Tetsuharu IKADAI's blog

タスクとスケジュールを管理する - その6 報告書は出しません（時間がもったいない編）

2009-03-20T11:58:00Z

■■■支店長！報告書書くの面倒なのでやめていいですか！■■■

前回は基本的なところで「メモしてフラグ，貼り付ける」を実践しました．
今回はその次のステップに進みます．

北陸支店で取り決めた禁止事項はたくさんありますが，その一部をご紹介すると，下記の通りです．
本ブログの読者であれば，もうすっかりご存じですよね．ご，ご存知ですよね？？？？

メモ，手帳，ノート使用禁止
ペン使用禁止
プリントアウト禁止
ホワイトボード使用禁止
会議室使用禁止
出張禁止
報告書禁止
高いの禁止
難しいの禁止
メンドクサイの禁止

さて，これらの制約をクリアしながら，僕はどうやって中林支店長に報告・連絡を行っているのでしょうか？？そして逆に僕はどうやって中林支店長が抱えている仕事を報告を受けずに把握しているのでしょうか？？？？

これはもはや製品や機能の問題ではありません．これだけの制約をかいくぐるために，どのようにソフトウェアを活用するか，というアイデアと発想力の勝負です．旭山動物園（の昔っす）と同じ．つまり人もカネもないなら知恵を出せ，ってヤツです．

■■■そんなわけで完成した北陸支店式タスクマトリクス■■■

前回ご紹介したOneNoteの使い方はとりあえず白地にメモを取り，フラグし，ファイルを貼り付ける，というところまででした．紹介した僕が言うのもなんですが，120%面白くもへったくれもありません．飛躍を始めるのはここからです．

実はOneNoteの非常に特徴的な造りとして「コンテナ」という概念があります．ってよくわからないですよね．簡単に言うと書いたメモを，なんと縦横無尽に動かせるんです．まじすげー！

そこで，この簡単に位置を変えられるという特性を活用すれば，面白い使い方ができることに気がつきました．

それ何かというと「位置に意味を持たせられる」ということです．

これ真ん中に矢印を引っ張っただけです．でもって左側は「急ぎ」，右側は「急ぎじゃない」という感じで分けただけです．ただToDoリストとして一覧にするだけではなく，このように位置に意味を持たせることで，読むのではなく，見るだけで，急ぎのタスクがどれだけあるかわかっちまうわけです．

ここで先日少しお話ししたMECEを適用するわけです．仕事というのは

急いでいる？ YES/NO
それって大事？ YES/NO

に必ず分けられます．これをマトリクスにすると，こんな感じになるでしょう．

これぞ北陸支店式タスクマトリクス！！！！

なーんちゃって，このように緊急度と重要度にわけで仕事を管理しましょう，というのは仕事術本なんかで良く言われていることです．だけど，こんなの紙の手帳じゃ管理するの死ぬほど大変です．よほど気合と時間がないとアップデートできません．だけどOneNote（とコンテナ移動の機能）があれば，簡単に位置を移動することができます．そして，このマトリクスに合わせて，

１・２・３でメモしてフラグ，貼り付ける，を実践しましょう！

そしてこいつを，この前（というかかなり前）に解説した通り，共有フォルダに保存することで，他の人もファイルを閲覧することが可能になります．すなわち，僕が重要度・緊急度に分けて書いたメモは，そのまま支店長への優先度付けされた報告になってしまうのです！！！

他人のために報告書を書くのではありません．自分のために重要度／緊急度に分けて”メモしてフラグ，貼り付ける”のです．それが，そのまま，いちいち報告用に書きなおす報告書以上に，見る人にとってわかりやすい報告になるのです．しかも共有ノートブックなので，僕らが放っておいても，リアルタイムでチームメンバに同期されます．これまでの日報や週一度の部会連絡とは情報共有のスピードと精度が別次元です．

■■■不可能へのチャレンジ「オフィスワークの見える化」■■■

そしてノートシールを表示というボタンを押すと，各自が自分のノートの至る所で立てたフラグが，全員分まとめて横串検索されます．これはマネージャにとってサイコーの機能です．だって報告しろと言わなくても，刻々と変わる部下の作業負荷状況をリアルタイムで把握できるのですから！！しかもデジタルならではの利便性で，色んな角度からチームのタスクを見通すことができます．

部下が一つ作業をこなしフラグをチェック（完了）するたびに，ここからフラグが一つ消えていくわけです．まさに「オフィスワークの見える化」です．これを実現するために様々な管理手法と，高額な業務システムやグループウェアが考案されてきましたが，僕らが思いついたのは，もっと単純で，もっと簡単で，もっと安く実現する方法です．

OneNoteをインストールすれば，3分後にはこれまで何度もチャレンジして失敗し続けた見果てぬ夢「オフィスワークの見える化」が実現できるのです．サーバやミドルウェアが必要な巨大で高額なグループウェアじゃないとダメなんじゃないかと思うのは，単なる心理的な思い込みです．おカネをかけなくても，強力な情報共有基盤を構築することは十分可能す．

メモ，手帳，ノート使用禁止

ペン使用禁止

プリントアウト禁止

ホワイトボード使用禁止

会議室使用禁止

出張禁止

報告書禁止

高いの禁止

難しいの禁止

メンドクサイの禁止

一見不可能とか，無意味と思われがちな，これら様々な「禁止事項」こそが，我々に強靭で柔軟な組織に生まれ変わるきっかけを与えてくれたのです．

今回使用した「北陸支店式最強のタスクマトリクス」は当ブログのオンラインストレージ（SkyDrive）に OneNote のテンプレートとして公開しましたので，ぜひお試しください．

