英文原文已於 2012 年 7 月 25 日星期三發佈

Ben Wilde 是 SharePoint 專案經理,其探討如何將豐富的訊息發佈至新聞摘要中以善用 SharePoint 的新社交功能,並確保有關人員可以看到這些訊息。

為什麼要社交?

我承認,當開始進行 SharePoint 社交功能的開發作業時,我並不了解箇中價值,並擔心我們正在建立的程式或許會使人們分心以至於無法完成工作。

當發行日期接近時,我對社交功能為何及其有何價值的看法,已變得大不相同。早上拿了咖啡後,我所做的第一件事就是叫出我的新聞摘要,以檢視同事和專案的相關訊息,並查看公司目前所討論的事項。我的新聞摘要給我安全感,那是一種對我所關注事項和發生在周遭的事情,能夠加以掌握最新消息的一種放心感覺。事實上,我非常喜愛閱讀新的 SharePoint 新聞摘要,以至於我還為它寫了部落格文章 (可能為英文網頁),描述我如何使用該功能。


除了使用摘要來查看其他人說什麼、做什麼之外,它也是在主動尋找新資訊上極具價值的工具。關於從 SharePoint 2010 升級的問題,我可以問誰?有人曾經設定過 SQL Server 嗎?有人有 Windows 設計小組的連絡人資訊嗎?文章可接觸到廣大的對象,而且我發現我經常可以在幾分鐘之內得到回答。我也可以選擇與較小的人員群組進行對話,以討論特定專案的進度。

不論您的焦點是普遍的分享與討論,或是鎖定目標的共同作業,在剩下的文章中,我要討論眾多方式中的幾種,您可用來將新的文章加入新聞摘要,並討論您利用它完成每日工作的方式。

與大家分享

依預設值,當我導覽至我的新聞摘要並發佈文章時,Microsoft 的每個人都會看到。我發現這是分享廣泛資訊或取得困難問題答案的主要方式。在摘要中發佈文章的動作很簡單也很平常 (我們花費很多時間設計以確保這一點),但是這裡要提供一些祕訣,您可用以確定有關人員已接受提醒並注意到該文章。
 
在一篇文章中,當我想要引起某人注意,我可以提醒 (@mention) 該名人員。我幾乎每天都會查看摘要內顯示的問題。我並不一定知道答案,但是有時候我知道誰知道答案。我常常會回覆問題並提及某人 (在我的回覆中鍵入 @ 符號),以確認他們接收到問題。此文雖然是公開文章,但是它會顯示在該人員的 [提醒] 檢視中,他們也會收到電子郵件通知他們注意該文。
 
有時候建立文章時,我會新增標籤 (#tag) 將文章與特定主題建立關聯。當我們建立摘要時,找到 (並修復!) 了一些程式錯誤。人們回報錯誤的一個常見方式是使用 #BugForThat 標籤 (意為 “There’s a bug for that.” ) 在摘要中回報錯誤。除了讓有人找到錯誤的消息更加清楚外,當回報問題時,我們的小組負責人亦可追蹤 #BugForThat 來查看有問題的項目。或者,他們可以按一下 #BugForThat 並查看所有回報問題的文章。他們亦發現,若文章具有顯示 #BugForThat 的螢幕擷取畫面和視訊,將有很大的助益。
 
 
最後我想說明,和我使用過的其他摘要所不同的是,包含文件連結的文章會在摘要中顯示預覽。經常瀏覽此預覽我就可得知足夠資訊,而無需開啟整個版本。這樣很酷吧!

對特定人員群組發佈文章

我喜愛對大眾發佈問題的功能,但有時候想要進行範圍較小、較為私密的討論。為達成目的,我使用網站摘要 (顧名思義,它與新聞摘要雷同,只是地點在網站上)。只有具該網站存取權的人員才能加以閱讀。因為這個摘要在 SharePoint 網站上運作,所以我們也可以將其他應用程式和功能加入網站來分享文件、追蹤工作等。它最精彩的部分在哪裡?如果我追蹤那些網站,所有在發生在其上的交談都會整合至我的新聞摘要,因此,新聞摘要就真正成為一個可以找到所有關心事項的單一場所。
 

我隨時查看,您也該是。

在去年每天使用新聞摘要後,我無法想像要完成工作卻沒有它的情況。在工作上我的消息比以前更加靈通,並感覺受到支援,藉此我可以快速取得問題的答案及分享意見的反應。身為小組成員是我最引以為豪的事情,小組建立了如此了不起的一組功能,這些功能推翻我剛開始的疑慮,並證明了其可大幅提升每位使用者的生產力。

 

 
 
 

 

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Feeding the Newsfeed