Artículo original publicado el sábado 22 de diciembre de 2012

Hola, soy Kate Everitt, administradora de programas en SharePoint Online. Aquí compartiré información sobre cómo administrar el nuevo entorno de SharePoint Online y destacaré las principales características del nuevo Centro de administración de SharePoint Online. Después, le pediré a Phil Newman, uno de los administradores de programas de mi equipo, que nos explique cómo automatizar las tareas de administración de SharePoint Online usando Windows PowerShell remoto.

El Centro de administración de SharePoint Online está en pleno proceso de evolución y en la próxima versión incluiremos mejoras muy significativas en cuanto a administración, como la configuración de búsquedas, aplicaciones, Project Online (en caso de haberlo adquirido), IRM, el uso compartido externo, cómo iniciar un sitio, etc. También pasaremos por algunos escenarios nuevos.

El Centro de administración de SharePoint Online está incrustado en las funciones de administración de Office 365

El Centro de administración de SharePoint Online, que se incluye en los planes de empresa y mercado intermedio de Office 365, forma parte de la experiencia de administración global de Office 365, junto con los Centros de administración de Exchange Online y Lync Online. También se pueden realizar algunas tareas (como crear usuarios y asignar licencias) desde el nivel global del Centro de administración de Office 365.

Novedades

Lo primero que advertirá del Centro de administración de SharePoint Online es su nueva apariencia, que ahora es coherente con todo Office 365. Asimismo, hemos agregado una barra de navegación en la parte superior, de manera que los sitios y el contenido de SharePoint sean más accesibles e, igualmente, se pueda acceder a otros centros de administración para los que tenga permisos.

Acceso a varias cargas de trabajo y centros de administración
Figura 1. Acceso a varias cargas de trabajo y centros de administración

 

Uso compartido

Hemos agregado un mayor control sobre el modo en que los sitios se usan y comparten. La configuración del uso compartido permite a los administradores elegir si las colecciones de sitios son solo de acceso interno o están habilitadas para su uso externo (esto denomina acceso externo). Ahora se pueden compartir documentos individuales a través de la nueva característica conocida como vínculos de invitado, que contempla las dos formas de compartir documentos de Office: anónimo y autenticado. Con las nuevas características de uso compartido, los equipos podrán colaborar con personas y grupos ajenos a la compañía con mayor facilidad, al tiempo que los administradores del sitio podrán garantizar que el acceso a los datos es seguro.

Para más información, consulte la entrada de blog anterior de nuestro compañero Gaurav Doshi sobre el "uso compartido simplificado".
Tres niveles de uso compartido externo
Figura 2. Vea los tres niveles de uso compartido externo: todo desactivado, acceso externo de sitios solo y vínculos de invitado anónimos habilitados

 

Búsqueda

Por primera vez en SharePoint Online hace acto de aparición una serie de nuevas opciones de búsqueda que antes solo podían usarse desde el servicio de búsqueda de Administración central. Podrá administrar el esquema de búsqueda, los diccionarios y los orígenes de resultados, así como eliminar los resultados de búsqueda que no quiera. Con las nuevas características, podrá controlar el comportamiento de las consultas de búsqueda en el entorno de SharePoint Online y, asimismo, importar las configuraciones de búsqueda.

Para leer más, consulte el artículo Novedades de la búsqueda en SharePoint Server 2013.

Aplicaciones

Una de las principales inversiones realizadas en esta versión es nuestro nuevo modelo de aplicaciones en la nube. En él, se puede preparar un catálogo corporativo para proporcionar aplicaciones internas a la compañía, comprar nuevas aplicaciones y administrar y supervisar el modo en el que la compañía y sus empleados hacen uso de las aplicaciones. Para leer más sobre el nuevo modelo de aplicaciones en la nube, visite http://dev.office.com.

Administración de la colección de sitios

La forma más sencilla de administrar colecciones de sitios es a través de la lista de colecciones de sitios del Centro de administración de SharePoint, que permite crear, eliminar y administrar la cuota y la actualización de las colecciones de sitios.
Página principal de administración de colección de sitios
Figura 3. Página principal de administración de colección de sitios

 

Pensando en aquellos clientes que tienen una gran cantidad de sitios y buscan una forma más eficaz de controlarlos, dejo el artículo ahora en manos de Phil Newman, que hablará sobre el método nuevo y más rápido de tratar el arrendamiento en SharePoint Online.

Introducción al Shell de administración de SharePoint Online

El nuevo SharePoint Online tiene un módulo de Windows PowerShell completamente nuevo pensado para que los administradores puedan administrar sus sitios y usuarios. Windows PowerShell abre la puerta a una gran cantidad de nuevos escenarios, como la creación y actualización masivas de sitios o una mejor administración y elaboración de informes de cuotas.

Conceptos básicos

Para empezar, descargue el Shell de administración de SharePoint Online. Cuando lo instale, estará listo para comenzar.

Asumiendo que va a ejecutar el Shell de administración de SharePoint Online en un equipo que no está en SharePoint Online, deberá iniciar cada sesión conectándose a su entorno de SharePoint Online. Para ello, use el cmdlet Connect-SPOService. La conexión siempre se establece con la dirección URL del Centro de administración de SharePoint Online.

Para conectarse, ejecute el siguiente script en el Shell de administración de SharePoint Online:

Connect-SPOService –url https://mytenant-admin.sharepoint.com

Si nos ponemos sofisticados, también podemos incluir credenciales en el script. Procure proteger los archivos que contengan contraseñas.

$username = 'admin@contoso.onmicrosoft.com'
$password = 'MyPassword123'
$cred = New-Object -TypeName System.Management.Automation.PSCredential -argumentlist
$userName, $(convertto-securestring $Password -asplaintext -force)
Connect-SPOService –url https://contoso-admin.sharepoint.com –credential $cred

¿Qué se puede hacer en Windows PowerShell?

