Artículo original publicado el miércoles 1 de agosto de 2012

Chris Slemp es director de soluciones senior en el departamento de TI de Microsoft y dirige las soluciones empresariales sociales internas de Microsoft desde hace 3 años.

Detesto las felicitaciones navideñas. No me malinterprete, no soy ningún tacaño, pero escribir (y, en algunos casos, incluso leer) estos resúmenes anuales tradicionales que se envían por correo es mi parte menos favorita de las vacaciones. En lugar de ser una buena excusa para recuperar el contacto, se ha convertido en fanfarroneo sobre críos que rinden más de lo esperado. También me fastidian porque el medio no se ajusta al objetivo. Yo prefiero mantener el contacto a lo largo de todo el año dejando par de líneas en Facebook, actualizando el blog o escribiendo un correo electrónico. A mí abuela sí que la llamo, claro está (aunque no tan a menudo como debería), y trato de hacerlo en días no festivos para saber realmente cómo se encuentra.

Cuento la historia número dos y luego prometo que iré al grano. En mi pueblo hay un chico (agradable, con buenas intenciones) que no sabe cómo terminar una conversación. A pesar de tener mi dirección de correo electrónico y de estar en Facebook, insiste en llamarme para cualquier tipo de pregunta y prolongar durante 10 minutos lo que debería haber sido una llamada de 60 segundos. He aprendido a detectarlo con el identificador de llamada. Todos conocemos a alguien así.

Utilizar la herramienta correcta

¿Qué tienen en común estas historias? El uso de la herramienta adecuada para la labor que se está desempeñando. La comunicación podría ser la faceta más importante de la mayoría de las trayectorias profesionales, y utilizarla de manera eficiente y eficaz constituye la diferencia entre mediocridad y éxito rotundo. La nueva versión de SharePoint proporciona nuevas herramientas para agregar al correo electrónico y a la Mensajería instantánea y crea la oportunidad de cambiar nuestros hábitos de colaboración para acuñar un modo de trabajar más transparente y eficiente.
Me refiero a los suministros de noticias, por supuesto. Pero en el nuevo SharePoint hay dos tipos: el suministro público y los suministros de sitio. También existe una nueva plantilla de sitio de comunidad. Con tantas opciones, los empleados en ocasiones se preguntan por cuál decantarse. Esperemos que las lecciones aprendidas aquí en Microsoft ayuden también a su compañía.

¿Qué le pasa a mi correo electrónico?

Primero tendrá que responder a esta pregunta: "¿Por qué debería utilizar todas estas innovaciones? El correo electrónico es la herramienta por excelencia para dirigir un mensaje a un grupo conocido, pero la gran parte del tiempo eso no es lo que buscamos. A continuación presentamos una lista parcial de las ventajas de extraer la comunicación de las bandejas de entrada al exterior:
  • Buscar conversaciones previas sin tratar de encontrar o archivar las listas de distribución de Outlook correctas ni unirse a ellas.
  • Un público más amplio y diverso del que encontrará por correo electrónico, ya que los mensajes están potencialmente expuestos a más personas.
  • Mantener la bandeja de entrada centrada en las entregas finales del equipo y evitar conversaciones aleatorias.
  • Desempeñar una labor en la oficina no significa solo ser útil, sino también parecerlo. Las publicaciones de suministro de noticias y los foros web son, de manera inherente, más visibles que el correo electrónico.

Cómo pensar en suministros de noticias y en comunidades

Ahora desentrañaremos cuál es la especialidad de cada una de estas herramientas. Comencemos con la diferencia entre la vista Suministro de noticias predeterminada de SharePoint y la vista Todos los usuarios. Ambas son valiosas, pero la vista predeterminada es como un cuidado jardín: de él brotan las conversaciones en las que está interesado porque ha "plantado las semillas" siguiendo a personas, a sitios, a documentos y a etiquetas de interés. La vista Todos los usuarios es más salvaje: orgánica e impredecible, repleta de publicaciones de cualquier persona que desee darles una gran difusión. Pero algunas de las conversaciones y personas inesperadas que encuentre aquí pueden acabar teniendo un valor incalculable, como una sorprendente vista panorámica al girar la curva de un sendero de montaña.
 


Los sitios de grupo, por otra parte, son un medio de difusión de información público. Aprovechan grandes grupos de usuarios con intereses comunes para responder a las preguntas de cada uno seleccionando y difundiendo todo ese conocimiento oculto o simplemente proporcionando un lugar de encuentro donde se necesita más que establecer conversación.

Comparar características de usuario

La tabla siguiente puede serle útil para hacerse una idea de la potencia de cada herramienta desde la perspectiva de la persona que la utiliza. ¿Tendrá que extraer una gráfica cada vez que desee comunicarse? Por supuesto que no, no más que cuando envía un correo electrónico o un mensaje instantáneo o responde al teléfono. Después de un tiempo se convertirá en algo natural.



Las herramientas están organizadas en un "espectro" que va de una transparencia total, a la izquierda, a una elevada privacidad, a la derecha. También es un espectro de normas sociales para el tiempo de respuesta, que, a la izquierda del todo podría fácilmente ser "nunca" y a la derecha del todo es "casi instantáneamente" (de ahí el nombre). Consideramos que estos dos factores, alcance de público y urgencia de respuesta, son extremadamente útiles para que los usuarios sitúen las herramientas en el contexto de herramientas que ya comprenden: el correo electrónico y la Mensajería instantánea.

Algunos podrían decir "¿Y por qué está el correo electrónico a la derecha? Reconozco que es privado, pero muchos de mis correos electrónicos nunca reciben respuesta". Por desgracia. El motivo es que, anteriormente, toda la comunicación de las otras herramientas se ha metido a presión en la bandeja de entrada. El correo electrónico importante que requiere respuesta se pierde en un mar de correos comunes de charlas sobre artículos fascinantes, pero dispersos, de TechCrunch. Acabo de hacer un recuento de los correos electrónicos que procesé de 8 am a 3 pm y solo necesito conservar el 14 % de los 200. Imagínese que el 86 % restante hubiera estado en el suministro de noticias... Podría haber invertido mucho menos tiempo en eliminar correos que no necesitaba.

Comparar escenarios empresariales

La tabla siguiente se centra más en los aspectos que preocupan más a los propietarios de negocios: si el "mejor" contenido puede encontrarse fácilmente, la posibilidad de integrar estas herramientas en otras experiencias o el bloqueo como medio de mantener conversaciones sensatas.



Si disponer de una caja de herramientas de colaboración con más herramientas es algo magnífico, saber qué herramienta utilizar para cada escenario es aún mejor. Si albergaba alguna esperanza para esta publicación era que eliminase para siempre los correos comunes que cuentan con una sola línea: "Yo también".

Ahora, si me disculpa, será mejor que llame a mi abuela…  

Fotografías de Flickr: DavidK y SteveD

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en The Social Spectrum