Artículo original publicado el miércoles, 19 de octubre de 2011

Hola, soy Quentin y estoy aquí de nuevo. En la entrada de blog de hoy deseo presentarles un nuevo y emocionante tipo de contenido que se usa como componente arquitectónico para organizar productos de trabajo basados en varios documentos. Los conjuntos de documentos se ajustan entre documentos y sitios. Puede usar conjuntos de documentos cuando tenga un grupo de documentos relacionados en los que colaborar pero no necesita un sitio o biblioteca de documentos completamente nuevos. Los conjuntos de documentos ofrecen un área de trabajo de colaboración en los que los usuarios pueden trabajar en un grupo de documentos relacionado. Desde la versión de SharePoint 2010, he visto que se han usado conjuntos de documentos para una amplia variedad de escenarios internamente aquí en Microsoft y con algunos de nuestros clientes. Entre los ejemplos se incluyen proyectos de investigación, especificaciones de desarrollo de software, repositorios de administración de conocimiento y estudios de evaluación de uso.

Los conjuntos de documentos son similares a las carpetas, pero cuando obtiene acceso a un conjunto de documentos obtiene una página de elemento web que se puede personalizar. Al cargar documentos a un conjunto de documentos, aparecen en un elemento web que funciona como una vista de biblioteca de documentos. Varias características del conjunto de documentos agilizan y facilitan el trabajo en proyectos de documentos relacionados. Estas son algunas de estas características:

  • Los metadatos compartidos aplican los mismos metadatos en todos los elementos del conjunto de documentos
  • Los documentos predeterminados se pueden aprovisionar automáticamente cuando se crea un conjunto de documentos
  • Una página de elemento web denominada la página principal muestra el contenido del conjunto de documentos y también se puede personalizar para mostrar más información que solo documentos

Los conjuntos de documentos se integran con nuestra visión de administración de documentos general contribuyendo a administrar lo no administrado e incorporando la colaboración y los metadatos en la administración y creación de documentos. Los conjuntos de documentos se pueden usar para organizar y encontrar contenido y hacen sencillas la agrupación y la relación de los documentos. Los conjuntos de documentos promueven el uso de columnas para metadatos en el propio conjunto de documentos y los documentos incluidos en el mismo. Las columnas compartidas colocan los metadatos del conjunto de documentos en todos los documentos que se encuentran dentro y resulta de utilidad para visualizar las propiedades del conjunto de documentos en la página principal del conjunto de documentos. Los conjuntos de documentos agilizan y facilitan el trabajo en grupos de documentos relacionados, ahorrando tiempo y dinero.

Hemos creado conjuntos de documentos en función de escenarios que hemos vimos internamente en Microsoft y de nuestros clientes. Por ejemplo, en el equipo de Office organizamos los elementos de los productos que creamos en características y cada característica tiene un equipo que trabaja en ella. Estas características tienen especificaciones, planes de desarrollo y planes de prueba. Los conjuntos de documentos facilitan la creación de los documentos necesarios y administran una colección de documentos para una característica.

También vimos clientes con escenarios similares, como propuestas de ventas que requieren presentaciones, hojas de cálculo y contratos de ventas. En lugar de administrar cada elemento de manera individual, en estos casos puede haber metadatos que se deberían compartir y procesos de flujo de trabajo que deben tener lugar en la colección de elementos. Esperamos que los asociados y los clientes tomen conjuntos de documentos y los personalicen para escenarios verticales específicos a fin de admitir procesos importantes como la administración de casos y proyectos de investigación.

Ahora que he ofrecido una rápida introducción sobre para qué se usan los conjuntos de documentos, permítanme ofrecer información general de las principales características de los conjuntos de documentos.

Página principal

Cuando vaya a un conjunto de documentos, observará que no es su típica vista de carpetas. Los conjuntos de documentos tienen una página principal personalizable. De forma predeterminada, esta página tiene un elemento web de propiedades del conjunto de documentos. En la página de configuración del conjunto de documentos, puede especificar qué columnas del conjunto de documentos se muestran en este elemento web. También hay un elemento web del contenido del conjunto de documentos que muestra los documentos que se han agregado al conjunto de documentos.

