Mattias Lindberg : SharePoint

“User cannot be found” during SharePoint Installation

mattlind — Fri, 18 Dec 2009 22:48:17 GMT

Today we installed SharePoint in our production environment, but we had som problems…

When running the SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard we got the error “Failed to create the configuration database” along with the detailed error “User cannot be found”, the error occurred during Step 2 of 9 of the wizard but we could see that two databases were created on the database server before the wizard failed. After extensive error checking we finally found the problem when examining the firewall logs, we saw that SharePoint were trying to access an incorrect domain controller (DC). The DC that was being accessed was not open for access so all requests to it were denied, hence we got “User cannot be found”.

The reason the DC was not accessible is that we have multiple VLANs and for each access across VLAN boundaries we need to set firewall rules to open the specific ports between the machines. We also have two separate domain controllers, one “master” DC and one read-only DC, and normally all access should be made to the read-only DC. However, in this case SharePoint (and the server) were configured to use the “master” DC to which no one can communicate as all ports were locked down.

So the lesson learned is that if you get “User cannot be found” during the SharePoint Products and Technologies Configuration Wizard you may have a problem accessing the domain controller.

Ny information om SharePoint 2010

mattlind — Mon, 03 Aug 2009 00:22:50 GMT

För ett par veckor sedan släpptes mer information kring SharePoint 2010, läs mer här http://sharepoint.microsoft.com/2010/Sneak_Peek/Pages/default.aspx.

De tre huvudspåren är Overview, IT Pro och Developer och när man klickar på något av dem kommer det upp saker som är nya för SharePoint 2010. Det finns även ett stort antal exempelbilder som visar hur gränssnittet kommer att se ut (alla grafiska element är inte klara ännu vilket förklarar de orange cirklarna, se tex denna bild), det ni säkert ser direkt är att SharePoint numera har ett gränssnitt baserat på Ribbon, precis som klientapplikationerna i Office 2007 redan har.

Det presenteras en massa nyheter om man är uppmärksam, nedan skriver jag kort om några av nyheterna.

Användarupplevelsen förbättras genom ett “async user interface” som minimerar antalet omläsningar av en sida, t.ex. öppnas vissa fönster “över” andra fönster och när man är klar återvänder man snabbt till det ursprungliga fönstret utan att ladda om sidan från servern. Menyerna har också förändrats genom att SharePoint numera använder sig av Ribbon för att presentera vilka kommandon användaren kan utföra, precis som Office 2007 och Office 2010, detta ger en användare bättre översikt över vilka val som finns tillgängliga i olika situationer. För den inbitna SharePoint-användaren kan det även vara värt att notera att Settings menyn numera ligger i övre vänstra hörnet och inte i övre högra hörnet.

För utvecklare finns det såklart även en massa nyheter. Visual Studio 2010 SharePoint Tools innehåller massor av förbättring for SharePoint utvecklare och främst bland dessa kan nämnas riktigt bra stöd för att bygga WSP paket samt Visual Web Part Designer som gör det möjligt att skapa gränssnittet till en web part genom drag-and-drop istället för att bygga upp sidan manuellt med kod. Nice!

Inne i SharePoints gränssnitt finns det en inställning som slår på funktionen Developer Dashboard. Detta ger dig som utvecklare direkt tillgång till hur mycket resurser en viss sida förbrukar, se exempel här, vilket kan vara nödvändigt när man undersöker vilken inverkan t.ex. en ny web part har.

En annan nyhet som säkert är välkommen är stöd för LINQ mot SharePoint och en Client Object Model som förenklar anrop från gränssnitt som byggs i Silverlight.

BDC utökas med nya funktioner och byter namn till Business Connectivity Services (BCS). Bl.a. ger BCS möjlighet till både läs och skriv till externa datakällor och det kommer finnas verktyg för att skapa BCS definitioner i både Visual Studio 2010 och SharePoint Designer 2010.