メモしてフラグ，貼り付ける，ですよ！

OneNote テンプレートチームタスク管理
OneNote 試用版
Word,Excelなど，その他Office製品が2003やそれ以前のバージョンでも問題ありません．（共存可能）
OSはWindowsはXP（SP2）ももちろん大丈夫です！詳しくはシステム要件をご確認ください．

バックナンバー：
タスクとスケジュールを管理する - その1
タスクとスケジュールを管理する - その2 現状把握アナログ編
タスクとスケジュールを管理する - その3 「禁止」の重要性
タスクとスケジュールを管理する - その4 現状把握デジタル編
タスクとスケジュールを管理する - その5 メモしてフラグ，貼り付ける

Technorati タグ: タスク管理,スケジュール管理,仕事術,メモ術,ノート術,GTD

タスクとスケジュールを管理する - その2 現状把握アナログ編

2009-03-18T09:17:04Z

どうしてタスクとスケジュールの管理はうまくいかないのか．この原因を少し考えてみたいのですが，これは僕自身のこれまでの失敗経験からなんとなく理由は判明しています．この「なんとなく」というのがポイントで，クリアすべき課題は不明瞭で複数で複雑で絡み合っているからです．しかも段階的に複雑性が増大していくことも挙げておかねばならぬでしょう．

例えば年初には気合を入れて手帳を購入します．この時には1年後にびっしりと1年間の活動記録や自分自身の経験が刻み込まれているだろうと信じています．まずは些細なことでも全部予定表に書いちまえってなもんで，こんな感じになります．やる気まんまんです．

写真1．かなり綺麗にまとめられた月間スケジュール

この時点では大満足です．過去のお客様やパートナー様訪問記録や，先々の予定の空き時間がサクッと理解できるので，極めて便利です．だけど，必ずこれでは問題が出てきます．それは何かというと「狭い」ってことです．1か月見開きは俯瞰するには良いですが，少しばかり詳細を書こうとすると途端に書く場所がなくなります．ということで1ページで1週間分を表示するページに同じ内容を再度書きなおすのです．すなわち二重入力．

写真2．電話しながらスケジュールを調整しているところ

こうやってスケジュール帳とにらめっこして，日程を調整しているのですが，よくよく考えてみれば，ここで見ているのは自分のスケジュールだけです．だけどビジネスにおいては大抵自分以外にも人が関わることが多いです．当然ながら自分のスケジュール帳には他人のスケジュールは書いてありませんから，この電話が終わった後，再度同僚の予定を確認し，そして再び先方にメールとか電話をする必要がでてくるわけです．

しかも，さらなる課題が押し寄せてきます．それはスケジュールを管理している見開き2ページや，1週間単位のページでは，打合せ内容や，議事録をメモるスペースがないのです．ということで，結局会議のたびにノート（あるいはノートのリフィル）が登場するわけです．

写真3．ノートはメモにあらず．ビジュアルに考えるための強力なツール！

しかしノートなんてのはもうそれこそあっという間に使いきっていきます．手帳は1年で1冊ですが，ノートが1年で1冊ってことはありえません．そういうわけで，結局手帳以外に，こんなことになるのです．

写真4．山積みになる一方のノート

当然ながらこれらを全部持ち歩くことはできませんから，貴重な情報が詰まったノートは次々に，デスクの引き出しやお家のキャビネットで箪笥の肥やしになっていくわけです．

昨今各社のグループウェアで情報共有やEnterprise Searchというものが注目されていますが，今一度よく考えてみましょう．本当に本当に重要で貴重な情報はほとんどが組織を構成する一人ひとりのてんでバラバラなノートや手帳に分散しているのです．そして残念ながらこれらの情報は Enterprise Searchの検索結果には絶対に出てきません．各自がノートに書いたメモや記録をすべてパソコンで打ち直せますか．これもやっぱり無理．これって大いなる矛盾です．

こうして情報は至る所に分散し，コミュニケーション不全が起き始めるのです．
これは極めて由々しき問題ではないでしょうか．

北陸支店ブログで連載中っす．
ぜひ続きはこちらへ．

マイクロソフト北陸支店～世界最強の仕事術～

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ふりかえる技術 - 北陸支店式問題分析手法 MECE編

2009-01-22T06:58:24Z

昨年より我が北陸支店では Office OneNote の使い方を研究してきましたが，最近は OneNote の機能ではなく，それをつかった問題分析手法や，アイデアの発散方法を研究し，実践しています．これからしばらく北陸支店のレトロスペクティブ（ふりかえり）実践手法とパースペクティブ（見通し）実践手法を説明します！！

と言っても，我々は古今東西の知の巨人たちが生み出した分析手法や思考フレームワークをちょいっと組み合わせたに過ぎません．逆に言うと，これらを基本要素として知識を持っておく必要はあります．

今回はその中でも最も基本となるMECEについて，おさらいしておきます．

MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) ：相互に排他的，全体で網羅的

相互に排他的とかよくわかりませんが，簡単に言うと「モレなく，ダブリなく」という意味でとらえて良いみたいです．ちょっと考える時に，ごく自然にミーシーになっている，そうなれば理想だなーなんて思います．