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Este es un ejemplo de una página de bienvenida del conjunto de documentos no personalizados con algunos documentos.

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Este es un ejemplo de una página principal personalizada en la que se ha cambiado la imagen y se ha agregado un panel de notas. La página principal está compartida por todos los conjuntos de documentos de un tipo de contenido concreto en una lista de manera que los cambios se reflejarán para todas las instancias. De esta manera se agiliza y se facilita la realización de cambios a la página de bienvenida ya que las actualizaciones estarán disponibles al instante para los conjuntos de documentos existentes.

Tipos de contenido permitidos

Puede seleccionar los tipos de contenido disponibles para el conjunto de documentos, permitiéndole controlar los tipos de contenido que están disponibles para usarlos dentro del conjunto de documentos. 

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Contenido predeterminado

Los documentos se pueden especificar para su creación automática cuando se crea un nuevo conjunto de documentos. Se pueden especificar documentos predeterminados, lo que le permite controlar las plantillas que las personas usan para un conjunto de documentos. De esta manera se ahorra el tiempo de tener que buscar y cargar plantillas con las que empezar. Por supuesto, los usuarios todavía pueden cargar sus propios documentos también a un conjunto de documentos.

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Columnas compartidas

Las columnas del conjunto de documentos se pueden compartir a todos los documentos que se encuentran dentro del conjunto de documentos. Esto hará que la columna sea de solo lectura de manera que el valor solo se pueda cambiar editando las propiedades de un conjunto de documentos. De esta manera se ahorra tiempo a los usuarios porque solo tienen que actualizar metadatos en un lugar y, a continuación, se actualizarán en todos los documentos del conjunto de documentos. Esto también contribuye a asegurar que los metadatos son coherentes. Puede usar las columnas compartidas para asegurarse de que todos los documentos tienen determinados metadatos.

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Enviar a

Las ubicaciones Enviar a que se han especificado en Administración central estarán disponibles para conjuntos de documentos de manera que pueda enviarlos a un organizador de contenido configurado. También puede usar acciones de flujo de trabajo para enviar conjuntos de documentos a un organizador de contenido. El organizador de contenido es una nueva característica de SharePoint 2010 para mover contenido en función de los metadatos a carpetas, bibliotecas u otros sitios.

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Cinta de opciones personalizable

Una de las mejoras principales de SharePoint 2010 es la interfaz de la cinta de opciones que es similar a la interfaz de la cinta de opciones de las aplicaciones del cliente de Office. Los conjuntos de documentos tienen su propia cinta de opciones para llevar a cabo acciones como el envío a, la eliminación y la captura de versiones. Esta cinta de opciones también se puede personalizar para agregar nuevos comandos.

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Control de versiones

Los conjuntos de documentos tienen su propio control de versiones que se usa para capturar una captura de pantalla de las versiones protegidas de documentos y la propiedades del conjunto de documentos.

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Flujo de trabajo

Los conjuntos de documentos admiten flujos de trabajo en una colección de documentos. Varias acciones de flujo de trabajo específicas del conjunto de documentos están disponibles en SharePoint Designer, entre las que se incluyen la captura de una versión y el inicio de un proceso de aprobación.

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Resumen

Los conjuntos de documentos constituyen una fantástica manera de organizar documentos relacionados para el trabajo basado en proyecto. Ofrecen un entorno de colaboración y personalizable que puede usar para satisfacer las necesidades de productos de trabajo de varios documentos. También son un componente arquitectónico de información central que se puede usar para representar conceptos como blocs de notas de investigación, propuestas de ventas y especificaciones de producto. Los conjuntos de documentos facilitan el aprovisionamiento automático de plantillas, la colaboración en un grupo de documentos y el uso compartido de información acerca de documentos (como propiedades de metadatos).

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Quentin Christensen

Administrador de programas, administración de documentos y registros

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Introducing Document Sets