Article d’origine publié le mardi 21 août 2012

Reagan Templin est rédactrice technique senior spécialisée dans SharePoint et Robin Miller est un responsable de programme dans l’équipe SharePoint.

Dans le billet précédent, nous avons présenté les communautés SharePoint. À présent, laissez-moi vous montrer à quel point la configuration et la personnalisation d’une communauté sont faciles.

En tant que rédactrice, je participe aux activités de publication de contenu de Microsoft. Au cours de ces activités, de nombreuses personnes écrivent, modifient, gèrent et publient des contenus vers différents sites. Dans chaque département, différents groupes travaillent pour des produits et suivent des plannings bien précis. Même si nous travaillons sur différents produits, éléments livrables et plannings, nos principaux objectifs restent les mêmes : fournir des contenus de qualité à nos clients. Avec une communauté de pratique, nous pouvons partager nos expériences et meilleures pratiques et apprendre des autres personnes remplissant des rôles et des fonctionnalités similaires en dehors des hiérarchies organisationnelles traditionnelles. Utilisons cet exemple pour configurer et personnaliser une communauté de pratique.

Création d’une communauté
Chez Microsoft, je peux demander aux services informatiques de me créer une communauté. Ils vont déterminer l’emplacement de création de la collection de sites de ma communauté dans l’environnement SharePoint, puis configurer les paramètres d’administration adéquats. En tant que commanditaire de cette communauté, je serai la propriétaire du site et je pourrai le personnaliser, le partager mais aussi sélectionner les autorisations adéquates pour faire des autres utilisateurs des propriétaires, modérateurs, membres ou visiteurs du site. Une autre possibilité serait d’activer la communauté en tant que fonctionnalité de site sur un site existant, mais nous verrons cela plus tard.

Personnalisation du modèle de communauté
J’ai demandé ma communauté de publication de contenus et je viens d’être informée de sa création. Lors de ma première visite, ma communauté sera configurée selon le modèle par défaut. Ce n’est pas mal, mais pas assez représentatif des activités de cette communauté.



Alors, égayons un peu tout ça  ! Nous pouvons le faire en apportant quelques modifications toutes simples depuis la page Paramètres de site. Tout d’abord, je vais ajouter une description et modifier le logo.
 


Puis je vais modifier l’apparence. Je sélectionne le modèle Breeze tout en décidant d’utiliser un arrière-plan et un schéma de couleurs différents. Je remplace l’arrière-plan par quelques livres, puis je sélectionne une palette de couleurs plus accrocheuses.
 


Une fois mes décisions appliquées, je lance un aperçu de mon site. J’aime ce que j’ai choisi, je décide donc de tout garder.



Configuration des catégories

À présent que l’aspect du site me convient, je dois configurer les catégories. J’ai déjà téléchargé certaines images vers une bibliothèque SharePoint, je peux donc les utiliser pour représenter chaque catégorie créée. J’ai également ajouté des descriptions pour chaque catégorie pour que les membres sachent où publier leurs questions.
 


Voici comment les membres de la communauté voient les catégories. Lorsqu’ils placent le pointeur de leur souris sur l’une des catégories, comme la catégorie Général, des informations complémentaires sur cette catégorie s’affichent.
 


La page À propos contient quelques textes par défaut, je n’ai donc qu’à les mettre un peu à jour. C’est facile, car il s’agit d’une page Wiki utilisant un éditeur de texte enrichi.
 


Je veux également ajouter des applications à la page Accueil pour faire des annonces, ainsi qu’un calendrier pour les événements. Je me rends sur la page Contenu du site et j’ajoute ce dont j’ai besoin. Puis, je modifie la page Accueil et j’insère les applications et le calendrier. Je les place sous le texte d’introduction où ils sont bien en évidence lorsque les membres visitent cette page.
 


Configuration des paramètres de communauté et de réputation

À présent que notre site représente la communauté, je vais vérifier et modifier les paramètres de communauté et de réputation avant que les membres commencent à participer.
 
Tout d’abord, je me rend sur la page Paramètres de la communauté. La date établie est correcte et je préfère ne pas activer l’approbation automatique. Pour commencer, je vais partager la communauté avec toutes les personnes appartenant aux groupes de publication de contenu. J’approuverai les demandes ponctuelles après. Cependant, je ne veux pas autoriser les membres à marquer des billets. La plupart des communautés pratiquent l’auto-gestion, mais je souhaite que les membres puissent alerter les modérateurs au moindre problème : en cas de billet douteux ou s’ils ont besoin de déplacer un billet dans une autre catégorie, etc.
 


Après cela, je vais accéder à la page Paramètres de réputation et voir s’il y a des éléments à modifier. Je décide de mettre à jour le système de pointage des réalisations des membres, pour que la création ou la réponse à un billet donne 10 points, qu’un « J’aime » donne 20 points et qu’une meilleure réponse donne 100 points. Même si vous pouvez modifier ces paramètres ultérieurement, je vous conseille de les configurer avant de permettre aux membres de participer.
 


Partage du site

Maintenant, nous allons partager le site avec nos modérateurs. La gestion d’une communauté est importante pour garantir sa prospérité. Vous modérateurs vont informer les utilisateurs du site, répondre à leurs questions, noter les meilleurs réponses, noter et mettre à jour les discussions liées, offrir une reconnaissance aux membres, surveiller les contenus signalés, etc. 
 


Une fois qu’Alex a rejoint la communauté et apparaît en tant que membre, je peux lui affecter un badge, pour que les autres membres puissent facilement l’identifier dans la communauté.
 


À présent, il est temps de permettre aux membres de rejoindre la communauté. Je vais ajouter tous nos publicateurs de contenus au groupe Membres de la communauté, tout en activant la case à cocher pour leur envoyer une invitation par message électronique afin de les informer de l’existence de la communauté.
 
Activation de la fonctionnalité de site Communauté
Rappelez-vous : un peu plus haut, j’avais mentionné le fait que les communautés sont également disponibles en tant que fonctionnalité de site. Dans la page Paramètres du site vous pouvez sélectionner Gérer les fonctionnalités du site et activer la fonctionnalité de site Communauté.
 


Ceci ajoutera les quatre pages de communauté (Accueil, Catégories, Membres et À propos) ainsi que les composants WebPart à votre site. La principale différence entre la fonctionnalité Communauté et un site de communauté c’est que seuls les sites de communauté sont affichés dans le portail de communauté. De plus, les sites dont la fonctionnalité Communauté est activée n’utiliseront pas le modèle de résultat de communauté durant une recherche. Ceci mis à part, la fonctionnalité Communauté est semblable au site de communauté.
 
Pour plus d’informations :
Présentation des communautés (éventuellement en anglais) : http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219805(v=office.15)
Préparation des communautés (éventuellement en anglais) : http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219489(v=office.15)
Création et configuration des communautés (éventuellement en anglais) : http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219543(v=office.15)

 

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Setting Up and Customizing Communities.