では実際に例を見ていこうと思いますが，最も簡単なのが「表裏」ということになるでしょう．

図1. 人間ってやつは

これどうでしょうか．すべての人がこれらのどちらか一方に属することになります．これがMECE状態です．

図2. 3分割以上もあるよ

基本は表裏なわけですが，応用すると3分割や4分割もありってことになるでしょう．実際にMECEで考える場合，３～4分割が多くなると思います．

MECEは考える上での土台みたいなもので，それ自体で何かアイデアや解決策を見出すものではありません（たぶん）．この基本要素をしっかり押さえておくことで，次のステップに行ける，という感じでしょうか．例えば僕らの場合であれば，男／女，成年／未成年，みたいなのを洗い出したら（洗い出したってほどじゃありませんが，，，），それらを組み合わせてマトリクスを作ることが多いです．

図2なんかも一見無関係なMECEのように見えますが，組み合わせてみるとまた違った見え方がしてきます．

なぜMECEするのか．そもそも，そんなのなぜ必要なのか？と言えば，どうにも人ってのは忘れっぽくて，抜け，漏れというのをやっちまう生き物だからじゃないでしょうか．そのために考えるポイントを絞ることで，そのような抜け，漏れを（ある程度）防ぐことが可能になるかもしれません．例えば上記の例であれば，

販管部門の活動項目をリストアップ
販管部門が第1四半期に活動することをリストアップ

というこれだけの違いで，スムーズに項目を洗い出すことが可能になります．さらに「販管部門」ではカテゴリが大き過ぎれば，営業部門，広告マーケティング部門，管理部門（経理，総務，法務，etc）のように，さらにMECEで分解していきます．

ちなみにこの分類手法については結構深くて，それこそ生物学なんかだと分類学（Taxonomy）と言われる専門の学問があるほどです．僕らがそこまで深く考える必要は全くないと思いますので，とりあえず基本は「表裏」で分類するようにしましょう．

最後に，これらの考え方は決してビジネスだけで使うものではなくて，日々の生活でも十分に使えるものだと思います．ぜひMECEによる考え方を無意識に実践できるくらいになりたいものです．

図3. 日常で使うMECE（ロジックツリー）のイメージ

まぁ，こんなのを作っても忘れ物をしちゃうのが僕なので，エラソーなことは全然言えませんが，，，，orz
ご参考までにってことで

データベース思考から抜け出せ！！

2008-12-23T18:16:00Z

このところ僕らの講演を聞いたり，当ブログをご覧になられた多くの方々より，Microsoft Office OneNote 2007 を小規模から導入してみたよ，試しに若手のチームで使ってみているよ，というお言葉を頂いております．ありがとうございます．ありがとうございます．あざーーーーす！

嬉しくて涙が止まりません．天狗舞を飲み干しちまう勢いです．

このOneNoteというツールは，名前の如く単なるノートツールに過ぎません．起動して，新しくページを追加すると真っ白なシートが出てきて，あとはご自由にどうぞってなもんで，かなりつっけんどんで，強気なツールです．

型が決まっているわけでもなければ，使い方にルールもありません．ともすれば「メモしかできない，使い道がないソフトウェア」と思われてしまう悲しい運命を背負っているツールなのです．

しかし，ひとたびこのOneNoteを使いこなせるようになると，ワークスタイルは一変するでしょう．

劇的に仕事のスピードは速くなり，発想力や創造性も溢れるほどに湧いてくるようになります．組織の情報共有は活性化し，大きな困難にチームワークで立ち向かう勇気と力を与えてくれる極めて強力なサポーターになってくれます．

OneNoteには型がありません．だから難しいです．逆にだからこそ自由でもあるのです．
まず最初は型から入りましょう．慣れないうちは色んな人の色んな使い方をマネましょう．

そして，そこから自分だけの使い方を発見し，独創性や創造性を発揮してください．
僕もどんどんこのブログを通じて新しい使い方や，アイデアを発信していきます．

僕らが目指しているのはデータベース思考からの脱却です．
どうしてもパソコンに入力するとなると，データ型の決まった入力項目を埋めていく，というイメージがあります．これは一定の品質を保つという意味では効果を発揮すると思います．前回のエントリで議事録のフォーマットを決めたのも，そういう目的があります．

しかしこの問題点は人の創造性を枠にはめちまうことです．型が決まったシートから独創性はなかなか生まれにくい気がします．その枠をとっぱらってくれるのが，このOneNoteなのです．が，また長くなっちまいそうなので，具体例は次の機会にゆずることにします．

ということで，ぜひお友達や同僚の方々に，（本気で）このブログを宣伝してください！m(_ _)m（ついででいいので）

「あー山田君？例の案件の進捗どうなった？現状の課題は？あと北陸支店のブログ見た？」
という自然な感じでお伝えください．あくまでも自然に，シンプルに，です．これ重要．

それからコメント，トラックバック超最高にウェルカム＆ハッピーです．
皆さまからのコメント，フィードバックは，僕らにとって大きな励みとなります！

OneNote - 議事録編

2008-11-27T15:52:36Z

自分で思いましたが，↓のエントリー．
とりあえず長げぇ．長過ぎて読む気も起きないッス．
(，，，ただ書くのには死ぬほど時間がかかったんですよ，，，orz）

ということで，今よりも完成度はちと低いですが，動いてる画面があるので，こっちもご参照くださいm(_ _)m

ホワイトボード革命

2008-11-27T09:40:54Z

デキるビジネスマンはホワイトボードを使うってことで，これまで我々は必死にホワイトボードを使ったプレゼンテーションや，説明を行ってきました．口頭だけのミーティングだけではなかなか伝わりづらい部分を図式化したりマトリクス化したりすることで理解度は圧倒的に高まります．

