英文原文已於 2012 年 12 月 22 日星期六發佈

大家好,我是 SharePoint Online 的程式技術經理 Kate Everitt。我要分享關於如何管理新 SharePoint Online 環境的心得,同時強調新 SharePoint Online 系統管理中心的主要功能。接著我會向我團隊中的程式技術經理 Phil Newman 提問,討論如何使用遠端 Windows PowerShell 自動化 SharePoint Online 管理工作。

SharePoint Online 管理中心不斷進化,我們會在即將推出的版本中進行大幅度的改良,包括搜尋、應用程式、Project Online (若有購買)、IRM、外部共用存取、啟動網站等設定。以下我們將介紹一些新的案例。

SharePoint Online 系統管理內嵌於 Office 365 管理功能中

SharePoint Online 系統管理中心包含在 Office 365 Midmarket 和 Enterprise 方案中,是 Office 365 整體系統管理體驗的一部分,與 Exchange Online 及 Lync Online 系統管理中心媲美。您也會執行某些工作,像是從 Office 365 系統管理中心共用層中建立新的使用者並指派授權。

有什麼新功能?

首先,您可能會注意到新 SharePoint Online 系統管理中心的新外觀與感受與所有 Office 365 產品一致。我們亦在上方新增了導覽列,如此更便於存取 SharePoint 網站和內容以及您具備存取權限的其他系統管理中心。 

存取各種工作負載和系統管理中心
圖 1. 存取各種工作負載和系統管理中心

 

共用

我們新增了更多有關如何使用和共用網站的管理功能。共用設定可讓系統管理員選擇網站集合僅用於內部存取,或是要啟用外部共用,這稱為外部存取。現在可以透過名為來賓連結此新功能共用個別文件,可啟用共用 Office 文件之認證的和匿名的方法。新的共用功能讓團隊很便利地就能夠與公司以外的人員和團體彼此合作,同時,網站系統管理員可確保資料存取安全無虞。

如需詳細資訊,請參閱上一篇我們同事 Gaurav Doshi 所撰寫的部落格文<共用 - 簡化版>。
外部共用的三個層級
圖 2. 請注意外部共用的三個層級:全部關閉、僅限網站外部存取及啟用匿名來賓連結

 

搜尋

一系列的新搜尋選項首次出現在 SharePoint Online 中,以前只能從管理中心的搜尋服務使用這些選項。現在,您可以管理搜尋結構描述、字典、結果來源,以及移除不要的搜尋結果。新功能讓您得以控制搜尋查詢在您的 SharePoint Online 環境中運作的方式,也可讓您匯入搜尋設定。

如需詳細資訊,請參閱 SharePoint Server 2013 搜尋的新功能文章。

應用程式

此版本的其中一項重大投資便是全新的雲端應用程式模型。在這裡,您可建立公司目錄,為您的公司提供內部應用程式、購買新的應用程式,以及管理並監視公司和員工如何使用應用程式。如需有關新雲端應用程式模型的詳細資訊,請造訪 http://msdn.microsoft.com/zh-tw/office/apps。 

網站集合管理

管理網站集合最簡單的方法是透過 SharePoint 系統管理中心的網站集合清單進行。這可以讓您建立、刪除及管理網站集合的配額和升級。 
主要網站集合管理頁面
圖 3. 主要網站集合管理頁面

 

有些客戶具有許多網站,同時正在尋找更有效的管理方式,對於這樣的客戶,我現在將這篇文章的棒子交給 Phil Newman,他會告訴您有關於處理 SharePoint Online 租用更快速的新方法。

SharePoint Online 管理命令介面簡介

新的 SharePoint Online 具備全新的 Windows PowerShell 模組,以便系統管理員管理其網站和使用者!Windows PowerShell 解除封鎖許多新案例,包括大量網站架設和升級以及更完善的配額管理和報告。

基本功能

若要開始使用,請下載 SharePoint Online 管理命令介面。安裝好介面之後即可開始。

考慮到您是在電腦上 (非 SharePoint Online 中) 執行 SharePoint Online 管理命令介面,您必須連線至您的 SharePoint Online 環境才能啟動每個工作階段。若要執行此項作業,請使用 Connect-SPOService Cmdlet。請一律連線至 SharePoint Online 系統管理中心 URL。

若要進行連線,請在 SharePoint Online 管理命令介面中執行此指令碼: 

Connect-SPOService –url https://mytenant-admin.sharepoint.com 

如果您想要別緻一點的,亦可將認證置入指令碼。請確定您有以密碼保護檔案。 

$username = 'admin@contoso.onmicrosoft.com'
$password = 'MyPassword123'
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -argumentlist
$userName, $(convertto-securestring $Password -asplaintext -force)
Connect-SPOService –url https://contoso-admin.sharepoint.com –credential $cred
 

您可以在 Windows PowerShell 中做什麼?

