Tietotekniikkainvestoinnin taloudellinen perusteleminen
Arkkitehdin perusosaamista on kyky kommunikoida ratkaisu eri sidosryhmille heidän omalla kielellään. Taustastamme johtuen teknisille sidosryhmille viestiminen on useimmiten helpompaa kuin organisaatiossa ylöspäin liiketoimintahyödystä ja rahasta kiinnostuneelle johdolle. Arkkitehdin perusosaamiseen tulisikin kuulua investoinnin tuottolaskelmien (Return of Investmet, ROI) tekeminen. Strukturoitu ja järjestelmällinen lähestymistapa on laadukkaan ja uskottavan laskelman edellytys. Osaltaan laatua voi parantaa soveltamalla valmiita ROI-laskimia.
Nucleus Researchiltä löytyy kattava kokoelma valmiita ROI-laskimia mm. Visual Studio Team Systemille, BizTalkille, SQL Serverille ja Dynamics tuotteille. Laskinten soveltamisesta löytyy myös runsaasti ohjeistusta. Hyvä aloitusohje on Quick Reference Guide, joka sisältää monia yleispäteviä ohjeita laskelmien tekemiseen. Tässä valikoituja vinkkejä.
Ennen Excelin avaamista laskelman tekemiseksi, kannattaa arvioida investoinnin tuottopotentiaalia muutaman peukalosäännön avulla:
- Laajuus – mitä suurempi käyttäjämäärä, sitä suurempi tuottomahdollisuus.
- Toistettavuus – usein tarvittava ratkaisu tuottaa enemmän hyötyä.
Ylipäätään tuottolaskelmassa kannattaa maksimoida hyötyjä kustannusten minimoinnin sijaan.
Muita hyvää kannattavuutta ennustavia tekijöitä ovat:
- Nykykustannukset - nykyisen toimintatavan suuret kustannukset merkitsevät hyvää tehostamispotentiaalia.
- Tiedon uudelleenkäyttö – saman tiedon uudelleenkäyttö kertaa hyötyä.
- Yhteistoiminta –yhteistyön automatisointi ja tehostaminen ihmisten välillä parantaa tuloksia ja vähentää aikaa vieviä palavereja.
Kun varsinaista investoinnin tuottolaskelmaa päästään tekemään, hankkeen kustannukset ovat yleensä helppo arvioida. Tulkinnanvaraa on yleensä vain infrastruktuurin ja jaettujen resurssien jyvittämisessä eri hankkeille. Yleensä riittää että miettii hankittiinko resurssi tämän hankkeen vuoksi.
Hankkeen hyötyjen arviointi aiheuttaa tyypillisesti enemmän keskustelua. Selkeät tuotannolliset tuottavuushyödyt ovat uskottavia. Usein hyödyt ovat kuitenkin henkilötyön tuottavuuden kasvua. Hyvä periaate on että ajansäästön voi laskea täysimääräisesti tuotoksi vain tiukasti johdettujen ja puhtaasti suorittavien tehtävien osalta. Muiden roolien osalta kannattaa perussääntönä soveltaa 50% hyötyastetta. Henkilötyön tuottavuushyödyn laskemista vastustetaan usein sillä argumentilla ettei ketään kuitenkaan irtisanota ja hyöty on siis näennäistä.
Työn tuottavuuden kasvu on kuitenkin teknologiainvestointien päähyöty.
Jos ei usko työn tuottavuuden kasvuun, miksi siis edes hankkia tietokoneita työntekijöille?
Jos tuottolaskelma näyttää ensimmäisellä iteraatiolla toivottomalta, kannattaa tarkistaa onko olettamissa käytön laajuudesta ja toistettavuudesta virheitä tai onko kustannukset arvioitu epärealistisen suuriksi. Lievästi alakanttiin olevan tuottolaskelman optimointiin kannattaa kokeilla seuraavia keinoja:
- Kustannusten aikataulutus – jos hankkeen kaikki kustannukset on kohdistettu laskelman ensimmäiselle vuodelle, tarkista voidaanko osa kustannuksista siirtää eteenpäin.
- Neuvottele hinnasta – hankkeesta riippuen pienikin kustannusten alenema voi parantaa tuottolaskelmaa huomattavasti.
- Rytmitä kustannuksia käytön mukaan – aikatauluttamalla investointi ratkaisun käyttäjämäärän kasvun mukaan voidaan osa kuluista kattaa tulorahoituksella.
- Vaiheista hyödyn perusteella – vaiheistamalle hanke siten että suurimman hyödyn tuottavat ratkaisun osat otetaan käyttöön mahdollisimman aikaisin, ratkaisu ehtii keräämään enemmän tuottoa laskelman aikajänteellä.
- Tarkista korjauskertoimesi – jos olet käyttänyt korjauskertoimia hyötyjen arviointiin, tarkista etteivät ne ole liian varovaisia. Korjauskertoimen voi muuttaa olettamasta mitatuksi suureeksi tekemällä siitä kyselyn organisaatiossa.
Järjestelmällisellä laskelmalla varmistat ettei organisaatiosi jätä hyödyntämättä kannattavaa teknologiaa.