もっとわかりやすく，もっと効果的に，そうやってホワイトボードの使い方や書き方を昼夜を問わず，寝食忘れて研究し，洗練させてきました．おかげさまで今ではホワイトボード検定（ホワ検）2種くらいは軽く取れるんじゃないかと思っています．

そうです．ホワイトボード研究家（僕のことです）はとにかく「書き方」や「表現」に注目してしまい，それ以外のことをあまり気にしません．だけどよくよく考えてみれば，本当の価値はホワイトボードそのものではなく，当然ながら，そこに書かれた内容にあるわけです．

ともすれば，ホワイトボードに書くことに満足してしまい，そのあとについては（恥ずかしながら）あまり深く考えていませんでした．

そしてミーティングが終わった瞬間からホワイトボードに書いた「情報」はみるみる劣化がはじまります．なぜならば，少なくとも僕は，１週間後の次のミーティングに，前回のホワイトボードから印刷したものをもう一度持ってきたことはほとんどないし，写メした画像をもう一度プロジェクタで表示したこともありません．ノートに書いていれば，今一度ホワイトボードに書き写すこともできますが，そんなことした覚えも皆無に等しいからです．

いずれにせよ，どんな方法を使っても，先週の臨場感あるホワイトボードは絶対に帰ってこないのです．あたりまえだけど．

これは情報がアトムの世界にあるからです．アトムの世界はビットの世界に比べると機敏性（Agility）に大きな差があります．圧倒的な差と言っても良いです．

例えばその他10人の関係者にミーティングの内容を共有することを想像してみてください．どうやって目の前に書かれた内容をミーティングに参加していない10名に伝えますか？

大抵次のような方法になります．

1. 議事録にしてメールする

2. 議事録にしてメールする

3. 議事録にしてメールする

・・・・

· 写メを送る

· 印刷したものをさらにコピーして回覧してもらう

· 印刷したものをスキャナしてメールで送る

おー！おーー！

これ，こないだまでの僕じゃん！！メールで議事録を送るためにパソコンで同じ内容をもう一度打ちなおしてました．スキャナ使うのはめんどうだし，写メを撮って送るのもめんどうだからです．メンドウ，メンドウ，メンドウ．人は面倒をとにかく嫌うのです．

しかしよくよく考えてみれば，これは大いなる矛盾であることに気付かなければなりません．一生懸命ホワイトボードの使い方を研究して，効果的にわかりやすく表現したのに，それを議事録として送る時には，自らの手で，最もわかりづらい（と自分でもわかっている）テキストの箇条書きに，わざわざ時間と労力をかけて，戻しているんですから．

これ痛恨の極みです．

結局参加できなかった人たちにエスカレーションするためのミーティングをもう一度開いたり，電話や口頭でもう一度説明したりするハメになるわけです．

そんなこんなで，我々はホワイトボードを使うことをやめました．全面禁止．
使えば使うほど時間と労力の無駄，なにより情報の劣化が発生するからです．

↓証拠映像

現在我々は Microsoft Office 製品群に含まれている OneNote 2007 をホワイトボード代わりに使っています．そしてこの OneNote の価値を極限まで引き出してくれるのが，タブレットPCなわけです．

先述であえてアナログとは言わなかった理由はここにあります．ペンによる入力はアナログだからです．ですが，そのペンで入力した先はアトムの世界ではなく，ビットの世界です．

ビットの世界にあるホワイトボードは，アトムの世界ではなかなか難しかったこともサクッとできちゃいます．例えば，，，，

· 広さに限界がない

· 拡大縮小も簡単

· 書いた文字の移動（よゆー）

· ファイルの添付（関連するものはなんでも貼り付けちまえ！）

· タスクとの連動（Outlookとの連携も1クリックだぜ！）

· リンク（他の情報や機能と連携することは重要よ）

· 検索（テキストだけじゃなく，画像だろうが，手書きだろうが，音声だろうがなんでも来いや～）

· 共有（メールで送る？それとも自動で同期させちゃう？）

かくして僕たちのホワイトボードは，こんな感じになります．

どうでしょう？

これまでのホワイトボードがビットになるとは，このような状態のことを指します．見た目はあまり変わらないかもしれませんが，これまでとは完全に次元が違います．アナザーディメンジョンです．

ミーティング中の模様が音声ファイルとして自動的に貼り付けられているし，会議の中で決まったタスクにはフラグが立てられOutlookの仕事（タスク）と関連付けられています．イベント集客用メールのひな形や，セミナーで使う資料も添付されています．見づらければ拡大すれば良いし，全体を俯瞰したければ縮小すれば良い．場所が狭ければ簡単に文字を動かすこともできる．そして来週もう一度ミーティングをする時には，このホワイトボードがあの盛り上がりのミーティングの余韻を残したまま鮮やかに帰ってきます．

そして真に驚くべきは，この会議は，東京，大阪，金沢の3拠点でのオンラインミーティングであり，誰ひとり会議室を使っていない，ということです．

だって「出張禁止」「電話禁止」「会議室使用禁止」「ホワイトボード使用禁止」ですから，しゃーないっすよね苦笑

逆に言うと，「禁止」がなければ，このような新しいスタイルのミーティングに僕らはずっと気付かずにいたかもしれません．いちいち出張（だけじゃなく出張申請や移動，宿泊予約も含めてね）や電話（たいがい電話した結果，結局会って話した方が早いという結論になる）をしていた頃のことを考えると大いに無駄を感じますし，今もそのままだったら，と考えるとゾッとします．

