Artículo original publicado el viernes, 27 de julio de 2012

Gaurav Doshi es administrador de programas en el equipo de ingeniería de SharePoint, que se encarga de la experiencia de usuario.

Una de las razones por las que me encanta trabajar para Microsoft es su omnipresente cultura de la generosidad. Todas las personas que conozco están implicadas en actividades de voluntariado no lucrativas. Yo mismo colaboro de manera desinteresada como administrador de un grupo de voluntarios de la India que ofrecen educación y atención sanitaria básica a niños desfavorecidos.
Solemos intercambiar gran cantidad de información: fotografías, vídeos, documentación sobre presupuestos, facturas y documentación jurídica. Trabajamos juntos en la creación de presentaciones, en la edición de vídeos y en el reparto de material formativo. Actualmente todo este trabajo se realiza por correo electrónico, y, como podrá imaginarse, es un lío, todo está desperdigado. Es habitual que se pierdan actualizaciones y que se pierda el control de las versiones rápidamente.
 
SharePoint es ideal para poner orden en este desastre, ya que un sitio es el lugar perfecto para almacenar todo lo relativo a un proyecto. Puedo compartir el sitio de manera sencilla con las personas de la organización o con voluntarios que sean usuarios externos. Puedo colaborar con cualquier persona desde cualquier lugar para crear presentaciones y editar vídeos sin perder nunca las actualizaciones. 
 
Si está familiarizado con SharePoint es posible que le suenen los conceptos "permisos", "grupos" y "herencia", pero "uso compartido" podría resultarle nuevo. Es increíblemente sencillo, al tiempo que muy eficaz. Vamos a echarle un vistazo.
 

Uso compartido de un sitio

El objetivo de los sitios es su uso compartido, y, con la nueva versión de SharePoint, compartir un sitio es muy sencillo. En cada página del sitio, en la parte superior derecha, hay un botón "Compartir". Solo tiene que hacer clic en él, escribir los nombres de las personas con las que desea compartir y pulsar Entrar.
 
Las personas con las que acaba de compartir recibirán una invitación por correo electrónico con un vínculo al sitio.
Si utiliza Office 365, puede invitar a personas ajenas a la compañía. Escriba las direcciones de correo electrónico y también recibirán una invitación.
Una parte del uso compartido es comprender quién puede ver la información. Si desea saber quién está ya en el sitio, puede comprobarlo fácilmente. En el menú "Configuración" de la esquina superior derecha, haga clic en "Compartido con" y verá los nombres e imágenes de las personas que tienen acceso al sitio.



Uso compartido de un documento

Habrá ocasiones en que desee compartir solo un documento y no un sitio completo. En ese caso, puede cargar el documento en SkyDrive Pro. En este punto todavía no se comparte con nadie. Cuando esté listo para compartirlo, haga clic en el icono "Bloquear" que hay junto al documento y luego escriba los nombres en "Invitar a usuarios" y presione Entrar. A medida que invita a usuarios, el icono "Bloquear" cambia para indicar que el documento se está compartiendo.
 
También puede compartir documentos individuales dentro de un sitio seleccionando "Compartir" en el globo del documento.
 






Cuando comparte un documento con personas ajenas a su organización, estas siempre tendrán que iniciar sesión con una Cuenta Microsoft gratuita (anteriormente conocida como Live ID), pero si desactiva la opción "Solicitar inicio de sesión", no será necesario. Para mí, esta es la mejor opción cuando deseo compartir materiales para un evento de recaudación de fondos: los usuarios con los que lo comparto podrán reenviar el vínculo a otros usuarios, yo podré publicar el vínculo en Facebook para promocionar el evento, etc. Los usuarios que reciban el vínculo podrán obtener acceso a los materiales sin tener que iniciar sesión.
 
Vale la pena señalar que los administradores controlan ciertos valores de configuración del uso compartido, como la capacidad de compartir sin necesidad de iniciar sesión.
 

Solicitudes de acceso

Si ha utilizado SharePoint, estoy seguro de que ha visto esto en algún momento:

Anteriormente, cuando se le denegaba el acceso, el proceso se quedaba en punto muerto y no podía hacer nada al respecto.
 
En la nueva versión de SharePoint, cuando trata de visitar un sitio o documento que no se ha compartido con usted, puede hacer algo al respecto. Puede explicar por qué necesita obtener acceso al documento enviando una notificación al propietario del sitio, y cuando este apruebe su solicitud, se le notificará por correo electrónico. Como puede ver, ya no llega a un punto muerto, sino que puede avanzar en el proceso.

Estoy impaciente por comenzar a utilizar SharePoint 2013 para almacenar y compartir todo lo relacionado con mi trabajo no lucrativo. ¿En qué sentido el uso compartido sencillo mejorará las tareas diarias, como recopilar propuestas con un cliente, trabajar con socios de una manera rápida y segura o colaborar por encima de barreras organizativas?
 
Pruebe ya la vista previa de SharePoint y envíenos sus comentarios.
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Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Sharing - simplified