To Do バー
Outlook Team BlogにTo Doバーの紹介記事が載っているので紹介したいと思います。
Outlook 2007の新機能、To Do バーを使うとアプリケーションのどこにいても予定や仕事を確認できます。今回はTo Do バーの基本的な機能をご紹介します。また、今後数ヶ月にわたりTo Do バーのTips等も紹介していく予定です。
紙のスクラップやノート、Outlookの受信トレイ、プランナーなどを見る代わりに、必要な情報は全てTo Doバーで見ることができます。To Doバーは画面の端にカレンダーナビゲーター（小さいカレンダー）、目先の予定、仕事リストを表示します。To Doバーを使うとメールの処理をしながら、会議出席依頼を承諾・辞退できる他、カレンダービューへ簡単に移動することや、仕事の追加、カテゴリー設定、調整、日付の変更をすることができます。To Doバーがあれば受信トレイから別のビューへ移動しなくてすむかもしれません。
この機能が生まれた背景
サイトビジットの中で、人々が頻繁にカレンダーや時計を見ていることに気づきました。このちょっとした作業を助けるために、カレンダーナビゲーターをTo Do バーに追加し、一見で日付を見つけられるようにしました。それに加え、カレンダーナビゲーターの日付をクリックするとカレンダーへ移動するようにし、よく訪れるビューへの移動を簡単にしました。
私たちの多くはその日にやるべきことがその日の予定や会議に左右されます。デフォルトでTo Doバーは目先の3件の予定を表示します。（To Doバーのオプションで表示する件数を変えることができます。）カレンダーナビゲーター同様、To Doバーの予定もカレンダービューの予定と同じように表示され機能します。右クリックして会議出席依頼を承認・辞退をすることや、非公開の設定、分類項目を適用、転送、印刷、そして開くことができます。
タイムマネジメントの調査を通じて、(1) 一覧を常に見ることができる (2) 簡単に項目を追加できるという理由から、人々が紙のスクラップやメモを使って仕事を管理していることに気づきました。To Doバーを使うと、仕事は常に表示され、画面を切り替えることなく[新しい仕事を入力してください]ボックスから仕事を追加できます。
To Doバーに仕事を追加すると．．．
- To Doバーの仕事一覧の上にある[新しい仕事を入力してください]ボックスでタイプする
- メールか連絡先にフラグを設定する
- To Doバーの仕事リストにメールか連絡先をドラッグする
- CtrlキーとShiftキーを押しながらKキーを押す
- [新規作成] → [仕事]をクリック
（これらはOutlook内における作業ですが、この他にもSharePoint、OneNote、Projectから仕事を作ることができ、それらもOutlookに表示されます。）
一度仕事を登録すると紙のリストより簡単に管理することができます。To Doバーに仕事を登録すると次のことができます：
- 仕事をグループにドラッグして整理する
- 仕事をグループの中でドラッグして順序を変更する
- カテゴリを追加して目立たせる
- 並べ替えを変更し、別のフィールドでグループ化する（日付やカテゴリ）
- 仕事をクリックして（もしくはF2キーを押して）名前を変更する － メールや連絡先の件名は変わりません
To Doバーは終了した仕事を非表示にし、リストをきれいに保ちます。
仕事リストの上部にある並び替えドロップダウンを使うとTo Doバーの仕事の並べ替えを変更できます。この機能を使うと簡単に開始日順や終了日順、カテゴリ順にビューを切り替えることができます。また並び替えをカスタマイズすることもできます。
仕事を見失わないために、期限の切れた仕事は、終了状態になるか、削除されるか、フラグがクリアされるまで、To Doバーに表示され続けます。もし、仕事を完了しなければそれらは今日グループに表示されます。期限の切れた仕事は色分けされるために、それを簡単に見分けることができます。
誰もが同じように仕事をするわけではないので、To Doバーをできる限りフレキシブルにしました。仕事リストは仕事ビューと同じようにカスタマイズできます。また、表示するカレンダーナビゲーターの数やTo Doバーに表示する予定の数を表示メニューのTo Doバー（もしくは、To Doバーの空いているエリアの右クリックメニュー）から変更できます。
To Doバーの利点の一つは常に表示されていることですが、最小化することもできます。これによりメールを読むためにより広い画面を使えます。その際、次の予定の件名と時間やその日の仕事の残りの件数といった価値のある情報を表示します。最小化されたTo DoバーをクリックするとTo Doバーを展開することなしに目先の予定や仕事を見ることができます。
To Doバーのフレキシビリティによりなじみのある方法で仕事ができ、そして、To Doバーに価値のある情報を提供することであなたのお役に立てることを願っています。
To Doバーをどう活用しているか、To Doバーに関するご意見をお聞かせください。
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