Artículo original publicado el martes, 21 de agosto de 2012

Reagan Templin es redactor técnico principal especializado en SharePoint y Robin Miller es administrador de programas en el equipo de SharePoint.

En un artículo anterior se presentaron las comunidades de SharePoint. Ahora permítanme mostrarles lo sencillo que es configurar y personalizar una comunidad.

Como redactor, formo parte de la disciplina de publicación de contenido de Microsoft, dentro de la cual existen multitud de personas que redactan, editan, administran y publican contenido en varios sitios. Dentro de cada división, a su vez, tenemos a diferentes grupos especializados en productos y programas específicos. Aunque trabajemos en distintos productos, entregas y programas, el objetivo principal que compartimos es el mismo: facilitar a nuestros clientes el mejor de los contenidos. Con una comunidad de práctica podríamos compartir nuestras experiencias y procedimientos recomendados y aprender de otros usuarios con funciones y responsabilidades similares fuera de las jerarquías organizativas tradicionales. Sirvámonos de este ejemplo para configurar y personalizar una comunidad de práctica.

Crear una comunidad
En Microsoft, yo puedo solicitar que el departamento de TI cree una comunidad para mí. Ellos determinan en qué parte del entorno de SharePoint se creará la colección de sitios y configurarán los valores de administración adecuados. Como patrocinador de esta comunidad, yo seré el propietario del sitio y podré personalizarlo y compartirlo si selecciono los permisos pertinentes para que otros usuarios puedan ser propietarios, moderadores, miembros o visitantes del sitio. Otra opción sería activar la característica Sitio de la comunidad en un sitio existente, pero profundizaremos en esto más adelante.

Personalizar la plantilla de la comunidad
He solicitado mi comunidad de publicación de contenido y recibo el aviso de que se ha creado. Cuando la visito por primera vez, está configurada con la plantilla predeterminada, que no está mal, pero no representa del todo la disciplina a la que está orientada esta comunidad.



Vamos a alegrarla un poco. Para darle un poco de estilo, en la página Configuración del sitio podemos realizar algunas sencillas modificaciones. En primer lugar, agregaré una descripción y cambiaré el logotipo.
 


Después le cambiaré el aspecto. Escojo la plantilla Brisa, pero decido que prefiero un fondo y una combinación de colores distintos, así que reemplazo el fondo con unos cuantos libros y selecciono una paleta de colores más viva.
 


La pruebo y obtengo una vista previa del aspecto que tendrá el sitio. Estoy satisfecho con mis elecciones, de modo que las mantengo.



Configurar categorías

Ahora que el sitio tiene buena pinta, tengo que configurar las categorías. Ya he cargado algunas imágenes a una biblioteca de SharePoint, así que puedo utilizarlas para representar cada categoría que creo. También agrego descripciones para cada categoría para que los miembros sepan dónde publicar las preguntas.
 


Así es como ven las categorías los miembros de la comunidad. Cuando desplazan el mouse sobre una de ellas, por ejemplo la categoría General, ven más información sobre ella.
 


La página Acerca de contiene algo de texto predeterminado, así que también la actualizo un poco. Como es una página Wiki que utiliza el editor de texto enriquecido, es bastante sencillo.
 


También quiero agregar algunas aplicaciones a la página Inicio para publicar anuncios y un calendario para eventos. Voy a Contenido del sitio y los agrego al sitio. Luego edito la página Inicio y los inserto en la página. Los desplazo a la parte inferior del texto de introducción para que estén centrados y en primer plano cuando los miembros visiten la página.
 


Configurar los valores de comunidad y reputación

Ahora que el sitio representa la comunidad, voy a revisar y ajustar los valores de comunidad y reputación antes de que los miembros empiecen a participar.
 
Primero, voy a la página Configuración de la comunidad. La fecha establecida está bien y prefiero no habilitar la aprobación automática. Para empezar, compartiré la comunidad con todas las personas de los grupos de publicación de contenido, pero después de eso aprobaré solicitudes haciendo una excepción. En cualquier caso, sí deseo habilitar la opción para habilitar que los miembros marquen las publicaciones. La mayoría de las comunidades tienden a autorregularse, pero a mí me gustaría que los miembros puedan notificar a los moderadores cualquier problema, como publicaciones de contenido cuestionable, la necesidad de mover una publicación a otra categoría, etc.
 


Después iré a la página Configuración de la reputación y veré si hay algo que quiero cambiar. Decido actualizar el sistema de puntuación de logros de los miembros para que crear publicaciones y enviar respuestas les dé 10 puntos, las marcas de "Me gusta" les den 20 puntos y las mejores respuestas les den 100. Si bien puede editar esta configuración más adelante, lo mejor es hacerlo antes de permitir que participen los miembros.
 


Compartir el sitio

Ahora, compartamos el sitio con los moderadores. La administración de la comunidad es importante para garantizar que esta prospere. Los moderadores incorporarán a usuarios para que contribuyan a responder preguntas, marquen las mejores respuestas, marquen y actualicen las discusiones destacadas, den reconocimiento a los miembros, supervisen contenido denunciado, etc. 
 


Una vez que Alex se haya unido a la comunidad y aparezca como miembro, puedo obsequiarle con un distintivo para que los otros miembros puedan identificarle fácilmente dentro de la comunidad.
 


Este es el momento de permitir a los miembros unirse a la comunidad. Agregaré todos los editores de contenido al grupo de miembros de la comunidad y activaré la casilla para enviarles una invitación por correo electrónico que les informe al respecto.
 
Activar la característica Sitio de la comunidad
¿Recuerda, tiempo atrás, cuando dije que las comunidades también estaban disponibles como Característica del sitio? En la página Configuración del sitio puede seleccionar Administrar características del sitio y activar la Característica sitio de la comunidad.
 


Esto agregará las cuatro páginas de la comunidad (Inicio, Categorías, Miembros y Acerca de), junto con todos los elementos web de la comunidad, al sitio. La principal diferencia entre la Característica de la comunidad y un Sitio de la comunidad es que en el Portal de la comunidad solo aparecerán Sitios de la comunidad. Los sitios con la Característica de la comunidad activada tampoco utilizarán la plantilla de resultados de la comunidad en las búsquedas; las funciones de la comunidad serán exactamente las mismas.
 
Para obtener más información
Información general sobre comunidades: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219805(v=office.15)
Planificación de comunidades: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219489(v=office.15)
Crear y configurar comunidades: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj219543(v=office.15)

 

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Setting Up and Customizing Communities