För att förenkla i samband med installation introduceras SharePoint Best Practices Analyzer. Den innehåller ett antal regler kring hur en SharePoint installation ska vara konfigurerad; hur servicekonton användas, hur index i databas mår, m.m. Se denna bild för exempel på hur det kan se ut.

Jag rekommenderar er att titta igenom de videos som finns för varje overview, IT Pro och developer. De ger mer information än de korta texter som visas på webbidan och totalt är det över en timme av demos!!!! I Developer videon går Paul Andrew igenom massa intressanta saker som alla SharePoint-utvecklare kommer finna användbara.

Sist, men inte minst intressant, vill jag även påpeka att SharePoint 2010 kommer stödja FireFox. Missa därför inte att hela IT Pro demon körs i FireFox! :-)

PS. Och om ni har missat det så är sedan en tid tillbaka SharePoints officiella sida baserad på just SharePoint, tack för det! DS.

SharePoint Designer är nu GRATIS!

mattlind — Fri, 03 Apr 2009 08:25:00 GMT

Vi har meddelat att SharePoint Designer från och med nu övergår till att bli en produkt som får laddas ner och användas utan kostnad, den är alltså GRATIS från och med idag! Du kan ladda ner den via produktsidan för Microsoft Office SharePoint Designer.

SharePoint Designer används för att på ett enkelt sätt anpassa av SharePoint utan att behöva skriva kod, exempelvis kan man modifera rapporter, arbetsflöden och olika vyer. Målgruppen för SharePoint Designer är IT-proffs som vill kunna göra ändringar i sin miljö utan att behöva skriva kod i Visual Studio och skapa features och WSP-paket.

Detta är såklart bra för många att SharePoint Designer blir mer tillgängligt och det kommer göra det lättare för icke-utvecklare att modifera sina SharePoint siter så att de passar dem bättre. Men det är även värt att påpeka att ändringar av en site layout som görs direkt i SharePoint Designer inte är en kontrollerad IT-process, det jag menar är att du inte kommer kunna dra nytta av ändringarna på andra siter eller i andra miljöer utan att manuellt göra om dem.

Ett sätt att använda SharePoint Designer i ett större projekt är att prototypa och skapa en basdesign med hjälp av SharePoint Designer. Men när man ska göra leverans till andra delar av projektet (systemtest, acceptanstest, produktion) så skapar man mer strukturerade packeteringar.

Offline-scenarion för SharePoint – Groove, OneNote och Outlook

mattlind — Mon, 30 Mar 2009 10:42:00 GMT

På Microsoft har vi ett antal resurser på extranet-siter men väldigt mycket är fortfarande enbart tillgängligt när man är uppkopplad på kontoret eller via VPN. Själv har jag bara synkat några listor i Outlook och vet att en del kollegor har jobbar med Groove, men jag funderade på vad för- och nackdelar är med olika lösningar? Därför satt jag och letade efter information om hur man bäst kan arbeta med SharePoint i ett offline-läge.

Jag hittade en artikel kallade Taking SharePoint Files Offline – What are the options? som sammanfattade för- och nackdelar med olika lösningar på ett bra sätt. Groove verkar stödja många scenarios (vilket kanske inte är så förvåndande eftersom det är en produkt var främst syfte är just att synkronisera information) men Outlook har i princip samma stöd.

Att man inte kan skriva bloggar från Groove känns knappast som en begränsning (det finns ju Windows Live Writer :-) och på samma vis är RSS läsning knappast någor som Groove bör fokusera på. Däremot är jag lite förvånad att uppgifter (tasks) inte verkar synkroniseras i Groove.