現在我々はこのようにホワイトボードを本当の意味で戦略基盤として活用しています．単なる板書をするためのツールではなく，このホワイトボードに描かれた計画を中心に関連するタスクやドキュメントを，各自のデスクの各自のPCからリアルタイムに管理していくのです．つまり我々のホワイトボードはミーティングが終わった後も，いや終わった後にこそ，成長し，その真価を発揮し始め，タスクチームの実行計画と行動管理を大いに助けてくれる素晴らしい海図となってくれるのです．

色んなものを禁止してみると，必ず最初は戸惑うのですが，慣れてくると，あの頃の俺達まるで何もわかっちゃいねぇ子猫みたいなもんだったな，って気分になります．そして何より意外と全然平気であることにきっとビックリすることでしょう．

そしてこのホワイトボード革命は，我が北陸支店が昼夜を問わず，寝食忘れて研究した末にたどり着いた戦略的組織モデル「Liquid & Solid Structure」のほんの一部に過ぎないのです．

さあ，これを読んだあなた．
今すぐ！今すぐにタブレットPCを準備してください．

僕たちと一緒にビットの世界へ飛び込みましょう！！
そしてこれまでの，いや今も捨て続けている，貴重なあなた自身の時間を取り戻しに行きましょう！！！

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メモ革命（その3） - 議事録編

2008-11-27T08:52:00Z

そんなこんなで，我が北陸支店は，これまでのノート，手帳を禁止にし，全員で OneNote を使うことにしました．

全員が同じソフトウェアを使うことで情報共有のスピードが上がるのは，グループウェアと同じです．そして自由な手書きから，構造化されたフォーマットまで柔軟な記入スタイルを取れるのは，これまでのノートと同じです．

これは非常に重要な要素で，僕らが Liquid & Solid Structure（通称L&S Structure）と呼んでいる「自律的な有機性」（※1）を有するプラットフォーム構造です．合言葉は「OneNote を Office の1オプションとあなどるなかれ」です．ぜひ毎朝声に出して読みたい日本語です．「OneNote を Office の1オプションとあなどるなかれ」．

（※1 ）自律的な有機性<->統合的な自律性今度あらためて説明します

では，ここからは当支店が進化した順を追って，どのように OneNote の使い方をマスターし，L&S Structure を作り上げたか見ていきましょう．

◆議事録編

まずは「ちゃんと議事録を取ろう」という，当たり前だけど，案外しっかりと考えてこなかった領域に改革のメスを入れることにしました．現在北陸支店で利用している議事録はちょっと長いですが，次のようなイメージになります．

※リアルな感じになってますが，すべて空想です．

わざわざ時間を取って会議をするわけですから，会議にはちゃんと意味があります．それは聞くべきことを聞き，伝えるべきことを伝え，何かを決定／合意することです．そこに抜け漏れがあると，せっかく時間を取って会議をした意味がなくなってしまいます．そう考えると僕自身これまで1回1回の会議を本当に大事にしていたかどうか今一度自分に問い直してみると，残念ながら「あれ聞くの忘れた」「これって何のことだっけ」ってあとから思うことだらけです．貴重な会議の場を大いに無駄にしていました．

これ痛恨の極みです．

だから聞き忘れがちなことや，聞かなきゃいけない重要な項目を少しずつテンプレートにしていったわけです．そうすると次第によくありがちな単純な議事録フォーマットとは一味違った自分や自分のチームだけの議事録テンプレートが出来上がってきたわけです．そしてチームメンバみんなが同じ議事録フォーマットを使うことで，議事録は高品質化し，その情報が持つ価値は飛躍的に増大したのです．

基本情報

基本情報は会議の開催日時や場所，参加者，議題などを書きます．少し特徴的なのは僕らは名前だけでなく，座った席の場所も議事録の中に書いていることでしょうか．可能であれば写真も撮って貼り付けちゃいたいくらいです．
次回の会議と，それまでのタスク

ここは議事録の最後に記述する部分になりますが，次回の会議と，それまでにやらねばならぬことをタスクとしてまとめておきます．議事録自体がちと長いので，いちいち下の方までスクロールするのも面倒だしってことでこれらの情報は前半に配置されています．タスクの横にフラグ（旗）が立っていますが，これはOutlookのスケジューラと相互に連携されていて，自分のタスク一覧としてOutlook側から参照および修正をすることができます．これまでこのような議事録と手帳は別に管理していましたが，今では一括管理です．
発言状況の確認

商談の中では自社製品に対しポジティブに考えて頂いていることや，ありがたいお言葉を頂くこともあれば，耳に痛いお言葉や，懸念と思っていることなど，とにかく様々な情報が順序，内容関係なく飛び出します．こういうものをとりあえず何も考えずにメモっていくわけです．ミーティング直後には，ここのボリュームが一番大きいこともあります．
全体概要

ここからは議事録だけでなく「報告書」という要素がでてきます．3で発言内容からメモった様々な情報のうち，重要なこと，決定したこと，合意したことを書きます．お隣の箱には，今回のミーティングで使用したファイルがひっついてます．これまでこれらのファイルは共有サーバやグループウェア上に置かれていました．それが会議の情報と同じ場所に置いてあるわけです．つまり今では一括管理です．以前のエントリーで書いた通り，気をつけなければ，知らないうちに情報はどんどん分散していきます．気がついたら共有サーバ上の「月別の見積もりフォルダ」がエクセルの山になっていたり，製品別フォルダに製品資料が溢れていたりしませんか？商談で使った見積書や製品資料をいつでも議事録からクリックひとつで開けるようにしておくだけで，随分と無駄がなくせますよ．これまじっす．
詳細の情報を要素別に分けてみる

