Einführung in die Datensatzverwaltung in SharePoint 2010

Hallo allerseits. Mein Name ist Adam Harmetz und ich arbeite in dem Entwicklungsteam, das für die Vision und die Features für die Dokument-und Datensatzverwaltung in SharePoint zuständig ist. Viele von Ihnen erinnern sich vielleicht aus dem Blog des SharePoint 2007-Datensatzverwaltungsteams an mich. Dieser Blog bot dem Team eine gute Möglichkeit, mit Datensatzverwaltern, IT-Spezialisten und Informationsarchitekten in Kontakt zu treten, und wir werden diese Diskussion für die Konformitätsfeatures von SharePoint 2010 über den Blog des Enterprise Content Management-Teams (ECM) fortsetzen.

Ich denke, es ist sinnvoll, die Datensatzverwaltung mit anderen Aspekten von ECM in einem zentralen Blog zu kombinieren. Die Datensatzverwaltung ist schließlich, wie Jim Masson schrieb, eine Schlüsselkomponente unserer ECM-Strategie. Die Vorstellung, dass alle an ECM-Prozessen beteiligt sein sollten, diente uns als Leitprinzip bei der Erweiterung des Umfangs der Datensatzverwaltung in SharePoint 2010. Ich glaube, dass die Datensatzverwalter unter Ihnen in hohem Maß davon profitieren werden, auch die anderen Facetten von ECM kennen zu lernen.

Lassen Sie mich die Diskussion mit drei wichtigen Punkten beginnen, die Sie über die Datensatzverwaltung in SharePoint 2010 wissen müssen.

Das Datenarchiv - eine durch Metadaten gesteuerte Hierarchie 

Das Datenarchiv wurde 2007 als SharePoint-Website eingeführt, die als herkömmliches Datenarchiv diente. Inhalte aus dem gesamten Unternehmen können an ein Datenarchiv übermittelt und dann an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden, wo die entsprechenden Berechtigungen und Richtlinien übernommen werden, beispielsweise für Ablauf und Überwachung.
Bei SharePoint 2010 wissen wir, dass es wichtig ist, hier weiter zu investieren und noch mehr „herkömmliche“ Archivfeatures hinzuzufügen. Wenn wir die Fülle der Features betrachten, die zur Wahl standen, konzentrierten sich unsere Ziele auf die Bereitstellung von Features, mit denen Sie den größtmöglichen Nutzen aus einem Archiv ziehen und die benötigten Daten finden können. Hier sind Beispiele für einige der neuen Features in einem SharePoint 2010-Datenarchiv:

  • Dokument-ID: Jedem Dokument kann ein eindeutiger Bezeichner zugewiesen werden, der auch bei der Archivierung mit dem Dokument verbunden bleibt. Auf diese Weise können Sie einfach anhand einer ID auf Datensätze verweisen, und es spielt keine Rolle, wohin das Dokument verschoben wurde.
  • Mehrphasige Aufbewahrung: Aufbewahrungsrichtlinien können mehrere Phasen vorsehen, sodass Sie den gesamten Dokumentlebenszyklus in einer Richtlinie angeben können (beispielsweise Verträge jedes Jahr überprüfen und nach sieben Jahren löschen).
  • Überwachungsberichte pro Element: Sie können einen benutzerdefinierten Überwachungsbericht zu einem einzelnen Datensatz generieren.
  • Hierarchische Dateipläne: Sie können tiefe hierarchische Ordnerstrukturen erstellen und die Aufbewahrung für jeden einzelnen Ordner in der Hierarchie verwalten (oder von übergeordneten Ordnern erben).
  • Dateiplanbericht: Sie können Statusberichte, in denen die Anzahl der Elemente in den einzelnen Phasen des Dateiplans angezeigt wird, sowie ein Rollup der Aufbewahrungsrichtlinien für die einzelnen Knoten im Plan generieren.

 Abbildung 1 - Datenarchiv

Dies ist die Homepage des SharePoint 2010-Datenarchivs einer fiktiven Regierungsbehörde, der „Joint Task Force“. Auf der Homepage können Datensatzverwalter die Organisation über Konformitätsrichtlinien informieren und anhand des Dokumentbezeichners nach Datensätzen suchen.

