Articolo originale pubblicato giovedì 13 ottobre 2011

In SharePoint Server 2010 sono introdotte nuove caratteristiche quali i metadati gestiti e lo spostamento basato su metadati che incrementano ulteriormente l'importanza dei metadati. Inserire i metadati nei documenti rappresenta tuttavia un problema significativo per molti progetti SharePoint. È importante pertanto valutare le conseguenze dell'uso di metadati per gli utenti. Man mano che il numero di colonne di metadati da compilare cresce, diventa meno probabile che gli utenti li compilino in quanto è necessario un impegno notevole per esaminare tutte le colonne e stabilire quali sono pertinenti. Se si utilizza una grande quantità di colonne obbligatorie, l'utilizzo da parte degli utenti potrebbe risultare lento in quanto è estremamente frustrante caricare il contenuto. In uno scenario di collaborazione molto aperto questo aspetto può rivelarsi sfavorevole. Quando però il valore del contenuto e l'impegno richiesto per creare il contenuto aumentano, diventa più probabile che gli utenti dedichino del tempo alla compilazione dei campi appropriati, specialmente se questa operazione non è frequente.

Per qualsiasi progetto SharePoint occorre valutare attentamente quali metadati saranno necessari per eseguire le operazioni richieste e per consentire agli utenti di individuare il contenuto. Considerate quanto tempi impiegheranno gli utenti per compilare tali metadati e l'impatto sugli utenti. Se sono necessari molti metadati ma gli utenti finali non scelgono il sistema a causa del notevole sovraccarico richiesto, risulterà difficile ottenere un'implementazione efficace.

Le impostazioni predefinite dei metadati aiutano a risolvere questo problema in quanto potete compilare automaticamente i metadati per gli utenti. Se un campo specifico avrà lo stesso valore per la maggior parte delle volte, potete specificare un'impostazione predefinita per i metadati in modo da aiutare gli utenti a compilare velocemente i moduli. Le impostazioni predefinite dei metadati possono essere specificate per ogni colonna a livello del sito, a livello dell'elenco o a livello della cartella. Le impostazioni predefinite dei metadati si ereditano reciprocamente e l'impostazione predefinita figlio ha sempre la priorità. Se ad esempio è definita un'impostazione predefinita su una cartella e sono presenti impostazioni predefinite per l'elenco e la colonna del sito, verrà applicata l'impostazione predefinita per la cartella. Se invece sono presenti impostazioni predefinite per una colonna e un elenco, ma non ve ne sono per una cartella, quando si aggiunge un elemento alla cartella, avrà l'impostazione predefinita dell'elenco. Quando gli utenti creano o caricano un nuovo elemento, l'impostazione predefinita dei metadati verrà applicata e visualizzata nel modulo di modifica delle proprietà. L'utente può quindi modificare la proprietà in base alle esigenze. Pianificando e definendo le impostazioni predefinite dei metadati in anticipo, risulterà più facile valutare quali impostazioni predefinite adottare e come utilizzarle per semplificare l'applicazione dei metadati agli elementi.

Le impostazioni predefinite di metadati sono supportate nei seguenti tipi di colonna:

· Riga di testo singola

· Scelta

· Numero

· Valuta

· Data e ora

· Sì/No

· Metadati gestiti

Definizione di impostazioni predefinite dei metadati durante la modifica delle colonne:

Quando si crea o si modifica una colonna a livello del sito o dell'elenco, è disponibile un campo che consente di specificare un valore predefinito. Potete specificare impostazioni predefinite a livello del sito e quindi sostituirle a livello dell'elenco.

Definizione di impostazioni predefinite dei metadati mediante il controllo albero: 

Nelle raccolte potete utilizzare un controllo albero per definire impostazioni predefinite dei metadati per la raccolta e per singole cartelle. Per questo scopo, visualizzate le impostazioni della raccolta e fate clic sul collegamento “Impostazioni valori predefiniti colonne”. In questo modo verrà implementato un controllo albero che potete utilizzare per spostarvi tra le cartelle della raccolta. Potete definire impostazioni predefinite alla radice della raccolta e per ogni singola cartella. Le cartelle erediteranno i valori predefiniti a meno che non indicate un valore predefinito specifico per la cartella figlio.

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Le impostazioni predefinite dei metadati rappresentano un'ottima soluzione per semplificare l'inserimento di metadati nelle colonne. Potete utilizzarle anche per applicare impostazioni predefinite a colonne nascoste, in modo che gli utenti non abbiano mai la possibilità di modificare il campo, ma possano utilizzare i metadati per spostarsi e recuperare contenuto.

 

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Metadata Defaults in SharePoint Server 2010