Article d’origine publié le jeudi 13 octobre 2011

SharePoint Server 2010 offre de nouvelles fonctionnalités telles que les métadonnées gérées et la navigation par métadonnées qui rendent les métadonnées encore plus importantes. Mais pour de nombreux projets SharePoint, il est parfois difficile d’insérer des métadonnées dans les documents. Il est important de bien prendre en compte le compromis entre métadonnées et charge sur l’utilisateur. À mesure que le nombre de colonnes de métadonnées devant être remplies augmente, la probabilité que les utilisateurs rempliront les métadonnées diminue, car il faut davantage de temps pour identifier les colonnes applicables. Si la quantité de colonnes obligatoires est élevée, l’adoption de la part des utilisateurs risque d’être lente du fait de la charge liée au téléchargement de contenu. Dans un scénario très ouvert et collaboratif, ce facteur peut être préjudiciable. Mais à mesure que la valeur du contenu et de l’effort de création de ce contenu augmente, il devient plus probable que les utilisateurs prendront le temps de remplir les champs appropriés, en particulier lorsque cette opération est rare.

Pour tout projet SharePoint, il convient de considérer soigneusement les métadonnées qui seront nécessaires pour effectuer les opérations requises et pour permettre aux utilisateurs de trouver le contenu recherché. Évaluez le temps qu’il faudra aux utilisateurs pour remplir ces métadonnées ainsi que l’impact sur les utilisateurs. Si de nombreuses métadonnées sont requises mais que les utilisateurs finaux n’adoptent pas le système car la surcharge de travail liée à la création du contenu est élevée, il sera difficile d’obtenir une implémentation réussie.

Les métadonnées par défaut aident à éliminer ce problème car vous pouvez automatiquement remplir les métadonnées pour les utilisateurs. Si un champ particulier aura la même valeur la moitié du temps ou plus, vous devez spécifier une métadonnée par défaut afin d’accélérer le remplissage des formulaires par les utilisateurs. Il est possible de spécifier des métadonnées par défaut pour chaque colonne au niveau du site, de la liste et du dossier. Les métadonnées par défaut héritent les unes des autres et les métadonnées enfants par défaut sont toujours remplacées. Par exemple, si une métadonnée par défaut est définie sur un dossier et qu’il existe des métadonnées par défaut pour la liste et la colonne de site, la métadonnée par défaut du dossier est appliquée. S’il existe des métadonnées par défaut pour une colonne et une liste mais qu’il n’en existe aucune pour un dossier, un élément ajouté à ce dossier obtient la métadonnée par défaut spécifiée pour la liste. Lorsque des utilisateurs créent ou téléchargent un nouvel élément, les métadonnées par défaut sont appliquées et affichées dans le formulaire de modification de propriétés. L’utilisateur peut ensuite modifier la propriété selon les besoins. Une planification et une définition anticipées des métadonnées par défaut simplifient l’évaluation des métadonnées par défaut nécessaires et de la manière dont elles peuvent servir à faciliter l’application de métadonnées aux éléments.

Les métadonnées par défaut sont prises en charge sur les types de colonnes suivants :

· Une seule ligne de texte

· Choix

· Nombre

· Monnaie

· Date et heure

· Oui/non

· Métadonnées gérées

Définition de métadonnées par défaut lors de la modification de colonnes :

Lors de la création ou de la modification d’une colonne au niveau du site ou de la liste, il existe un champ permettant de spécifier une valeur par défaut. Vous pouvez spécifier des valeurs par défaut au niveau du site, puis les remplacer au niveau de la liste.

Définition de métadonnées par défaut avec le contrôle d’arborescence : 

Dans les bibliothèques, vous pouvez utiliser un contrôle d’arborescence pour définir des métadonnées par défaut pour la bibliothèque et pour chaque dossier. Pour cela, accédez aux paramètres de la bibliothèque et cliquez sur le lien « Paramètres des valeurs de colonne par défaut ». Vous disposerez alors d’un contrôle vous permettant de parcourir les dossiers de la bibliothèque. Vous pouvez définir des métadonnées par défaut à la racine de la bibliothèque et pour chaque dossier. Les dossiers héritent des valeurs par défaut, à moins que vous ne spécifiiez une valeur par défaut particulière pour le dossier enfant.

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Les métadonnées par défaut constituent un moyen idéal pour faciliter le placement de métadonnées sur des colonnes. Vous pouvez même les utiliser pour appliquer des valeurs par défaut sur des colonnes masquées ; ainsi, les utilisateurs n’ont jamais l’option de modifier le champ, mais ils peuvent utiliser les métadonnées pour parcourir et extraire du contenu.

 

Quentin Christensen

Responsable de programme, Gestion de documents et d’enregistrements

Ceci est une version localisée d’un billet de blog. Vous trouverez la version originale à la page Metadata Defaults in SharePoint Server 2010