I framtiden kommer behovet av offline-funktionalitet minska genom att vi får full tillgång till funktionen Direct Access i Windows 7. Direct Access är beroende av ny funktionalitet i Windows Server 2008 R2 och eftersom vi inte har rullat ut den i alla länder ännu så har jag möjlighet att köra det. Men Windows 7 Beta har jag kört i två månader…

Kodar man för multi-core i framtiden?

mattlind — Tue, 17 Mar 2009 13:38:04 GMT

Sitter på TechDays och lyssnar på keynote med Daniel Akenine när han pratar kort om vad som händer när multi-core anläder på bred front, och Johan Lindfors gjorde även en kort demo av Parallel Extension for .NET (numera del av .NET 4.0). Eftersom jag för några dagar sedan skrev ett inlägg (delvis inspirerat av Daniel) om just multi-core utan att skicka upp det så är det väl dags att göra det nu!

---

Jag kollade på Daniel Akenines blog och när jag såg hans inlägg om vad som blir viktigt när antalet processorkärnor ökar kom jag att tänka på en Channel 9 intervju med Pat Helland som jag tittade på för ett tag sedan. Pat jobbar idag i SQL Server teamet men var på 90-talet en av huvudpersonerna bakom Microsoft Transaction Server (MTS) för er som minns den (föregångaren till COM+).

I ARCast.TV - Pat Helland on the Drive to Many-Core Processors beskriver Pat varför vi kommer se en utveckling mot fler kärnor i våra processorer. Det går inte att bara öka GHz hela tiden utan begränsningar finns bl.a. i den värmeutveckling som snabbare processorer (mätt i GHz) utstrålar samt i hur snabbt minne kan accessas. Lösningen är då att lägga ihop flera lite långsammare kärnor i en processor och därmed få ut mer prestanda. Idag är två kärnor standard och nyare datorer börjar komma med fyra kärnor. Pats slutsats är att det om några år inte kommer vara konstigt om en processor har 256 kärnor och kopplat till det kan man konstatera att Windows Server 2008 R2 kommer stödja upp till 256 kärnor.

Frågan jag ställer mig är hur mycket av detta som kommer påverka utvecklarna. Optimalt vore såklart om kompilatorerna eller run-time miljön gjorde automatiska omstruktureringar och optimeringar av den kod utvecklaren skriver.

Om det inte sköts automatiskt måste utvecklarna själva vara medvetna om både HUR man skriver parallell kod och NÄR man ska använda parallella funktioner. Jag tror att detta inte är något som den typiska utvecklaren kommer ha kompetens att utföra.

Troligen blir utvecklingen liknande det som har skett med programmering mot trådar. Genom Win32 API finns idag möjligheter att fullt utnyttja Windows trådmodell men det utnyttjas av ytterst få utvecklare. Då är det nog vanligare att man i t.ex. ett användargränssnitt använder .NET för att starta en aktivitet i bakgrunden, men egentligen så behöver man inte veta något om trådar utan trådhanteringen sker helt dolt under ytan.

Under 2000-talet har jag själv mestadels jobbat med BizTalk och SharePoint och då har trådproblematiken i den kod som utvecklaren själv skriver inte varit någon stor fråga (om man bortser från användning av global statiska data). Däremot har det vid flera tillfällen varit diskussioner kring hur många och när trådar allokeras i COM+, BizTalk och SharePoint. För det är nämligen viktigt att att ta hänsyn till trådhanteringen hos underliggande system för att få en korrekt lösning, men det betyder inte att du själv måste hantera trådarna när du programmerar.

I vår TechDays sessions (SharePoint Workflows - experiences from the field) kommer vi att komma in på hur man bör ta hänsyn till egenskaper hos SharePoint tråd-pool för workflows när man designar sin lösning, men man behöver inte komma i direkt kontakt med trådprogrammering när man kodar lösningen mot SharePoint.

Så sammanfattningsvis är min förhoppning att man i framtiden inte kommer behöva bry sig så mycket om det finns 1 eller 256 kärnor utan det kan skötas av de underliggande systemet, precis som hanteringen av trådar fungerar idag.

