Article d’origine publié le jeudi 26 juillet 2012

Nathaniel Granor est Responsable de programme dans l’équipe d’ingénierie SharePoint, spécialiste de l’expérience utilisateur.

J’aimerais bien refaire ma cuisine. Mon problème, c’est que je n’ai pas de cuisine ; le placard dans lequel j’ai installé un réfrigérateur et une mini-cuisinière à gaz n’est pas à proprement parler une cuisine. Donc, pour ce billet de blog, imaginons que j’habite une maison magnifique dans une région très huppée, que cette maison a une cuisine, et que j’ai décidé de la relooker.
 
J’adore avoir des projets. Cela me motive. Lorsque j’ai un projet, mon rythme cardiaque s’accélère et il m’arrive de me mettre à rire sans raison particulière. La réfection d’une cuisine est assurément un projet. Au cours des prochains mois, je vais amasser des tonnes de plans, notes, contacts, plannings, contrats, projets et photos. Or, ces documents ne me serviront pas à grand chose s’ils restent sur mon bureau. Il me faudra les partager, en discuter et y faire référence lorsque je me trouverai chez l’entrepreneur ou lorsque j’en discuterai au téléphone avec ma mère (bonjour maman !).
 
Utiliser des clous et un marteau, c’est le travail d’un site d’équipe SharePoint.
 
Bon, d’accord. Comme je développe SharePoint, j’ai une légère tendance à penser qu’un site SharePoint peut tout faire. Mais, c’est que la flexibilité de SharePoint est immense. Un site d’équipe est un emplacement permettant de collaborer avec un groupe de personnes. Dans cette version de SharePoint, nous nous sommes efforcés d’en faire un outil tellement utile et agréable que vous souhaiterez vous aussi l’utiliser dans un grand nombre de cas de figure. Permettez-moi de vous le présenter en détails.
 

Mise en route 

Lorsque vous visitez un site d’équipe pour la première fois, vous êtes accueilli par les vignettes de mise en route. Ces vignettes expliquent un certain nombre de méthodes vous permettant de personnaliser le site en fonction de votre projet.


La première chose que j’aime faire sur un site, c’est de changer son aspect. Je gère un grand nombre de projets et le fait de personnaliser l’aspect de chacun d’eux me permet de les suivre plus facilement. C’est aussi très amusant. La vignette intitulée « quel est votre style ?» vous conduit à une galerie dans laquelle vous pouvez parcourir un grand nombre de superbes modèles pour le site.
 


Une fois votre modèle choisi, vous pouvez le modifier légèrement en ajustant la disposition, la palette de couleurs, les polices et l’image d’arrière-plan. Après un rapide aperçu, vous appliquez votre propre thème SharePoint personnalisé.
 


Nous reviendrons aux autres vignettes un peu plus tard. Conseil de professionnel : lorsque vous aurez terminé la configuration de votre site, cliquez sur « supprimer cela » pour faire disparaître les vignettes. Vous pourrez toujours les faire réapparaitre dans la page ultérieurement ou visiter Mise en route dans le menu de paramètres.
 
Les vignettes étant supprimées, il reste de l’espace sur la page pour tout ce qui doit être situé à l’avant et au centre. Cliquez sur « modifier » dans le coin supérieur droit pour ajouter votre propre contenu. Vous pouvez ajouter du texte, des liens et des images ou incorporer des vidéos, des cartes et tout autre contenu riche provenant du Web.



Documents

Le terme « document » est synonyme de fichier. Les tonnes de recherches et de données nous ont appris que les documents constituent l’essence même de la plupart des projets. Tous les sites d’équipe sont dotés d’une bibliothèque de stockage des documents, qui est automatiquement partagée avec tous ceux qui ont accès au site.
Nous avons considérablement amélioré l’expérience des documents dans le nouveau SharePoint. En voici quelques points essentiels :
  • Essayez de faire glisser des fichiers de votre bureau ou explorateur de fichiers vers la bibliothèque de documents.

  • Cliquez sur l’icône « … » en regard d’un titre de document pour afficher un bref aperçu du document, ainsi que d’autres informations utiles, telles que l’adresse du fichier et le nom de la dernière personne qui l’a modifié. Cela s’appelle une légende de documents. Vous verrez des légendes similaire dans l’intégralité de SharePoint.

  • Recherchez l’icône « Synchroniser » dans le coin supérieur droit de la page lorsque vous visionnez une bibliothèque de documents. Appuyez sur ce bouton pour synchroniser la bibliothèque avec votre ordinateur. Une fois la bibliothèque synchronisée, vous pouvez accéder à l’ensemble de ses fichiers à partir de l’Explorateur Windows ou d’Office, même si vous ne disposez pas d’une connexion Internet.

Bloc-notes

Faisons une petite parenthèse : si vous n’avez jamais entendu parler de Microsoft OneNote, j’en suis profondément désolé pour vous. En revanche, si vous en avez déjà entendu parler, et que vous avez remarqué son icône dans le dossier Microsoft Office, sans l’avoir jamais ouverte, alors vous m’en voyez véritablement déçu. En effet, c’est un logiciel fantastique (et je ne dis pas cela simplement parce que je travaille ici !). OneNote est un bloc-notes numérique, composé de sections et de pages. Vous pouvez écrire dedans, ajouter des images et des vidéos, coller des découpages provenant de sites Web ou de documents. Si vous avez un stylo numérique, OneNote peut capturer absolument tout ce que vous avez dessiné, écris ou griffonné.
 


