Article d’origine publié le samedi 22 décembre 2012

Bonjour, je m’appelle Kate Everitt et je suis responsable de programme au sein de l’équipe SharePoint Online. Je vais vous donner des informations sur la façon de gérer le nouvel environnement SharePoint Online et en profiter pour vous présenter les caractéristiques clés du nouveau Centre d’administration SharePoint Online. Je passerai ensuite le relais à Phil Newman, lui aussi responsable de programme dans mon équipe, qui vous expliquera comment automatiser les tâches de gestion SharePoint Online à l’aide de Remote Windows PowerShell.

Le Centre d’administration SharePoint Online est en constante évolution. Dans la version à venir, nous allons introduire des améliorations significatives en termes de gestion, notamment au niveau de la configuration des fonctions Recherche, Applications, Project Online (si vous l’avez acheté), IRM, Partage externe, Démarrer un site, etc. Nous allons examiner quelques-uns des nouveaux scénarios ci-après.

Intégration de l’administration de SharePoint Online aux fonctionnalités de gestion d’Office 365

Le Centre d’administration SharePoint Online, inclus dans les plans Office 365 pour les moyennes et grandes entreprises, est un composant de l’expérience d’administration globale d’Office 365, au même titre que les Centres d’administration Exchange Online et Lync Online. Vous pouvez également effectuer certaines tâches, comme la création d’utilisateurs et l’affectation de licences, à partir du niveau global du centre d’administration Office 365.

Nouveautés

La nouvelle apparence du Centre d’administration SharePoint Online est sans doute la première chose que vous allez remarquer. Celle-ci s’inscrit dans la ligne des autres programmes Office 365. Nous avons également ajouté, dans la partie supérieure, une barre de navigation qui vous permet non seulement d’accéder plus facilement aux sites et au contenu SharePoint, mais aussi à d’autres Centres d’administration pour lesquels les autorisations appropriées vous ont été conférées. 

Accès à différentes charges de travail et à différents Centres d’administration
Figure 1. Accès à différentes charges de travail et à différents Centres d’administration

 

Partage

L’utilisateur dispose désormais d’un contrôle renforcé sur la façon dont les sites sont utilisés et partagés. Le paramètre de partage permet aux administrateurs de choisir si les collections de sites doivent uniquement faire l’objet d’un accès interne ou si elles peuvent prendre en charge le partage externe (ce que l’on appelle accès externe). Il est maintenant possible de partager des documents individuels via une nouvelle fonctionnalité intitulée Liens invités qui prend en charge les méthodes authentifiées et anonymes de partage de documents Office. Les nouvelles fonctionnalités de partage permettent aux équipes de travailler plus facilement avec des individus et des groupes à l’extérieur de leur entreprise, tandis que les administrateurs de site peuvent avoir la certitude que l’accès aux données est sécurisé.

Pour en savoir plus, voir le billet de blog précédent, « Partage simplifié », publié par mon collègue Gaurav Doshi. 
Trois niveaux de partage externe
Figure 2. Trois niveaux de partage externe : partage entièrement désactivé, accès externe aux sites uniquement et activation des liens invités anonymes

 

Recherche

De nouvelles options de recherche ont été introduites dans SharePoint Online, options qui auparavant ne pouvaient être utilisées qu’au sein du service de recherche dans l’administration centrale. Vous pouvez à présent gérer le schéma de la recherche, les dictionnaires et les origines des résultats et supprimer des résultats de recherche dont vous n’avez pas besoin. Les nouvelles fonctionnalités vous permettent non seulement de contrôler la façon dont les requêtes de recherche se comportent dans votre environnement SharePoint Online, mais aussi d’importer des configurations de recherche.

Pour en savoir plus, voir l’article Nouveautés en matière de recherche dans SharePoint Server 2013.

Applications

L’un des investissements les plus importants réalisés dans cette version a porté sur le nouveau modèle d’applications Cloud. Ici, vous pouvez configurer un catalogue d’entreprise pour fournir des applications internes à votre entreprise, acheter de nouvelles d’applications, mais aussi gérer et surveiller la façon dont les applications sont consommées par votre entreprise et vos employés. Pour en savoir plus sur le nouveau modèle d’applications Cloud, visitez http://dev.office.com.