Wir als Produktdesigner haben das Archiv nicht nur um diese herkömmlichen Datensatzverwaltungsfeatures ergänzt, sondern wir setzen auch darauf, dass die Metadaten aufgrund ihrer Leistungsstärke bei der Verwaltung elektronischer Datensätze im 21. Jahrhundert eine wichtige Rolle spielen werden. Dies wird in verschiedenerlei Hinsicht im SharePoint-Archiv offenkundig:

  • Taxonomie und zentralisierte Inhaltstypen: Das Archiv nutzt unternehmensweite Taxonomien und Inhaltstypen und stellt die Konsistenz und die Kontextübertragung zwischen den Zusammenarbeitsbereichen und dem Archiv sicher. Wir werden in späteren Beiträgen weiter auf unsere Investitionen in die Taxonomie in SharePoint 2010 eingehen.
  • Inhaltsorganisation: Der Datensatzrouter kann Metadaten verwenden, um eingehende Dokumente an die richtige Stelle im hierarchischen Dateiplan weiterzuleiten. Sie können beispielsweise automatisch Regeln für übermittelte Inhalte erzwingen wie z. B. „Wenn ein Kaufvertrag als Projekt Alpha kategorisiert ist, an den Unterordner Alpha-Verträge senden und die Aufbewahrungsrichtlinie dieses Ordners auf das Element anwenden“.
  • Virtuelle Ordner: Obwohl der Dateiplan eine gute Möglichkeit für die Verwaltung eines Repositorys darstellt, suchen Sie oft eine andere Möglichkeit für die Navigation und für die Suche nach den gewünschten Inhalten. Im SharePoint 2010-Datenarchiv wird ein neues Feature verwendet, das als metadatenbasierte Navigation bezeichnet wird und mit dem Sie wichtige Metadaten als virtuelle Ordner verfügbar machen können:

Abbildung 2 - Metadatengesteuerte Navigation 

Endbenutzer finden Inhalte in diesem Datenarchiv, indem sie basierend auf den Metadateneigenschaften der Datensätze in virtuellen Ordnern navigieren.

Bei dieser Nutzung der Metadaten geht es darum, dem Endbenutzer mehr Möglichkeiten zu bieten und damit die Wahrscheinlichkeit der Akzeptanz des Datensatzverwaltungssystems zu erhöhen. Anstatt einen komplizierten Knoten in einem Dateiplan auszuwählen, füllen die Absender lediglich ein paar hilfreiche Metadaten aus und verwenden diese Metadaten, wenn sie die Inhalte erneut suchen müssen.

Direkte Datensatzverwaltung - Integration der Datensatzverwaltung in die Inhaltserstellung

Bei so gut wie jedem Kundenauftrag, an dem mein Team beteiligt ist, hören wir immer wieder das Gleiche: Die Datensatzverwaltung beginnt (und endet!) nicht im Archiv. Die Inhalte werden dort nicht erstellt, und vor allem bleiben sie dort während der eigentlich relevanten Nutzungsdauer auch nicht.

Wir haben in SharePoint 2010 viel dazu beigetragen, dass Sie Datensätze effektiv in Zusammenarbeitsbereichen verwalten können. Überwachung, Aufbewahrung, Ablauf, Berichterstellung, Datensatzworkflows, eDiscovery, rechtliche Aufbewahrungspflicht und Datensatzerfassung sind Features, die Sie in Zusammenarbeitsbereichen verwenden können, um für das Gleichgewicht zwischen dem Nutzen von SharePoint für Endbenutzer und dem Bedarf für Informationssteuerung zu sorgen.

Alle diese Aspekte werden in SharePoint 2010 in einem neuen Feature vereinigt, der direkten Datensatzverwaltung. Damit können bestimmte SharePoint-Dokumente (oder Blogs, Wikis, Webseiten und Listenelemente) als Datensätze deklariert werden. Bei Bedarf kann gemäß der in der Organisation geltenden Definition für Datensätze im System verhindert werden, dass diese Datensätze gelöscht oder bearbeitet werden:

 Abbildung 3 - Direkte Datensatzverwaltung

Einige der Dokumente sind mit Sperren versehen, an denen die Benutzer erkennen können, dass sie es mit Datensätzen zu tun haben. Wenn ein Datensatz ausgewählt wird, wird die Benutzeroberfläche zum Bearbeiten und Löschen des Elements deaktiviert.