/Mattias

Leter du efter en bra VPC för SharePoint (WSS)?

mattlind — Mon, 16 Mar 2009 22:54:00 GMT

Under våra TechDays förberedelser har Daniel och jag använt oss av en publik VPC image från MSDN. Den innehåller Windows SharePoint Services 3.0 SP1 och Visual Studio 2008, det enda vi har lagt på för att skapa våra demos är VSeWSS 1.3 CTP.

Här är länken till den VPC image vi använde: Windows SharePoint Services 3.0 SP1 Developer Evaluation VPC Image. Det är 1,8 GB att ladda ner och expanderad blir den ca 5,5 GB.

Vore det bättre om den var en installation av Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise Edition? Kanske eller kanske inte! En av de bästa sakerna med denna image är just att den är liten och snabb, och om du drar in hela MOSS så kommer fler tjänster vara startade och mer minne krävas. Jag är nöjd med den som den är!

En brist i denna image är att den är installerad som en workgroup och inte som en egen domän. Det gör att man får problem med vissa saker, tex. att använda DirectorySearcher och mail-attribut i AD.

SharePoint Workflows - experiences from the field vid TechDays i Västerås 17-18 mars

mattlind — Tue, 10 Mar 2009 14:36:00 GMT

På TechDays kommer jag och Daniel Karlsson från Connecta att köra en session som heter SharePoint Workflows – experiences from the field. Som rubriken antyder så handlar det om att bygga arbetsflöden i SharePoint och vi pratar om hur vi tror att man ska utnyttja de funktioner som finns i SharePoint och Visual Studio.

Vår session hålls onsdagen den 18 mars kl 10.45, välkommen!

/Mattias

Bind a to a SharePoint List

mattlind — Tue, 12 Feb 2008 10:05:47 GMT

This may be a bit too simple for most SharePoint developers but as I struggled to find the correct code I'll drop it here, perhaps someone will get a hit if they search for the same thing...

What I wanted to achieve was to have a DropDownList which automatically retrieved its value from a SharePoint list. I wanted to I could have written a foreach loop to solve this but I knew data binding was the way to go. Include the code below in your Page_Load method and the list will be populated.

using (SPSite site = new SPSite("http://devserver/somesite"))
{
    using (SPWeb web = site.OpenWeb())
    {
        SPList list = web.Lists["Departments"];
        cboDepartment.DataSource = list.Items;
        cboDepartment.DataValueField = "Title"; // List field holding value
        cboDepartment.DataTextField = "Title"; // List field holding name to be displayed on page
        cboDepartment.DataBind();
    }
}

Selecting a user in a SharePoint form: Sample of using the PeopleEditor

mattlind — Mon, 17 Dec 2007 20:06:39 GMT

I needed to select a user while building a form in SharePoint. I hadn't done that before so I searched the web and looked in some books I have and found what I needed, almost...

The samples I found didn't quite work, when I moved the code into my own page and browsed to it SharePoint gave a generic error. There was no indication of what was wrong so I created a minimal test page and modified it until it worked, I think the problem was lack of Import statement for Microsoft.SharePoint.WebControls.

To help others who are facing the same problem I publish the minimal application page below. Take the code and paste it in an ASPX file (e.g. pe.aspx), then save the file into C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\TEMPLATE\LAYOUTS. Finally browse to http://yourservername/_layouts/pe.aspx to check if the control renders properly.

<%@ Page Language="C#" MasterPageFile="~/_layouts/application.master" %>

<%@ Register Tagprefix="SharePoint" Namespace="Microsoft.SharePoint.WebControls" Assembly="Microsoft.SharePoint, Version=12.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71e9bce111e9429c" %>
<%@ Import Namespace="Microsoft.SharePoint" %>
<%@ Import Namespace="Microsoft.SharePoint.WebControls" %>

<asp:Content ID="PageTitle" runat="server" contentplaceholderid="PlaceHolderPageTitle" >
   Browser title
</asp:Content>