情報を要素別に分けることは大変重要です．それは自分がちゃんと聞くべきことを聞いたかどうか，マネージャの立場からすると，ちゃんと聞くべきことを聞いているかどうかが，読まなくても「見る」だけでわかります．ここではおカネ，予算に関する記入がすっぽりと抜けています．一目で「あれ？なんで予算に関する項目が書かれてないんだ？」ということがわかります．読まなくてもわかります．

そして各要素について懸念事項や，現状の課題をリストアップしておくと，随分と対策が立てやすくなります．

これらの要素分解をミーティングの最中に，記事録を書きながらできると良いのですが，実際にはプレゼン資料や，見積もり資料をプロジェクタに映しながら，となると自分のPCだけでは厳しい場合もあるでしょう．なので実際にはノートに書き留めておいて，会社に戻ってからまとめる，という手順になるでしょう．理想的には2名体制でミーティングに臨むのが良いです．
課題の傾向と対策

5の中で色々な情報がわかりました．時間がかなり少ないこと，担当者が変わってしまうこと，実績やおカネに関することなど，そのような課題に対して商談チームは，それが起きた原因とその対策を考えなければならないのです．これまたマネージャの視点からすると，この商談ではこれからチームがどのような作業をし，その中でどこに困難がありそうか，という状況把握が圧倒的に早くなります．早く報告があれば，早くケアをすることが可能になるのです．

逆にこのように解決すべきハードルをしっかりと洗い出さないまま，課題の共有をしないまま商談を続けてしまうと，どんどん後手に回ることになり，ミーティングの回数もどんどん増えていくという状況になりかねません．結局はお客さん側もフラストレーションがたまり，イライラさせてしまうことになり，こっちは次々に現れる課題に対してんてこ舞いになり，しまいには「あそこのお客さんはわがままだ」なんてイメージを持つことになってしまうのです．

たかがミーティングと思わず，ちゃんと話し合った内容を記録し，自分のため，チームのために，その情報を共有する．無駄のないコミュニケーション基盤は結果的にお客さんへの素早いサービスとサポートの提供につながるのではないでしょうか．

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メモ，ノートは重要か

2008-11-20T19:26:11Z

メモ，ノートは重要でしょうか．
間違いなく重要だと思います．異論ありません．

ですが，そのメモやノートこそが時として，
我々の業務生産性向上の足を引っ張る場合があります．

どうして，そのようなことが起きるのか，
どうすれば，その効率性阻害の要因を排除できるのか，

そのあたりを少し考察してみます．

メモ革命（その１）
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MSDNブログ復活します

2008-11-17T09:06:51Z

筏井でございます．お久しぶりです．1年以上にわたって沈黙を守ってきましたが（別に守りたかったわけではありません），このたび，ついにMSDNブログを復活させるに至りました．ありがとうございます．

社内外から反響の大きかったMSFを夏休みの宿題に適用させるシリーズも，あれから2回も夏を迎えてしまい，当時6年生だった児童は早中学2年生になってしまっている模様です．（僕自身も個人的な理由ではありますが，部署が変わり，勤務地も変わり現在は，石川県の金沢市にある支店でパートナービジネスをさせて頂いています．）

そんなこんなで，なんとか無事小学校を卒業し，2学期の期末試験に向けて勉学に励んでいることを祈るしかない状況下にありますが，彼らが二十歳になる前には完成させたいと思っているところです．がんばります！

では，なぜ再度MSDNブログをはじめようと思ったのか，というと，今年7月よりここ金沢に来てかなり色々なことを実験し，かなりドラスティックで無茶で一見バカじゃないかと思えるような業務改革を断行し，その結果，現在我がマイクロソフト北陸支店は新たなるワークスタイルへと飛躍したからです．かなりブッ飛んで行きました．

ということで，その過程で得た様々な考え方や課題を，このMSDNブログで発信していこうと思った次第です．

また北陸支店ブログとして，支店の業務改革の軌跡もどんどん発信していきますので，こちらもぜひぜひチェックしてください！

↓ ↓ ↓ ↓ ↓ ↓

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夏休みの宿題とMSF ～Vol.04

2007-04-13T13:09:00Z

（またしても）【計画フェーズ】（のつづき）
無事夏休みの宿題を終わらせるために必要な項目の洗い出しが終わりました．これが終われば次にスケジュールを決めることになるわけですが，最初に申し上げたようにイキナリこまごまと計画を立てちまうとまたてんでスケジュールに追い付けないということになりかねません．夏休みの宿題を完全に終わらせるためのプロジェクトスケジュールをマスタープロジェクトスケジュールベースラインと呼び，このベースラインを決定するために，予算や作業量，そして期間を見積もることになります．

ではマスタープロジェクト計画を立てるには，どのように細分化すれば良いのでしょうか．
1. おこづかいを見積もる
2. お母さんとの交渉期間，しんどさを見積もる（いくらやっても無理な場合はあるよ）
3. ドリルの難しさを見積もる
4. 1つのドリルを終わらせるのにかかりそうな期間を見積もる
5. テレビゲームのハマり具合を見積もる（無理っぽいけど）
6. などなど
7. 思いつかない
8. ごめんなさい

ちなみにソフトウェア開発に置き換えた場合，MSFはマスタープロジェクトの細分化を次のように提示しています．
1. 予算計画
2. 購買及び設備計画
3. パイロット計画
4. 開発計画
5. テスト計画
6. セキュリティ計画
7. 展開計画
8. 教育計画
9. コミュニケーション計画

