スケジュールと行き先掲示板とのリンク・隠された便利な機能など
こんにちは、GroupBoard 開発チームです。
先週 「リクエスト、お待ちしております」 と書いたのですが、このページの上にある「Email」のリンクからメールを送信いただいた場合、私どもに配信されたときには日本語の部分がすべて 「???」 になってしまって解読できないという問題があることがわかりました。MSDN Blog の制限事項のようなのですが、いままでメールをお送りいただいた方、再度送信いただくようにお願いしてしまって大変申し訳ありませんでした。これからメールをお送りいただく方は、以下のメールアドレスあてに送信していただければ幸いです。
みなさまからいただいたご質問等はできる限り回答させていただきたいと思います。
また、もしこのBlogのメール機能をご利用の場合は、題名のみ英語またはローマ字にて送信していただければ、こちらから改めてご連絡差し上げます。
お手紙、お待ちしております。
さて、今回はマニュアルや製品紹介サイトにはない、GroupBoardの小粒な隠された機能をご紹介していきたいと思います。
1. スケジュールに登録された予定と行き先掲示板との連携
皆様にGroupBoardに関するご要望をヒアリングいたしますと、 「スケジュールに登録されている予定の時間になったら行き先掲示板に表示してほしい」という声をいただくことがあります。たしかに、時間になったら行き先掲示板の表示が自動的に「会議中」とか「外出」などになると便利かも知れません。が、実際にその予定通り行動していない場合には正しくない情報を表示してしまってそれはそれで問題とは思いますが・・・
GroupBoard では、現在の時間から30分以内に開始する予定の場所情報を行き先の候補として行き先掲示板の編集画面に表示します。同時に、予定アイテムへのリンクを表示して詳細を確認することができます。この機能をご確認いただくための手順を記載しておきます。
1) 「スケジュール・設備予約」にて「新しいスケジュール」をクリックし、いまから30分以内に開始する、自分が参加する予定を作成します。このとき、「場所」フィールドは空欄にせずに「会議室」など入力します。
2) トップページに戻り、「行き先掲示板」で自分の名前をクリックします。
または「行き先」のドロップダウンメニューから「行き先の編集」をクリックします。
3) 「行き先」のラジオボタンに、先ほど入力した予定の場所が選択肢として表示されています。
4) 予定からきた「行き先」を選択した場合、選択した予定の場所情報がトップページの「行き先掲示板」に表示されていることを確認します。
↑ この予定は行き先掲示板ではこのように表示されます。 ↓
予定を作成する場合、「場所」の情報も入力しておけば、後ほど「行き先掲示板」で再利用できるということになりますね。GroupBoardでは、予定の作成時に設備を選択すると自動的に「場所」のフィールドに設備名を記入する機能がありますので、設備リストに登録があればその設備名を行き先掲示板で利用することができることになります。また、予定の終了時間までは行き先掲示板で候補として表示されますので、会議の途中から参加する場合も簡単に行き先掲示板の変更ができる、ということになります。
2. スケジュール上での右クリックの活用
通常のWebブラウザの場合、マウスの動作といえばリンクを左クリックすることと、ページをスクロールさせるためのホイール上下ぐらいではないでしょうか。GroupBoardの場合、スケジュール上では右クリックでメニューを出すことができ、カレンダービューの移動など、すばやく行うことができます。
とくに便利なのが設備表示上での「新しいスケジュール」メニューです。設備の日表示の状態から右クリックメニューを使うことで、（キーボードをまったく使わずに）最短4クリックだけで設備の予約ができてしまいます。
1) 「スケジュール・設備予約」の「日表示(グループ)」にて「すべての設備」を表示します。
2) 目的の設備上で、希望の開始時間の上でマウスの右クリックをしてメニューを出し、「新しいスケジュール」をクリックします。
3) 新規作成ページになりますので、「設備予約のみ」を選択します。タイトルが自動的に「（あなたのお名前）さんによる予約」となります。
4) 開始時間はクリックした時間、終了時間は自動的に１時間後にセットされます。時間の設定がよければ「保存」をクリックします。
忙しいとき、とくに会議間際になって会議室が取れてない！といったときにマウスだけで予約ができるのはうれしいですね。
2. 他のGroupBoardサイトの情報をまとめて表示する
GroupBoardサイトにはトップページに「新着情報と今日のToDo」というWebパーツがあり、いくつかのリストから情報をまとめて表示しています。実は、このWebパーツはトップページに複数配置することができ、それぞれを違うサイトのリストから情報を持ってくることができます。たとえば、プロジェクトごとにサイトを作成していて、同じひとが複数のプロジェクトに参加している場合などに便利かと思います。
「新着情報と今日のToDO」を複数配置するには、以下の手順に従います。
1) トップページの「共有ページの変更」をクリックして、メニューから「個人用ビュー」を選択します。この設定によって、これ以降の変更はユーザーがログインしたときのみ反映される変更になり、他の人への影響はありません。
2) 「個人用ビューの変更」から「Webパーツの追加」-「参照」をクリックします。2) Webパーツのタスクペイン (画面左側のペイン)で「参照するギャラリー」として「仮想サーバー ギャラリー」をクリックします。
3) 一覧から「新着情報と今日のToDo」をドラッグして、トップページ上に貼り付けます。
4) 貼り付けたWebパーツの、タイトルバー右側にある下向き矢印をクリックして、「個人用Webパーツの変更...」をクリックします。
5) また画面右側のペインで、「GroupBoardワークスペース」というタイトルで サイトのURLを指定する部分がありますので、そのフィールドに希望する他のGroupBoardサイトのURLを記入します。
6) 「外観」の隣の+マークをクリックして表示を広げ、タイトルにリンクしているサイト名などわかりやすい名前をつけます。
7) ペイン下部のOKをクリックして完了です。
複数の新着情報があるトップページの見本です。
いかがでしたでしょうか？
次回はあまり知られていない「案件」リストの目からウロコをお送りしようと思います。
立春とはいえまだまだ冬本番です。風邪がはやっているようなのでみなさまもご注意くださいませ。では。
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