<asp:Content ID="PageTitleInTitleArea" runat="server" contentplaceholderid="PlaceHolderPageTitleInTitleArea" >
   SharePoint Page Title
</asp:Content>

<asp:Content ID="Main" runat="server" contentplaceholderid="PlaceHolderMain" >
    <SharePoint:PeopleEditor
        ID="peApprover"
        runat="server"
        AllowEmpty="false"
        SelectionSet="User"
        MultiSelect="false"
        AllowTypeIn="true"
        PlaceButtonsUnderEntityEditor="false"
        />
</asp:Content>

Detailed information about properties and methods on the PeopleEditor control can be found at http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms468579.aspx. There you can read all about how you can customize the control to fit your needs.

SharePoint SP1 Planning och Deploying Guidelines

mattlind — Fri, 14 Dec 2007 16:04:00 GMT

A whitepaper which gives all the details how you should plan and deploy Service Pack 1 for SharePoint has just been released. Download and read the document at Planning and Deploying Service Pack 1 for Microsoft Office SharePoint Server 2007 in a Multi-server Environment.

Long Running Business Processes in SharePoint (and other Environments)

mattlind — Fri, 14 Dec 2007 10:18:09 GMT

I'd like to reiterate a topic which I have previously written about: Long Running Processes. It will be a general discussion which can be applied to any environment or system, but SharePoint will be used as an example. This post is a bit theoretical but I think the topic is worth discussing as you may come across this process in the systems you build out there.

What pushed me to write this post is that Paul Andrew recently discussed Patterns for Long Running Activities in Windows Workflow Foundation, in this post he discusses processes running longer than 1/10 second which is a very valid topic. However, as a contrast to his point of view I'd like to talk a about long running processs with the assumption that they live for more than a single business day (not 1/10 of a second).

Two problems with long running processes (using my definition) are:

Updates of components in the solution (or system) becomes more complex
The solution becomes sensitive to problems

Updating components

Normally when you update a component you always have to make a choice if you are to maintain compatibility with previous versions of not. Perhaps you wish to add a few new columns to the database supporting your component along with changing the order in which steps are executed. This may cause you to create migration scripts which are responsible for updating old data to conform to the new data.

Now add the complexity that there are instances of the component already running which depend on the old structure. How do you compromise between the need for change and the need to maintain backward compatibility?

Also, what if you even wish for running instances of the component to actually pick up the changes and start appliying the new behaviour?

More than a year ago I wrote something I called Business Process Versioning - Updating Running Business Processes which discuss how these problems can be addressed when building BizTalk orchestrations. Today I don't work that much with BizTalk but I still think about the same thing, but now in the context of SharePoint and workflows.

When building workflows in SharePoint the problem is basically the same. It is of course possible to start a workflow instance when an invoice arrives and then allow the same instance to live through two approvals after which it sleeps for 90 days while you delay payment. But what happens if version 2.0 of the solution is deployed after 35 days? Or if a Service Pack for SharePoint is installed after 70 days. Are you absolutely sure nothing will affect your running instances? It is extremely hard to test these upgrade scenarios as there will be 1000s of instances in different stages of completion.

An even more probable event is that you deploy a small update for your process to fix a bug you have found. How can you make that change apply to the running instances? If you simply replace the assembly, will the serialized state be compatible with the new serialization state?

One approach to avoid this problem could be to do your best to avoid using long running processes. But of course, when there is a need for human interaction the process will by have a much higher risk of becoming long running.

Sensitive to problems

Let us establishing the well known fact that things that can go wrong will go wrong, or more to the point "sh*t always happens"!

This has great relevance when talking about long running processes because if an unexpected critical problem occur 7 days into the processing of an item how will you fix it? Perhaps the problem was catastrophic and caused the business process to simply terminate or (more likely) you handled the problem in a generic error handler and ended the processes in a controlled way.

As you are a very knowledgeable developer you quickly identify the problem in the process (or dependent systems) and create a workaround. Now all you have to do is to deploy the fix and you're done, or are you? What about the processes that has been prematurely terminiated? They may have been approved and handled by multiple people and you don't want to waste their time and have them redo their work!

