Artículo original publicado el martes, 24 de julio de 2012

Son las 7 de la mañana del martes. Hoy va a ser un gran día. Tiene que presentar una importante propuesta de marketing al departamento de gestión sobre el nuevo sabor de helado que ha creado su empresa, el Arc con trozos de tres chocolates. Mientras que otros no han dado lo suficiente y se han quedado en la estacada, usted ha trabajado sin descanso en la creación de una presentación que muestra cómo garantizar el éxito de su obra maestra helada, cómo abordará el mercado del helado, con valor de 10.000 millones de dólares, y cómo logrará que su equipo introduzca en el mercado este fabuloso sabor antes de finales de julio, el mes nacional del helado. Ha recopilado mucha información de diversas fuentes y no pinta nada mal. En esta era en la que es fundamental pasar a la acción, se ha convertido en la persona a quien recurrir, en el James Bond del marketing del helado, y ha perfeccionando la técnica con SkyDrive Pro.

Si está familiarizado con el servicio personal de almacenamiento en la nube que ofrece SkyDrive, con SkyDrive Pro se sentirá como en casa. SkyDrive Pro es un servicio optimizado para empresas administrado por su organización o empresa. Es su espacio principal para trabajar con documentos: el lugar en el que buscar, almacenar y compartir los archivos importantes de su trabajo. Y ahora, con SkyDrive Pro se convertirá en la estrella de la productividad. Rebobinemos un poco y veamos cómo ha llegado hasta aquí.
 

Lunes, 10:00: crear los documentos

R&D ha creado un sabor de helado y el jefe quiere una propuesta de marketing para finales de semana. Va a tener que recopilar mucha información y muy rápido: un informe sobre el cambio global en la preferencia de helados entre niños pequeños, un gráfico en el que se muestren las ventas mensuales de cada sabor, y comparativas de diseños de marcas de helados. La creación de documentos en SkyDrive Pro es muy sencilla: abra un documento de Word, un libro de Excel, una presentación de PowerPoint o un bloc de notas de OneNote directamente desde el explorador, o bien cree un documento en alguna aplicación de Office y guárdelo en SkyDrive Pro.

 
También puede conservar en SkyDrive Pro los diseños de etiqueta, los archivos PDF de análisis de mercado y los informes de ventas trimestrales guardándolos allí directamente o, en un explorador web, arrastrando los archivos a SkyDrive Pro.
 

Lunes, 13:00: trabajar con los documentos

Una vez que haya creado los documentos en SkyDrive Pro, podrá ver los detalles de los mismos y trabajar con ellos fácilmente. Haga clic con el botón secundario en la fila o en el botón del globo del documento para ver más información sobre un documento y realizar acciones como abrir, editar y cambiar las propiedades. Con Office Web Apps, puede visualizar una vista previa interactiva de los documentos de Word, Excel y PowerPoint. También puede ver con quién se está compartiendo el documento y compartirlo con otras personas.
 

Martes, 09:00: compartir los documentos

Los documentos que ha creado eran hasta ahora privados, pero ha llegado el momento de que el equipo se ponga manos a la obra. Comparta documentos específicos con sus compañeros: Armando, del equipo de marketing, puede aportar su granito de arena resaltando la importancia de comercializar el helado a nivel regional, y Sara, de la gestión de marcas, puede explicar por qué un helado cremoso de alta calidad triunfa más que los helados nuevos con envoltorio individual. Con la co-autoría (disponible en Office Web Apps y en Office 2010 y versiones posteriores) todos pueden trabajar en el mismo documento sin encontrarse con copias desfasadas ni tener que preocuparse por combinar varios archivos. 
 
 

Martes, 13:30: evitar problemas por pérdida de datos

Cuando abre el Informe de calidad y etiquetado de helado, descubre que falta información crítica sobre la satisfacción del cliente respecto al contenido en grasas del helado. Parece que Andy, el nuevo, ha suprimido una diapositiva sin querer. Por suerte, SkyDrive Pro siempre guarda de forma automática la última versión del documento que editó, de modo que siempre puede volver a la copia anterior. Usted recupera los datos y Andy aprende una lección sin que se disuelva el helado.

Miércoles, 11:00: establecer prioridades

Además de sus propios documentos, SkyDrive Pro le permite encontrar otros documentos de su interés en SharePoint mostrándole una lista de los documentos que sigue. Siga el informe de Sameer sobre las últimas tendencias del mercado o la presentación de Kim para la propuesta de marca, y los encontrará en la página Documentos que sigo de SkyDrive Pro. Usted es el centro de SkyDrive Pro y SharePoint, por lo que siempre es fácil encontrar lo que busca.  
 
En Office 365, también encontrará una lista de documentos recientes en la que encontrará rápidamente ese informe de análisis de marketing que Armando empezó a escribir ayer. Esta lista la encontrará siempre que inicie sesión en cualquier lugar de Office 365, incluidos SkyDrive Pro en el explorador y las aplicaciones de Office de escritorio o del dispositivo móvil.  
 

Hoy, 07:30: obtener acceso a los documentos desde cualquier lugar

Como estrella de la productividad, no pierde el tiempo mientras se desplaza hasta la oficina, ya que lleva la oficina con usted. Puede sincronizar SkyDrive Pro en su equipo local para trabajar en esa importante presentación incluso sin tener acceso a Internet.

Sincronice sus archivos con solo pulsar un botón y podrá ir preparándolo todo durante el trayecto de metro. Antes de que los administradores tengan tiempo de coger su taza de café, tendrá una pulida presentación lista para exponer. 
 

Hoy, 19:00: acceso móvil para terminar y volver a la cena

Está celebrando su buen trabajo con una cena y el administrador le envía un correo electrónico para decirle que la presentación ha sido todo un éxito. Tanto, que quieren mostrársela al director de marketing mañana y necesitan la presentación... ahora. Saque el móvil y comparta el documento antes de que el camarero le traiga el canastillo con el pan y la mantequilla. Causará una buena impresión a su jefe y podrá continuar con la cena. Sus archivos están con usted, dondequiera que esté.

Mañana: compartir con la organización

Al departamento de gestión le encantó el informe de marketing, así que ya puede compartir su obra maestra con los demás trabajadores de la organización arrastrando la presentación a la carpeta "Compartido con todos". Todos los archivos que se coloquen aquí serán visibles para todos y cualquier persona de la organización los podrá editar, sin necesidad de compartirlos con cada una de ellas. También puede publicar el documento en el suministro de noticias o enviar un vínculo por correo electrónico.
 
Despídase de la sobrecarga en los correos por adjuntar archivos y olvídese de los documentos desfasados. Los días en que se desesperaba tratando de localizar el documento en el que estaba trabajando y haciendo correcciones de última hora a las diapositivas han llegado a su fin. Ahora tiene una presentación con un magnífico aspecto que demuestra que es un genio del helado de chocolate y un maestro en la colaboración con documentos. Su jefe está tan impresionado que le pedirá consejo por cómo se las apañó para arreglarlo todo.

Bienvenido al mundo de la colaboración con documentos en el trabajo.
Bienvenido a SkyDrive Pro.

 

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Introducing SkyDrive Pro