Gestion de collections de sites

Le moyen le plus simple de gérer des collections de sites consiste à utiliser la liste de collections de sites figurant dans le Centre d’administration SharePoint. Vous pouvez ainsi créer, supprimer et gérer les quotas et les mises à niveau pour les collections de sites. 
Page principale de gestion de collections de sites
Figure 3. Page principale de gestion de collections de sites

 

Pour les clients qui possèdent un grand nombre de sites et qui cherchent un moyen plus efficace de les contrôler, il existe une nouvelle façon plus rapide de gérer les clients SharePoint Online. Je vais laisser à Phil Newman le soin de vous en parler.

Présentation de SharePoint Online Management Shell

La nouvelle version de SharePoint Online possède un tout nouveau module Windows PowerShell qui permet aux administrateurs de gérer leurs sites et leurs utilisateurs. Windows PowerShell ouvre la porte à un grand nombre de nouveaux scénarios, y compris la possibilité de créer et de mettre à niveau des sites en bloc, et offre des fonctions améliorées de gestion des quotas et de création de rapports.

Éléments de base

Pour commencer, téléchargez SharePoint Online Management Shell. Dès que le Shell est installé, vous êtes opérationnel.

En partant du principe que vous exécutez SharePoint Online Management Shell sur un ordinateur qui n’est pas dans SharePoint Online, vous devez démarrer chaque session en vous connectant à votre environnement SharePoint Online. Pour cela, utilisez l’applet de commande Connect-SPOService. Vous devez toujours vous connecter à l’URL du Centre d’administration SharePoint Online.

Pour vous connecter, exécutez ce script dans SharePoint Online Management Shell : 

Connect-SPOService –url https://mytenant-admin.sharepoint.com 

Si vous vous sentez d’attaque, vous pouvez aussi placer les informations d’identification dans le script. Dans ce cas, veillez à protéger les fichiers contenant des mots de passe. 

$username = 'admin@contoso.onmicrosoft.com'
$password = 'MyPassword123'
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -argumentlist
$userName, $(convertto-securestring $Password -asplaintext -force)
Connect-SPOService –url https://contoso-admin.sharepoint.com –credential $cred
 

Que pouvez-vous faire dans Windows PowerShell ?

Nous avons constaté que la majeure partie de l’activité dans le Centre d’administration SharePoint Online était liée à la gestion des sites. Nous nous donc axé les nouvelles fonctionnalités de Windows PowerShell sur ce type de scénario. Dans Windows PowerShell, vous pouvez : 
  • Créer des sites
  • Gérer les quotas
  • Mettre à niveau des sites
  • Gérer les propriétaires et les administrateurs de sites
  • Gérer les autorisations et les groupes

Pour obtenir des informations détaillées, voir l’article Présentation de SharePoint Online Management Shell.

Voici les détails de quelques scénarios pratiques :

Obtention d’une liste de tous vos sites

Nos clients les plus importants nous posent souvent la question de savoir comment obtenir la liste de tous leurs sites et de leurs caractéristiques. Avec Windows PowerShell, c’est très simple :

  1. Assurez-vous d’être connecté.
  2. Exécutez « Get-SPOSite ».

Windows PowerShell peut créer un fichier CSV que vous pouvez ouvrir dans Excel en une seule ligne. Sur une ligne, exécutez simplement ceci : 

Get-SPOSite | Export-CSV –path MyReport.csv  
Utilisation de la commande Get-SPOSite dans Windows PowerShell pour retourner toutes les collections de sites en guise de résultat
Figure 4. Utilisation de la commande Get-SPOSite dans Windows PowerShell pour retourner toutes les collections de sites en guise de résultat

 

Mise à niveau de sites en bloc

Les clients actuels d’Office 365 disposent d’un contrôle total sur le moment auquel leurs sites sont mis à niveau vers la nouvelle expérience. Si les propriétaires de site peuvent mettre à jour des collections de sites individuelles au sein même de l’interface utilisateur SharePoint Online, les administrateurs de SharePoint Online ont aussi la possibilité de mettre à niveau des collections de sites par le biais de Windows PowerShell (une à la fois ou en bloc).