我們發現,大多數 SharePoint Online 系統管理中心的活動皆與網站管理相關。因此,我們在這些案例上著重於新的 Windows PowerShell 功能。在 Windows PowerShell 中,您可以: 
  • 建立網站
  • 管理配額
  • 升級網站
  • 管理網站擁有人和管理員
  • 管理權限和群組

如需詳細文件,請參閱 SharePoint Online 管理命令介面簡介文章。

以下是部分有關一些案例的細節:

取得您所有網站的清單

大客戶最常反映的其中一項需求是想要取得所有網站以及網站特色的清單。使用 Windows PowerShell,就能輕鬆做到:

  1. 確認您已連線。
  2. 執行 "Get-SPOSite"

Windows PowerShell 可實際建立 CSV,您可以在 Excel 中開啟 (只需一行)。直接執行: 

Get-SPOSite | Export-CSV –path MyReport.csv 
Windows PowerShell 回傳的結果會使用 Get - SPOSite 命令顯示所有網站集合
圖 4. Windows PowerShell 回傳的結果會使用 Get - SPOSite 命令顯示所有網站集合

 

大量網站升級

目前的 Office 365 客戶將網站升級為新體驗之後,便可完全掌握。網站擁有者將能夠從 SharePoint Online 使用者介面 (UI) 中升級個別網站集合,但是 SharePoint Online 系統管理員會有其他透過 Windows PowerShell 升級網站集合的選擇,那就是一次一個或是大量升級。

若要將您所有的網站從 SharePoint 2010 (14) UI 及功能升級至 SharePoint 2013 UI (15),只要在所有的「14」模式網站重複使用如下指令碼: 

$14ModeSites = Get-SPOSite -limit all –detailed | Where-Object {$_.CompatibilityLevel – eq 14}
$14ModeSites | % {Upgrade-SPOSite -identity $_.url -VersionUpgrade}
 

報告

當您部署數百個網站時,Windows PowerShell 可協助您取得一張圖片,這張圖片會顯示您 Office 365 環境中的內容。只要將用以取得所有網站清單的指令碼稍微更動,便可用以取得使用情況資料。

以下是將提供您更多資訊的一行指令碼,可以用於成千上萬個網站。 

Get-SPOSite –limit all –detailed | Export-CSV –path MyReport.csv 

您會注意到兩項變更:

  • "-limit all" 的使用。根據預設,Get-SPOSite 會傳回最多只有 200 個網站。使用 "-limit all" 可讓您取得所有結果。
  • "–detailed" 的使用。我們已最佳化 Get-SPOSite 的回傳速度,僅擷取預設可快速擷取的屬性。除非以 "-detailed" 模式執行,否則有一些屬性不會回傳。這些屬性為:
    • CompatabilityLevel
    • ResourceUsageCurrent
    • ResourceUsageAverage
    • StorageUsageCurrent
    • WebCount
    • Title

現在您有所有屬性的 CSV,可以查看在 office 365 環境中的使用配額狀況,並視需要進行調整。

適用於 SharePoint 命令產生器的 Windows PowerShell

為了更容易建立各種 SharePoint Online 的 Windows PowerShell 命令,我們設計了網頁式工具,稱作 Windows SharePoint 命令產生器 PowerShell。(請注意:若要查看所有 SharePoint Online 相關命令,請從 [產品] 下拉式清單選取 SharePoint Online)。此工具可協助您顯現要採取的動作,並動態建立可複製到您管理工作階段的 Windows PowerShell 命令。

您從 [產品] 下拉式功能表選取 SharePoint Online 之後顯示的 SharePoint 命令產生器 Windows PowerShell 主畫面
圖 5. 您從 [產品] 下拉式功能表選取 SharePoint Online 之後顯示的 SharePoint 命令產生器 Windows PowerShell 主畫面

 

SharePoint Online 管理員及雲端應用程式模型

Windows PowerShell 中的所有功能也可以在雲端應用程式模型中使用!我不會在此部落格文章中著墨太多細節,但我們確信當您擁有 SharePoint 開發人員工具時,便已經具備使用 SharePoint Online 系統管理 API 所需的一切。在所有 SharePoint 用戶端物件模型 (CSOM) 專案中,只需要將參照新增至 Microsoft.Online.SharePoint.client.dll 便已完成所有設定。唯一要注意的是您的應用程式必須要求並被授與租用戶權限。

結語...

我們迫不及待地想推出 SharePoint Online 系統管理中心的新功能與改良項目。我們大幅著重於整體 Office 365 的一致性,將心力投入您所需要的功能,並使其能透過 Windows PowerShell 來自動化一般工作。試試看,然後持續提供您的意見吧!

 

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 The new SharePoint Online Administration Center—more customer control