La magie opère lorsque vous placez un bloc-notes sur un site SharePoint. Votre bloc-notes est désormais sur le nuage. Vous pouvez y accéder à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique mobile, à l’aide d’une application OneNote native ou d’un navigateur. Et la cerise sur le gâteau c’est que vous pouvez le partager avec d’autres personnes. Vous verrez leurs notes apparaître à mesure qu’ils les rédigent, et ils pourront voir les autres.
 
Nous estimons que OneNote est un outil si fantastique que nous avons inclus un bloc-notes partagé dans chaque nouveau site d’équipe. Tous ceux qui ont accès à votre site pourront utiliser le bloc-notes. Cliquez sur le lien « bloc-notes » dans Lancement rapide (le menu de navigation situé sur la gauche) pour l’ouvrir dans OneNote Web App. À partir de cette application, vous pouvez ouvrir le bloc-notes du site dans OneNote sur un PC, un Mac ou un périphérique mobile. Il restera disponible en mode hors connexion et sera automatiquement synchronisé.
 

Échanges de News

Dans la collaboration, tout est affaire de communication. Il existe un grand nombre d’outils de communication différents, chacun étant adapté à une utilisation particulière. Les échanges de News d’un site représentent une méthode simple et légère pour avoir des conversations improvisées avec les personnes impliquées dans le projet. Vous pouvez incorporer des images, des vidéos et des liens, @mentionner des personnes particulières et utiliser des #mots-clés.
J’ai un grand nombre de projets à gérer, et chacun d’eux possède son propre groupe de personnes (et son propre site d’équipe). Le hub Échanges de News dans SharePoint me permettra d’afficher un affichage consolidé des conversations en cours dans chaque projet.
Pour plus d’informations sur les Échanges de News dans SharePoint, consultez le billet de Ben Wilde.
 

Autres fonctionnalités

Chaque projet est différent. Nous avons délibérément créé un nouveau modèle de site d’équipe simple. Au début, vous ne verrez que peu d’éléments dans le menu Lancement rapide du site : Accueil, Bloc-notes, Échange de News, Documents. Nous les avons fait figurer, car nous pensons qu’ils sont applicables partout. Chaque projet aura besoin des ces fonctionnalités (mais si vous ne les souhaitez pas, vous pouvez librement les supprimer). Tout le reste est une application que vous pouvez ajouter en cas de besoin.
Vous vous rappelez des vignettes de la section Mise en route ? Plusieurs d’entre elles représentent des applications courantes que vous pouvez ajouter à votre site :
  • « Délai à respecter ? » installe les applications Tâches et Calendrier. Ces applications permettent d’organiser le planning et de noter qui fait quoi. Lisez le billet d’Eileneconcernant ces fonctionnalités.
  • « Conserver le courrier électronique en contexte » installe une toute nouvelle application qui nous enthousiasme beaucoup, appelée « Boîte aux lettres de site ». Il s’agit d’une boîte de réception partagée dans Microsoft Exchange à laquelle tous les membres de votre site peuvent accéder. Là encore, nous développerons cette application dans un billet futur.
  • « Ajouter des listes, des bibliothèques et d’autres applications »” est un raccourci vers la page « Ajouter une application », qui répertorie toutes les applications disponibles pour l’installation sur le site, et tous les liens vers la boutique SharePoint dans laquelle vous pouvez trouver encore plus d’applications pour vous aider dans votre travail.  

Si vous connaissez déjà SharePoint, vous pouvez être dérouté par l’emploi du terme « app » ou « application ». Dans SharePoint 2013, ce terme désigne une fonctionnalité que vous pouvez ajouter à un site. Les listes et les bibliothèques sont des applications, mais il existe aussi d’autres types d’applications (par exemple, l’application Boîte aux lettres de site n’est ni une liste ni une bibliothèque).

À mesure que vous ajoutez de nouvelles applications à votre site, celles-ci sont disponibles à partir de la page « Contenus de site ». Les cinq applications les plus récemment installées s’affichent également dans le menu Lancement rapide sous le titre « Récent ». Vous pouvez modifier le menu Lancement rapide pour qu’il reste organisé et pour garantir que les éléments les plus importants de votre site soient disponibles. Par exemple, après avoir installé l’application Tâches, je déplacerai les Tâches de navigation et glisser vers le haut, car elles sont importantes.



C’est parti !

Au cours du déroulement du projet, vous pouvez adapter le site en fonction de vos besoins. Pour en revenir à la refonte de ma cuisine, je vais finir par partager le site avec mon entrepreneur pour lui permettre d’accéder à l’ensemble des informations sur le projet et d’ajouter ses mises à jour. Ensuite, nous partagerons un certain nombre de documents avec les sous-traitants (sans leur donner accès à l’intégralité du site). Nous avons radicalement simplifié tout ce qui concerne le partage de sites et de documents. Soyez attentif, un prochain billet concernera ce sujet.

Lorsque les travaux de ma cuisine auront commencé, j’ajouterai une Bibliothèque d’images pour télécharger les photos et indiquer la progression des travaux. Je les partagerai peut-être avec mes amis et ma famille.

Il reste encore tellement d’autres choses à dire sur les sites et la nouvelle expérience SharePoint  consultez la page Office 365 Preview pour découvrir comment un site d’équipe SharePoint peut être un emplacement vivant et dynamique pour travailler.

 

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page The New Team Site