Pour mettre à niveau l’interface utilisateur et les fonctionnalités de tous vos sites SharePoint 2010 (14) vers l’interface utilisateur SharePoint 2013 (15), itérez simplement tous les sites en mode « 14 » au moyen d’un script tel que celui-ci : 

$14ModeSites = Get-SPOSite -limit all –detailed | Where-Object {$_.CompatibilityLevel – eq 14}
$14ModeSites | % {Upgrade-SPOSite -identity $_.url -VersionUpgrade}
 

Création de rapports

Au fur et à mesure que vous déployez des centaines de sites, Windows PowerShell vous permet de connaître le contenu de votre environnement Office 365. Pour cela, vous pouvez modifier légèrement le script que vous avez utilisé pour générer une liste de tous vos sites afin d’obtenir les données d’utilisation.

Voici la nouvelle ligne qui vous donnera plus d’informations. Celle-ci fonctionne sur des centaines voire des milliers de sites. 

Get-SPOSite –limit all –detailed | Export-CSV –path MyReport.csv 

Notez deux modifications :

  • L’utilisation de « -limit all ». Par défaut, Get-SPOSite retourne au plus 200 sites. Avec « -limit all », vous les obtenez tous.
  • L’utilisation de « -detailed ». Pour optimiser Get-SPOSite en termes de rapidité, seules les propriétés qu’il est possible d’obtenir rapidement par défaut sont récupérées. Quelques propriétés ne sont pas retournées par le script, sauf si vous l’exécutez en mode « -detailed ». Ces propriétés sont les suivantes :
    • CompatabilityLevel
    • ResourceUsageCurrent
    • ResourceUsageAverage
    • StorageUsageCurrent
    • WebCount
    • Title

Maintenant que vous possédez un fichier CSV de toutes les propriétés, vous pouvez voir comment votre quota d’utilisation est consommé dans votre environnement Office 365 et apporter les réglages nécessaires.

Générateur de commandes Windows PowerShell pour SharePoint

Pour vous permettre de générer plus facilement diverses commandes Windows PowerShell pour SharePoint Online, nous avons conçu un outil web nommé Générateur de commandes Windows PowerShell pour SharePoint. (Remarque : pour afficher toutes les commandes SharePoint Online appropriées, sélectionnez SharePoint Online dans la liste déroulante Produits.) Cet outil peut vous aider à visualiser les actions que vous souhaitez effectuer et à générer dynamiquement une commande Windows PowerShell que vous pouvez copier dans votre session de gestion. 

Écran principal du Générateur de commandes Windows PowerShell pour SharePoint lorsque vous sélectionnez SharePoint Online dans le menu déroulant Produits
Figure 5. Écran principal du Générateur de commandes Windows PowerShell pour SharePoint lorsque vous sélectionnez SharePoint Online dans le menu déroulant Produits

 

Administration SharePoint Online et modèle d’applications Cloud

Toutes les fonctionnalités proposées dans Windows PowerShell sont aussi disponibles dans le modèle d’applications Cloud. Je ne vais pas trop entrer dans le détail dans ce billet de blog, mais nous avons fait en sorte que vous ayez à votre disposition tous les éléments nécessaires pour utiliser les API d’administration SharePoint Online lorsque vous avez des outils de développement SharePoint. Dans n’importe quel projet basé sur le modèle objet client SharePoint (CSOM), il vous suffit d’ajouter une référence à Microsoft.Online.SharePoint.client.dll et le tour est joué ! Le seul inconvénient, c’est que votre application doit demander des autorisations de client et les obtenir.

Conclusion

C’est avec beaucoup de plaisir que nous vous avons présenté les nouvelles fonctionnalités du Centre d’administration SharePoint Online et les améliorations qui ont été apportées à celui-ci. L’accent a largement été mis sur l’uniformisation des différents composants d’Office 365, et nous nous sommes efforcés de mettre en œuvre les fonctionnalités que vous nous avez demandées. Enfin, il vous est désormais possible d’automatiser des tâches courantes à l’aide de Windows PowerShell. Alors, passez sans plus attendre à la pratique et faites-nous part de vos commentaires !

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page The new SharePoint Online Administration Center—more customer control.