Nos hemos dado cuenta de que gran parte de la actividad del Centro de administración de SharePoint Online está relacionada con la administración de sitios. En consecuencia, nos hemos centrado en la nueva funcionalidad de Windows PowerShell en dichos escenarios. En Windows PowerShell se pueden realizar las siguientes acciones:
  • Crear sitios
  • Administrar cuotas
  • Actualizar sitios
  • Administrar a los administradores y propietarios de sitios
  • Administrar permisos y grupos

Si desea consultar la documentación con todos los detalles, consulte el artículo Introducción a Shell de administración de SharePoint Online.

A continuación detallaré algunos escenarios de utilidad:

Obtener una lista de todos los sitios

Una de las cosas que más nos demandan los grandes clientes es hallar una forma de obtener una lista de todos los sitios y las características de estos. Esto es fácil con Windows PowerShell:

  1. Confirme que está conectado.
  2. Ejecute "Get-SPOSite".

Windows PowerShell puede crear un archivo CSV que se puede abrir en Excel con tan solo una línea. En una línea, simplemente ejecute lo siguiente:

Get-SPOSite | Export-CSV –path MyReport.csv
Resultados que Windows PowerShell devuelve usando el comando Get-SPOSite donde se muestran todas las colecciones de sitios
Figura 4. Resultados que Windows PowerShell devuelve usando el comando Get-SPOSite donde se muestran todas las colecciones de sitios

 

Actualización masiva de sitios

Los clientes actuales de Office 365 controlan por completo cuándo se actualizan sus sitios a la nueva experiencia. Los propietarios de sitios podrán actualizar colecciones de sitios individuales desde la interfaz de usuario de SharePoint Online, pero los administradores de SharePoint Online tendrán la oportunidad adicional de actualizar las colecciones de sitios mediante Windows PowerShell, ya sea una a una o de forma masiva.

Para actualizar todos los sitios desde la interfaz de usuario de SharePoint 2010 (14) a la interfaz de usuario de SharePoint 2013 (15), basta con iterar por todos los sitios en modo "14" con un script como este:

$14ModeSites = Get-SPOSite -limit all –detailed | Where-Object {$_.CompatibilityLevel – eq 14}
$14ModeSites | % {Upgrade-SPOSite -identity $_.url -VersionUpgrade}

Informes

Cuando se implementan cientos de sitios, Windows PowerShell ayuda a componerse una idea general de qué hay en el entorno de Office 365. Con tan solo modificar mínimamente el script que usamos para obtener una lista de todos los sitios, este servirá también para obtener los datos de uso.

Esta es la nueva línea con la que obtendrá más información. Funciona con cientos o incluso miles de sitios.

Get-SPOSite –limit all –detailed | Export-CSV –path MyReport.csv

Verá que hay dos cambios:

  • El uso de "-limit all". Get-SPOSite devuelve un máximo de únicamente 200 de forma predeterminada. Si se usa "-limit all", podrá obtenerlos todos.
  • El uso de "–detailed". Hemos optimizado Get-SPOSite para que sea más rápido y recupere solo aquellas propiedades que se pueden obtener rápidamente de forma predeterminada. Hay algunas propiedades que no se obtendrán al menos que se ejecute en modo "-detailed". Son estas:
    • CompatabilityLevel
    • ResourceUsageCurrent
    • ResourceUsageAverage
    • StorageUsageCurrent
    • WebCount
    • Title

Ahora que ya tiene un archivo CSV con todas las propiedades, podrá comprobar cómo se utiliza la cuota de uso en su entorno de Office 365 y, de este modo, realizar los ajustes que sean necesarios.

Generador de comandos de Windows PowerShell para SharePoint

A fin de facilitar la creación de diversos comandos de Windows PowerShell para SharePoint Online, hemos diseñado una herramienta basada en web llamada generador de comandos de Windows PowerShell para SharePoint (nota: para ver todos los comandos relevantes de SharePoint Online, seleccione SharePoint Online de la lista desplegable de productos). Esta herramienta sirve para visualizar las medidas que se quieren tomar y crear dinámicamente un comando de Windows PowerShell que pueda copiarse en la sesión de administración.

Pantalla principal del generador de comandos de Windows PowerShell para SharePoint cuando se selecciona SharePoint Online del menú desplegable de productos
Figura 5. Pantalla principal del generador de comandos de Windows PowerShell para SharePoint cuando se selecciona SharePoint Online del menú desplegable de productos

 

Administración de SharePoint Online y el modelo de aplicaciones en la nube

Todas las funciones que tenemos en Windows PowerShell están también disponibles en el modelo de aplicaciones en la nube. No voy a detenerme demasiado en esto en este artículo, pero nos hemos cerciorado de que ya tenga todo lo que necesita para usar las API de administración de SharePoint Online cuando tenga las herramientas de desarrollador de SharePoint. En cualquier proyecto de modelo de objetos de cliente (CSOM) de SharePoint, simplemente agregue una referencia a Microsoft.Online.SharePoint.client.dll y listos. El único inconveniente es que la aplicación debe solicitar y recibir permisos de inquilino.

En resumen…

Estamos muy emocionados de presentarle las nuevas características y mejoras en el Centro de administración de SharePoint Online. Hemos prestado especial atención a mantener la coherencia en todo Office 365, hemos invertido en las características que los clientes nos han solicitado y hemos conseguido automatizar las tareas comunes con Windows PowerShell. ¡Compruébelo y no deje de enviarnos sus comentarios!

Esta entrada de blog es una traducción. Puede encontrar el artículo original en The new SharePoint Online Administration Center—more customer control