You could add code to your updated process to somehow handle this, but it will be hard to maintain and when the second fix is done the code may be a mess!

Solution approach: Atomizing the process

Part of the solution to both of these problems is to identify sub-processes in the overall process which can be executed independently, i.e. we should identify the atoms of the process. The atom analogy can be further used to discuss the activities that make up a sub-process, they are like sub-atomic particles where the same particles appear everywhere but when they are combined differently they form different sub-processes.

To be a bit more concrete there will need to be some sort of über-process which drives the process forward. In my previous post I talked about creating a very light-weight über-process which starts the sub-processen. Using sub-processes will enable you to restart a failed process at an appropriate point in the overall process. However, I'm not so sure anymore that the correct way to proceed is to create an actual process which runs all the time, it will in itself be sensitive to problems...

One thing is clear to me, the complete business process cannot be seen as a single workflow. The complete business process must consist of a number of workflows exeuted in sequence, where the end of each workflow initiate another workflow. Currently I'm considering using a status field on the ListItem to determine how far the process has progressed.

An upcoming post will provide some more details about this, I'll just need to finalize my thought and make a test implementation. :-)

Applications Pages in SharePoint - Getting Started

mattlind — Wed, 12 Dec 2007 09:27:02 GMT

It's been a while since I created an actual page in SharePoint that provided some actual functionality, i.e. not only content. As I've been working with workflows and information migration for the last six month I had trouble remembering the steps. I did not have any of my previous work available so I did what everyone does, I searched the Net.

I started searching for "custom page SharePoint" but only got misc hits related to web parts, error pages, lists, etc. No useful information anywhere!

For some reason (very unclear to me as I usually only use the Internet for reference) I started looking at the WSS SDK help file installed locally on my machine and there I quickly found all the information I needed in the section Visual How-Tos. Ted Pattison has written a very short but also very useful article called Creating an Application Page in Windows SharePoint Services 3.0 which covered exactly what I needed to refresh my mind.

And I guess one conclusion was that I was supposed to have searched for "application page" and not "custom page"...

Anyway, here are some information that I used to refamiliarize myself with application pages.

Creating an Application Page in Windows SharePoint Services 3.0 by Ted Pattison, part of on-line WSS SDK
Understanding Site Pages versus Application Pages by Ted Pattison
Ted Pattison also has a sample to download here, look for CustomSitePages.
Adding Breadcrumb Navigation for SharePoint Application Pages by Jan Tielens

Yes, there is a disproportional number of Ted Pattison links above. But if one author happens to provide enough information to get you going I have no problem with that...

Download Links for Office System SP1 and SharePoint SDK Refresh

mattlind — Wed, 12 Dec 2007 08:50:00 GMT

Here you'll find direct links to downloads and KBs explaining the WSS and SharePoint Server 2007 SP1, the WSS and SharePoint Server SDK Refresh and also the Office Client Suite 2007 SP1. Enjoy!

WSS and SharePoint Server SP1

WSS 3.0 SP1
MOSS/SharePoint 2007 SP1
KB936984: Description of the 2007 Microsoft Office Servers Service Pack 1
KB942390: MOSS SP 1 Fixlist KB
KB936984: MOSS SP 1 Description KB
KB942388: WSS SP 1 Fixlist KB
KB936988: WSS SP 1 Description KB
KB945013: How to Deploy SP 1 KB

More information about the SharePoint SP1 can be found at Announcing the Release of WSS 3.0 SP1 and Office SharePoint Server 2007 SP1 (the SharePoint team blog).

WSS and SharePoint Server SDK Refresh

Read more about the details of the update at SharePoint SDKs (and Other Documentation Resources) Now Updated for SP1.

