Presentación de SharePoint Workspace 2010

¿Le gustaría tener una respuesta sencilla para los usuarios de SharePoint que preguntan cómo pueden actualizar sus documentos de SharePoint mientras se encuentran ausentes o sin conexión, o cómo pueden obtener acceso al contenido de SharePoint de forma rápida y fácil sin un explorador?

La instalación de SharePoint Workspace en los equipos cliente podría ser la respuesta indicada. SharePoint Workspace forma parte del conjunto de aplicaciones de Office Professional Plus 2010 y está diseñado específicamente para admitir usuarios de SharePoint sin conexión y remotos que necesitan trabajar sin conexión o tener un acceso mínimo a los servidores de SharePoint.

Con SharePoint Workspace, un usuario final puede conectarse fácilmente a un sitio de SharePoint designado, obtener una copia local de listas y bibliotecas de SharePoint seleccionadas y agregar o modificar el contenido de listas o bibliotecas dentro de un "área de trabajo de SharePoint" privada. El contenido de un área de trabajo de SharePoint se sincroniza automáticamente con el sitio de SharePoint asociado cuando los usuarios se encuentran en su red, o se puede sincronizar manualmente a petición. No se necesita acceso de explorador, ni configuraciones de VPN o TI especiales.

Si en su organización ejecuta Servicios de dominio de Active Directory (AD DS) , puede usar la directiva de grupo para administrar y personalizar una implementación de SharePoint Workspace según sus prácticas de TI, al igual que con las otras aplicaciones de Office. Como alternativa, puede usar la Herramienta de personalización de Office. La directiva más importante que debe tener en cuenta para la implementación de SharePoint Workspace es la que bloquea el uso de áreas de trabajo del mismo nivel. Normalmente, SharePoint Workspace permite a los usuarios crear "áreas de trabajo de Groove" de colaboración y carpetas compartidas donde pueden compartir información con pares de confianza invitados. Las áreas de trabajo de Groove son independientes de las áreas de trabajo de SharePoint y no admiten conexiones con sitios de SharePoint. Pero si su organización prohíbe o desalienta este tipo de actividad, asegúrese de incluir la directiva de prohibición de áreas de trabajo de Groove en la implementación de Office Professional Plus 2010.

Otras directivas importantes a tener en cuenta son la que requiere protección de capa de sockets seguros (SSL) para las conexiones de cliente de SharePoint Workspace con SharePoint Server 2010 y la que impide que Windows Search 4.0 rastree el contenido de SharePoint Workspace.

Para obtener información acerca de cómo planear e implementar SharePoint Workspace, vea http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee649106.aspx.

Una vez que los empleados empiecen a usar las áreas de trabajo de SharePoint para colaborar con el contenido de SharePoint, apenas notarán que están usando otra aplicación. Pronto podrán crear varias áreas de trabajo para obtener acceso a varios sitios de SharePoint. Trabajar con el contenido de SharePoint en un área de trabajo de SharePoint no solo resuelve el problema de trabajar sin conexión, sino que suele ser más fácil y rápido que el acceso mediante un explorador (imagine representar imágenes o guardar los cambios en un servidor distante). Debido a esto, las llamadas de usuarios remotos que intentan obtener acceso al contenido de SharePoint quedarán en el pasado.

Para obtener información acerca de cómo SharePoint Workspace ayuda a los usuarios finales, vea http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-workspace-help/CH010289332.aspx.

-- Mena Paton, redactora técnica de SharePoint Workspace

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Introducing SharePoint Workspace 2010