計画を細分化することで，当然ながら各計画ごとの目標設定は容易になります．
さらにここがポイントなわけですが，これらの計画は同時並行的に進めることができるようになります．すなわち友達とチームを組んで計画を立てることができるわけです．

とまぁ，かなり無理やりですが，夏休みの宿題をやっつけるためにチームを組むことになりました．ここで想像してみてください．宿題やるのがイヤなガキ共が5人集まったら，宿題好きな5人組に変身するでしょうか．そりゃしないでしょうね．特に僕だったら他のお友達に押し付けちまうかもしれません．これでは結局チームを組む意味がありません．せっかくチームを組むなら甲子園を目指す野球チームばりに結束したいものです．そこでチーム編成を行う上で理想的なチームモデルを考えてみることにしましょう．

理想的なチーム．MSFでは「説明責任を明確にし，実行責任を共有するチーム」と定義されます．これは各自の役割分担をハッキリさせながら，その計画を実行するためにみんながチカラを合わせることができるチームということになります．おいおい，それは夢じゃないのかね？って言われそうですね．確かに難しいのかもしれませんが，マイクロソフトでは実際に様々な国から来た開発者がチカラを合わせてソフトウェアの開発を行っているわけで，お互いの文化や習慣を受け入れながらチームが編成されています．このような経緯で（かどうかわかりませんが）MSFではチームモデルと呼ばれるものが定義されています．

チームには様々な役割を持ったメンバが集まるわけですが，まずは何よりもチームとして共通認識をする必要があります．

- チームをエンパワメントする
○ 他者への献身に備える
○ 自分のコミットメントを明らかにする
○ コミットメントを果たすためにかなりがんばる
○ これムリ～と思ったら正直に音を上げる
- ビジョンを共有する
○ 成績が良いってイイよね．（１や２とはおさらばだ）
○ 先生から褒められたいよな（少しは怒る回数減るかも）
○ お母さんから褒められたいよな（おこづかい上がるかも）
○ 女子（男子）に良いカッコしたいよな（バレンタインにチョコもらえるかも）
- 俊敏であり続け，変化を予期する
- オープンなコミュニケーションを促進する

各自の計画に対して責任を持つこと，全体の成功に対して責任を共有すること，これ，カッコ良く（？）言うとチーム・オブ・ピアーズと言います．コミュニケーションがスムーズに連携し，お互いを助け合い，全体の目標に対して邁進すること．

夏休みの宿題を一人でかかえるのではなく，チーム一丸となって立ち向かうことで，途中で投げ出してしまう危険性をずっと下げることができます．これはソフトウェアの開発プロジェクトチームでも同じことが言えると思います．コミュニケーション（チーム内，部署間，クライアント）がしっかりと出来て，チームメンバがやるべきことに責任を持つ．この基本が最後まで貫かれているチームはやっぱりうまくいくことが多いでしょうかね．

P.S
色の付け方がわからなくなりました，，，

TechEd Live Session やります

2006-07-05T08:52:00Z

突然ですが、本日（7月5日）18：30より Tech・Ed 06 Live Session を行います！
これは8月29日～9月1日にパシフィコ横浜で開催される Tech・Ed 06 Yokohama の事前セッションになります。
http://www.event-registration.jp/events/te06/technical_session.aspx

本日は Visual Studio 2005 Team Foundation Server の簡単な概要をお話しようと思います。ご興味がございましたら、是非ご参加ください！

ログインはこちらから！
http://msevents.microsoft.com/CUI/WebCastEventDetails.aspx?EventID=1032301699&EventCategory=2&culture=ja-JP&CountryCode=JP

夏休みの宿題とMSF ～Vol.03

2006-04-04T09:44:00Z

【計画化フェーズ：Planning】（のつづき）
さて，前回はビジョンを立て，その過程を評価するペルソナを作りました．つまり，まだ全然計画フェーズが終わっていないということですね．アイタタタ．

【要求分析：Requirement Analysis 】
一口に夏休みの宿題と言ったって，難易度，面倒臭さはそれぞれです．計画を立てる時点で，まずは宿題の中身をしっかりと眺めることが重要でしょう．漢字ドリルの最初のページをちらちら見て「見る」とか「食べる」みたいな簡単な漢字ばかりが並んでいる，と思って甘く見ていると，後半に行くに従って「薔薇」とか「醤油」とか出てくるわけです．

計算ドリルにしたって同じです．最初の感触だけで1日10ページと言うような安易な予定は立てちゃいけません．宿題の進行を遅らせるリスクはちゃんと把握しておかないと正しいスケジュールを組むことはできません．同じようにその他の宿題も感触をしっかりと確かめて，はじめてシナリオを作成することができるわけです．これをしっかり把握しておかないと，あとで立てたスケジュールと合わなくなってしまうんですね．

NOTE:ソフトウェア開発で言えば，プロトタイプ開発と言うことになります．これをしっかりとやっておかないと，あとでとんでもないことになりかねません．ちなみに MSF は具体的な要求開発手法は定義していませんので，一般的な手法を使って要求分析を行ってください．例えば http://www.openthology.org/

さてさて，宿題以外にも夏休みに起こりそうな項目はまだまだありますね．それを計画段階で全部洗い出してしまいましょう．

【区分：Area Path】
思いつく限り箇条書きにしたって，モレやダブりがきっと出てくるに決まっています．そこで夏休みに起こるイベントをいくつかのカテゴリに分けましょう．これを MSF では区分（Area Path）と呼んでいます．