Office System Client SP1

Tracking/Auditing Events in a SharePoint Workflows

mattlind — Tue, 11 Dec 2007 03:02:39 GMT

When building a solution using SharePoint and Workflow Foundation your requirements are sometimes that it should be possible track what everyone did and when it was done, in other cases you can forget all about the process once it has completed. Another name for this is that the system should support auditing.

This discussion has once more become current as there recently has been some talk in the blogosphere about SharePoint's removal of association between item and workflow, one such post is written by Robert Bogue. So those who have considered tasks and workflow tasks as suffucient tracking may have to reconsider. Before going any further let me say that I have not personally verified which items and associations that are removed.

I can quickly think of five different places which you could store tracking data:

Tasks: The task holds information about who was assigned, when it was completed, etc.
Workflow History: Custom data logged by a developer, only holds information which the developer chose to log. Can either be used for audting or for "debugging".
Event Log: Custom event log used to store audit information.
SharePoint Audit Log: Log information to the audit log using the audit API.
Custom Audit Log (e.g. SQL Server): Log information to a database or text file which you have control over.

	*Pros*	*Cons*
*Task*	Built-in functionality in MOSS	Deleted during clean-up (as per linked blog post) Not all events you wish to audit are a result of a task, hence this cannot be the only way you audit.
*Workflow History*	Built-in functionality in MOSS Easily created from within a workflow	Association to main item cleared after 60 days (can be changed)
*Event Log*	Built-in in functionality in Windows	Might be a stretch to log all types of events that are interesting for a complete solution What about search capabilities? Can this be achieved using WMI? Event Log is per machine and normally a SharePoint solution involved multiple WFEs.
*SharePoint Audit Log*	Reuse of standard SharePoint functionality Cannot be easily manipulated	Might be a stretch to log all types of events that are interesting for a complete solution
*Custom Audit Log*	Easy access from other applications Any logging needs can be taken care of	Need to created and maintain the database / text file Not a standard function

One issue to consider when choosing a tracking mechanism is what kind of proof you will need to show in an audit. Is it sufficient that there is a log or are you required to prove that an entry hasn't been manipulated? Or have entries been removed?

Conslusions

Currently I'm leaning towards using a custom audit log in SQL Server. It can be reasonably protected from everyone except SQL Server sysadmins. But I will also have to further consider the merits of the SharePoint Audit Log.

SharePoint Indexing Limited by 64 kB ACL Limit

mattlind — Fri, 02 Nov 2007 09:35:32 GMT

I want to share a problem I had a few month ago when we were indexing the the items in a SharePoint-based application.

Initial problem

When crawling one of the sites the engine stopped indexing and logged the error "The parameter is incorrect". Which parameter? Why is it incorrect?

Analysis

After intensive discussion and testing we managed to relate the problem to the number of users who had access to the site. Sites with few members were indexed just fine while sites with 2000+ members failed. We did emperical tests and found that in our particular environment the index engine failed if we had more than 1812 members.

What was reallt interesting was that when we were just above the 1812-limit a new error message was displayed: "Search cannot crawl the item, because its Access Control List exceeded 64 KB". Note that this error message was only shown when we exceeded the limit with a small margin, when adding additional members the previous error ocurred again.

Now that SharePoint gave us the proper error we were able to understand what was happening, the 64 kB limit for an ACL is a Windows-limit, not something SharePoint enforces. With this information I was also able to find a SharePoint 2003 KB article which described the same problem in the previous version. You can also see the error code at http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/aa981067.aspx, look for PRTH_E_ACL_TOO_BIG.

The limit of 1812 member will not be your limitation, if will probably be something else in the span 1500-2000 members.

Workaround

Our solution was to require sites with over 1500 members to use an AD group for keeping track of membership, as recommended by the KB for SPS 2003. One disadvantage with this approach is that you must maintain membership by updating the AD group so you can no longer request membership using SharePoint standard dialogs.

As a side note, why did we have so many members? We were building a Knowledge Management tool and some of the communities had a large number of member.