Article d’origine publié le samedi 11 août 2012

Robin Miller est responsable de programme dans l’équipe SharePoint et Reagan Templin est rédacteur technique spécialisé dans SharePoint.

Lorsque je suis devenu responsable de programme chez Microsoft j’ai découvert qu’aucune formation officielle n’était proposée pour ce poste. C’est comme un apprentissage ; vous devez entrer en contact avec d’autres responsables de programme et profiter de leur expérience. Je me suis donc inscrit à plusieurs listes de distribution électronique, notamment une liste dédiée aux responsables de programme dans la division Office.

D’abord, cette liste de distribution existait bien avant mon arrivée. La boîte de réception d’un responsable de programme ayant plus d’ancienneté que moi recèle probablement des conseils qui me seraient utiles et que je ne pourrai jamais lire. Je ne peux accéder aux informations publiées avant mon adhésion au groupe que si quelqu’un me les envoie. Cependant, si ma question a déjà été traitée auparavant, bien des personnes choisiront de l’ignorer car ils en ont assez de voir toujours la même question revenir. Cela suppose déjà que j’ai eu le courage de la poser. Outlook me rappelle gentiment que mes questions vont encombrer les boîtes de réception de plus de mille personnes. C’est assez intimidant, et je me demande toujours si mes petites questions méritent l’attention de tant de personnes. J’aimais bien que d’autres responsables de programme posent des questions sur des sujets qui m’intéressent, mais si la réponse n’était envoyée qu’à l’émetteur d’origine, je n’y avais malheureusement pas accès. En outre, les conversations avaient tendance à se fragmenter car les gens ne répondent pas toujours à l’intervention la plus récente du fil. Ce groupe avait vraiment besoin d’une meilleure méthode de communication. C’est là que les nouvelles communautés SharePoint entrent en jeu.

Une communauté est un nouveau modèle de site dans SharePoint. Les communautés constituent des lieux de regroupement où les informations sont partagées et où les gens peuvent entrer en contact. Les discussions sont essentielles, la participation est simple et conviviale, l’expertise est reconnue et valorisée, et surtout des informations importantes sont diffusées et échangées. De grandes organisations deviennent des groupes personnels, explorables où les individus peuvent partager un sentiment d’appartenance et d’engagement. Les forums de discussion existent déjà depuis un certain temps, mais en plus de constituer un formidable forum de discussion, les communautés SharePoint sont intégrées dans un plus large tissu social avec des modèles de résultats de recherche et des notifications de flux d’informations. Laissez-moi vous en présenter le fonctionnement.

Recherche d’une communauté

Le Portail communautaire est un bon endroit pour commencer. Vous y trouverez des communautés et les discussions qui y sont menées, dans toute votre organisation. Si je cherche un endroit pour parler de ma fonction de responsable de programme, je pourrais rechercher « responsable de programme ».



De nouveaux modèles de résultats de recherche pour les communautés et les discussions fournissent directement des informations pertinentes. Vous pouvez voir les conversations menées au sein d’une communauté, les meilleures réponses aux questions, et les récentes réponses à un article de discussion sans devoir quitter la page de résultats de recherche.



Visite d’une communauté

Les discussions sont essentielles dans une communauté et la liste des discussions récentes constitue donc l’élément central de la page d’accueil. Les discussions les plus récentes sont présentées, mais vous pouvez sélectivement accéder aux discussions les plus souvent consultées, vos discussions, les questions sans réponse/avec réponse, et les discussions en vedette.



Chaque discussion correspond à une catégorie. La page des catégories présente une vue en mosaïque des catégories. Le passage du pointeur de la souris au-dessus d’une mosaïque affiche des informations supplémentaires sur cette catégorie.



Lorsque vous visitez l’une de ces catégories, les discussions en vedette apparaissent dans la partie supérieure.



Lorsque vous cliquez sur une discussion comportant une meilleure réponse, celle-ci apparaît en haut, près de l’article de discussion d’origine.



Les discussions permettent également de répondre à une autre réponse et non à l’article racine, et vous pouvez cliquer pour révéler le contexte de ces types de réponses. Par exemple, Alex a répondu à l’un des articles de Molly dans cette discussion.



Vous verrez que la plupart des membres ont obtenu un score de réputation, et vous pouvez obtenir des informations sur la réputation d’une personne dans la communauté en passant le curseur au-dessus du nom de cette personne.



Alex a toutefois un badge indiquant qu’il est un modérateur de la communauté. Les badges vous aident à identifier les membres clés de la communauté tels que les modérateurs et les experts sur divers sujets.



Adhésion à une communauté et participation dans celle-ci

Lorsque vous cliquez sur le bouton Joindre, vous verrez que vous suivez maintenant la communauté ce qui vous permet d’accéder facilement aux diverses informations. Vos adeptes verront une notification dans leur flux d’informations, leur indiquant que vous avez rejoint cette communauté (sauf si vous avez désactivé les notifications d’activité dans vos paramètres de confidentialité). En tant que membre, vous pouvez maintenant participer aux discussions. Supposons que je souhaite obtenir des conseils sur les cours à prendre pour améliorer mes compétences de responsable de programme. Je commence une nouvelle discussion et tape ma question dans le champ de titre, j’active la case pour indiquer qu’il s’agit d’une question, et je choisis une catégorie.



Lorsque vous activez la case pour indiquer que vous posez une question, votre discussion apparaît dans la liste des questions sans réponse ou avec réponse, selon le cas. Vous pouvez également inclure des images, des vidéos et des documents dans des discussions et des réponses. Une notification est envoyée dans votre flux d’informations lorsque vous démarrez une discussion, et vous obtiendrez une notification par courrier électronique quand une personne répond afin que vous n’ayez pas à revenir sans cesse pour vérifier l’arrivée d’une réponse.

Supposons que lors de la visite d’une communauté, vous répondez à une question posée. L’émetteur d’origine obtient une notification par courrier électronique indiquant que vous avez répondu à sa discussion, voit la réponse et la désigne comme meilleure réponse. Une notification est envoyée à votre flux d’informations pour vous en informer (ainsi que les personnes qui vous suivent ). En outre, votre contribution vous a attribué suffisamment de points de réputation pour faire progresser votre statut. Félicitations ! Vous obtenez une autre notification dans votre flux d’informations.

Vous pouvez accéder à la page Membres pour voir des informations sur votre réputation. Le système de pointage est défini par chaque propriétaire ou modérateur de communauté et est donc variable d’une communauté à l’autre.



Comme vous pouvez le voir, avec les communautés, j’ai accès en un lieu unique à toutes les discussions menées jusqu’ici, je peux y effectuer une recherche, et le meilleur contenu est facilement identifiable par réputation ou mis en vedette par les modérateurs de la communauté. Je peux ainsi facilement identifier les meilleurs contributeurs et savoir à qui je peux faire confiance. Je peux même les contacter directement si nécessaire (grâce à la carte personnelle Lync). Plus important, je peux facilement découvrir du contenu intéressant, et aider les autres à faire de même, grâce aux notifications de flux d’informations pour les activités clés. Comme tout cela est basé sur SharePoint, les communautés peuvent apporter toutes les fonctionnalités mises en œuvre dans Sharepoint (par exemple les listes personnalisées, les bibliothèques de documents, les flux de travail, la gouvernance des informations, etc).

Et ce n’est pas tout ! Dans un billet à venir, vous verrez comment il est facile de définir et de personnaliser votre communauté. Entre-temps, découvrez Office 365 Preview et n’hésitez pas à poser des questions ou à nous faire part de votre opinion en insérant un commentaire ci-dessous.

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible ici : Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities