Artículo original publicado el martes, 13 de octubre de 2011

En Microsoft Office SharePoint Server 2007 lanzamos la Directiva de administración de información, que permitía la auditoría y expiración por tipo de contenido. Con SharePoint Server 2010 la flexibilidad de retención ha aumentado mucho. Ahora hay varias acciones de retención que se pueden realizar de manera inmediata y es sencillo desencadenar flujos de trabajo personalizados. La mayor característica nueva es la capacidad de realizar retención basada en ubicación (establecer retención por carpeta), que abre nuevas opciones para planes de archivos jerárquicos. También puede realizar retención de varias fases.

Configuración de directiva

A la página de configuración de Directiva de administración de información se puede obtener acceso dirigiéndose a la galería de tipos de contenido de sitio, seleccionando un tipo de contenido y haciendo clic en el vínculo de configuración de directiva de administración de información. En la página de configuración puede rellenar una descripción administrativa, esto es lo que le aparece a los administradores al configurar directivas. También se muestra una declaración de directiva; esto es lo que se mostrará a los usuarios finales, por ejemplo, cuando abran un documento de Word obtendrán una barra de información. Hay cuatro categorías de directiva: retención, auditoría, códigos de barras y etiquetas. La retención le permite especificar acciones que se producen tras una fecha determinada. La auditoria le ofrece opciones para seleccionar operaciones a elementos de los que se realizará un seguimiento. Los códigos de barras y las etiquetas se pueden usar para realizar un seguimiento de los documentos.

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Acciones de retención

Entre las acciones de retención se incluyen:

· Mover a la papelera de reciclaje

· Eliminar permanentemente

· Transferir a otra ubicación: puede seleccionar desde ubicaciones Enviar a configuradas que enviarán el documento a un organizador de contenido

· Iniciar un flujo de trabajo: seleccionar entre flujos de trabajo disponibles que están asociados con el tipo de contenido (o lista en el caso de una directiva basada en ubicación)

· Saltar a siguiente fase

· Declarar como registro: esto marcará el elemento como registro usando la nueva característica Registros locales. En el nivel de colección de sitios puede especificar si un registro se debe tratar como un elemento normal, bloquear eliminación, o bloquear edición y eliminación. Para usar esta acción la característica de colección de sitios Registros locales debe estar activada.

· Eliminar borradores anteriores

· Eliminar todas las versiones

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En la sección de eventos observará que puede seleccionar columnas y hay una opción deshabilitada para establecer una fórmula de retención personalizada. Esta opción solo está disponible si se ha instalado una fórmula de retención personalizada en el servidor. Puede consultar el artículo Creating a Custom Expiration Formula Based on Metadata in SharePoint Server para obtener más información acerca de la creación de una fórmula de retención personalizada.

Retención basada en ubicación y basada en tipo de contenido

Con SharePoint Server 2010 puede configurar el tipo de contenido o la retención basada en ubicación. La retención basada en el tipo de contenido le permite especificar que todos los elementos de un tipo de contenido concreto seguirán una programación de retención. Para especificar una página de retención, vaya a la página de configuración de directiva de administración de información, a la que se puede obtener acceso desde la página de configuración principal para un tipo de contenido. Desde allí puede hacer clic en el botón Habilitar para retención y agregar nuevas fases. Es importante tener en cuenta que las páginas, blogs y wikis son tipos de contenido que pueden tener directiva así como documentos.

La retención también se puede especificar por biblioteca y carpeta. Para ello navegue a la lista para la que desea configurar la retención, vaya a la página de configuración de lista y, a continuación, haga clic en la configuración de directiva de administración de información. De forma predeterminada, los elementos seguirán la retención basada en el tipo de contenido. Para cambiar el origen de la programación de retención, haga clic en el vínculo del origen del cambio. Ahora todos los elementos de esta lista seguirán la programación de retención que se especifica para esta lista, en lugar de lo que se especifique para el tipo de contenido. A la izquierda de la pantalla hay un control de árbol que se puede usar para navegar a las carpetas de la lista. Puede usar este control para seleccionar diferentes carpetas y especificar una programación de retención para dicha carpeta concreta y todas las carpetas que se encuentran debajo de ella. clip_image005

Las carpetas heredan la directiva de ubicación de su principal. En el nivel de lista puedo establecer una programación de retención para que todos los elementos expiren 5 años después de la fecha de creación. Todos los elementos de la lista recibirán y, a continuación, expirarán tras 5 años. Para la carpeta Confidencial tengo que conservar elementos durante 7 años, de modo que ahora los elementos que se encuentran dentro de la carpeta confidencial (incluidas las nuevas carpetas) expirarán a los 7 años.

También puede establecer programas de retención de varias fases. Supongamos que después de que un documento no se ha modificado durante más de 90 días, no se necesitarán versiones anteriores, de modo que para ahorrar espacio deseo que se eliminen todos los borradores anteriores (dado que cada versión es el tamaño completo del documento, 10 versiones suponen que puede que se ocupe 10 veces el espacio). Además no deseo que los documentos abarroten esta biblioteca porque es un espacio de colaboración. Después de 1 año ya no serán necesarios los documentos pero se tienen que conservar 7 años por motivos de cumplimiento legal. Puede establecer una segunda fase para enviar todos los documentos a un centro de registros tras 1 año.

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SharePoint Server 2010 ofrece flexibilidad y capacidades muy mejoradas para la retención de documentos. Entre las mejoras principales se incluyen las acciones de retención de varias fases, más acciones de retención inmediatas y retención basada en ubicación. Además, las mejoras con la creación de flujos de trabajo con SharePoint Designer facilitan la creación de flujos de trabajo personalizados para crear acciones de retención para resolver sus necesidades.

 

Quentin Christensen

Administrador de programas, administración de documentos y registros

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Policy and Retention in SharePoint Server 2010