [PDF] escrito pelo MVP Steve Smith, esse seria o caminho a seguir para habilitar a possibilidade do SharePoint receber emails. Suponha que o problema seja modificar qualquer configuração dos servidores em questão, a não ser adicionar usuários ao SharePoint, por exemplo.

//A Solução (1)

Pensando então, num ambiente que não seria possível fazer uso da funcionalidade de enviar emails para o SharePoint, qual seria a solução para que esse autor tivesse um único trabalho - enviar um email – para que todos os membros da sua organização recebesse o mesmo, e ainda, esse ficaria registrado no SharePoint da organização?

Criar um formulário customizado do Outlook 2007, utilizando VSTO, registrá-lo no Outlook para que, quando o autor precisar enviar um email, ele utilizaria esse formulário, que, por sua vez, iria invocar um webservices do SharePoint e salvar o post na lista de items Post, do blog. Depois disso, criaríamos um workflow nessa lista para que ele fizesse o trabalho restante, ou seja, enviar um email para os membros da organização.

Dessa maneira, seria necessário fazer a instalação do formulário no Outlook do(s) autor(es), atribuir permissão no SharePoint (mais precisamente, na lista Post do Blog) para esse usuário e criar o workflow utilizando o SharePoint Designer.

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