Dieser Datensatzerfassungsprozess kann manuell im Rahmen eines umfangreicheren Prozesses in einem Workflow oder als geplante Phase der Aufbewahrung eines Dokuments (beispielsweise nach zwei Jahren) ausgeführt werden. Wichtig ist hierbei, dass als Datensatz deklarierte Inhalte nicht in ein Archiv verschoben werden. Die Inhalte bleiben am gleichen Ort, damit die Endbenutzer sie finden und mit den Inhalten interagieren können.

Wenn ein Element als Datensatz deklariert wurde, kennt das System den Datensatzstatus des Elements, sodass Sie beispielsweise verschiedene Aufbewahrungsrichtlinien für Datensätze erstellen oder den Datensatzstatus beim Definieren von Workflows in SharePoint Designer verwenden können. Außerdem wird ein Programmierbarkeitsmodell unterstützt, sodass Sie benutzerdefinierte Prozesse und Richtlinien bei der Datensatzerfassung ausführen können, um spezielle Konformitätsanforderungen zu erfüllen.

Ist die direkte Datensatzverwaltung ein Ersatz für ein herkömmliches Archiv? Manchmal ist dies natürlich der Fall. Es gibt Kunden, die ausschließlich die direkte Methode verwenden möchten, andere, die die mit einem Archiv verbundene herkömmliche Hierarchie und Zentralisierung wünschen, und viele, die beides wünschen. Darüber werden wir viel in diesem Blog sprechen, und in der Dokumentation werden die Vor- und Nachteile beider Methoden bereits erörtert.

Datensatzverwaltung im großen Maßstab

Angesichts des rasanten Wachstums der elektronischen Informationen und der Milliarden, die Unternehmen jährlich für eDiscovery ausgeben, haben die Datensatzverwalter genug Sorgen, die sie nachts wach halten. Der Umfang des Datensatz- bzw. Inhaltsverwaltungssystems sollte nicht dazu beitragen.

Als Entwicklungsteam für die Datensatzverwaltung nehmen wir diese Aufgabe sehr ernst und haben bei dieser Version viel Energie darauf verwendet, Features hinzuzufügen, um die Skalierung bei sehr umfangreichen Archiven zu erleichtern. Features wie beispielsweise der Remote-Blob-Speicher, Optimierungen der Datenbankabfrage, Verbesserungen bei der internen Verarbeitung von Zeitgeberaufträgen, neue Strategien für die Datenbankindizierung und andere Entwicklungsinitiativen ermöglichen es uns, mit dieser Version einen großen Schritt nach vorne zu tun und unseren Kunden Folgendes zu bieten:

  • Datensätze in doppelstelliger Millionenhöhe in einem einzigen Datenarchiv
  • Hunderte Millionen von Datensätzen in einem verteilten Archiv: Wir werden darauf in späteren Beiträgen ausführlicher eingehen, aber viele der oben genannten Features ermöglichen die Kombination zahlreicher Datenarchive in einem logischen Repository.

Gemeinsam mit unseren Partnern im SharePoint-Blog freuen wir uns darauf, Ihnen in den kommenden Monaten weitere Details zu den neuen Skalierungszielen und Leistungsprofilen für Bereitstellungen dieser Größenordnung zu zeigen.

Schlusswort

Das Team hat hart daran gearbeitet, diese Vision für die Datensatzverwaltung des 21. Jahrhunderts zu verwirklichen. In Kombination mit den integrierten Funktionen für die E-Mail-Archivierung,-Aufbewahrung und-Suche von Exchange 2010 werden Sie SharePoint 2010 als bahnbrechende Version für die Datensatzverwaltungsstrategie von Microsoft sehen.

Unser Team ist stolz auf die geleistete Arbeit und möchte darüber sprechen und von Ihnen allen hören. Wir freuen uns auf Ihre Vorschläge für zukünftige Blogbeiträge in den Kommentaren!

Vielen Dank, dass Sie diesen Beitrag gelesen haben.
Adam Harmetz
Lead Program Manager

P.S. Wenn Sie weitere Informationen zur Datensatzverwaltung in SharePoint 2010 suchen, lesen Sie mein Interview in Don Lueders Blog.

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Introducing Records Management in SharePoint 2010