区分０：勉強
区分１：スポーツ
区分２：遊び

とまぁ，とりあえずこんな感じで分けてみました．

NOTE:区分の分け方はどんなんでも構いません．あくまで管理しやすくすることが目的です．なので，学校，友達，家族と言うような区分でも問題ありません．

次は区分０をもう少し細分化します．

区分０-０：国語
区分０-１：算数
区分０-２：理科
区分０-３：社会
区分０-４：課外

区分１，区分２も同様にもう少し細分化します．

区分１-０：野球
区分１-１：プール
区分１-２：キャンプ

区分２-０：インドア
区分２-１：アウトドア

これでやっと各カテゴリでやるべきことを洗い出せます．例えば国語ならば，国語問題集，漢字ドリル，読書感想文ってな感じで，順番にやるべきことを全部洗い出します．MSF では，これを作業項目（Work Item）と呼びます．

当然ながら準備で必要となる作業項目も忘れちゃいけません．例えば「遊び：インドア」で言えば，ファミコン，ガンプラ作り，ミニ四駆作り，漫画などなどありますが，ちゃんと「ファミコンのカセットを買ってくる」と言う作業項目も考慮しないとダメです．野球やるならグローブを買ってくる，キャンプに行くなら，釣竿を買ってくるとか，全部です．とにかく全部．

と言うわけで，作業を開始する前にとにかく「やらなきゃいけない項目＝作業項目」をすべて洗い出すこと，これがとっても重要です．すべて洗い出していない状態で，スケジュールを組み始めてしまうと，宿題コンプリートの成功率がずっと下がってしまいます．

夏休みの宿題とMSF ～Vol.02

2006-03-24T07:17:00Z

さて，昨日は僕がいかにダメなお子さんだったかを暴露してしまいましたが，今日からはちょっと真面目に書きますよ．このブログを読んでくれている全国の小学生諸君，今年こそは夏休みの宿題をちゃんと提出しようじゃないか！

僕がガキの頃にちゃんと宿題を出せなかったのはなぜだろうか？まずはこの原因を追求することが重要ですね．

1.　予定の立て方がイキナリ細かい．しかもその細かい根拠が曖昧
2.　阻害要因が全く考慮されていない
3.　進捗を全然管理していない
3.　と言うか，そもそも期限までに宿題を出す気がなかった（アイタタタ）

挙げるとキリがなさそうですが，とにかく出された宿題を夏休み中にちゃんとコンプリートすることは不可能なのでしょうか？中にはちゃんと提出しているツワモノも世の中のどこかにいたはずです．（僕が知る限りいませんが）

宿題が提出できなかった本質的な原因はどこにあるのでしょうか．それは一言で言ってしまえば「プロセスが曖昧だから」に尽きると思います．

そこで登場するのが MSF ですよ MSF ！MSF はソフトウェア開発者だけでなく，小学生にも活用してもらえる素晴らしい思考プロセスなのです！では MSF の考え方を用いて夏休みの宿題コンプリート計画を立ててみようではありませんか．

【最初にすべきこと：Envisioning】
これ忘れちゃイケません．最初からカラフルにスケジュールを細分化しても，結局絵に描いた餅になることは僕が実証してみせました．だから何よりもまず行うべきことは「ビジョンを持つこと」です．これがないと絶対にモチベーションをキープし続けられません．

では「ビジョン」とはどんなものでしょうか？ここでビジョンを「夏休みの宿題をちゃんと提出すること」なーんてことにしてしまうと，結局モチベーションは右肩下がりになることは間違いありませんよね．なのでここは「イケてる小学生になること！」ってことにしましょうじゃありませんか．なんとなくやる気が湧きません？

【計画化フェーズ：Planning】
さて，イケてる小学生と言うのは，どんなお子さんを言うのでしょうか．ここでちょっと一度自分が女の子（田中智子さん：12歳），あるいは自分以外の男の子（渡辺晃くん：11歳）になった気持ちで，イケてる小学生のモデルを作ってみます．（野郎からの視点ですみません）

1.　成績が良い
2.　走るのが速い
3.　野球がうまい（サッカーでも可）
4.　ドラクエIII を誰よりも早くクリアする（スーパーマリオ3でも可）
5.　夏休みの宿題を登校初日にちゃんと提出する
6.　クワガタをいっぱい捕まえる（カブトムシは不可）
7.　泳げる
8.　キャンプでカレーを作る時に火をおこせる（シチューでも可）

色々出てきますが，とりあえず智子さん，晃君にとっては，このような小学生がカッコ良いと言う風に仮定します．ちなみに，この智子さん，晃君のような仮想的な人格者を「ペルソナ」と言います．自分が立てたビジョンを実現するためには，このペルソナが求める要求に絶対的に従う必要があります．

NOTE:ペルソナは具体的な名前，年齢，性格，行動パターンを持ちますが，その性格，行動パターンは一般的である必要があります．今回の例である智子さんであれば，ごくフツーの小学6年生であり，同級生の男子や女子とフツーに仲が良く，勉強もスポーツもフツーにこなす一般的な女の子である，と定義します．主要なペルソナには「特別な行動パターン」を与えるべきではありません．

こうして見ると，夏休みの宿題を終わらせると言うのは，大きなビジョンの中の一要因でしかないんですね．

さて，夏休みの宿題をすべて終わらせる，と言う目標に対しては，ドラクエもやらねば，キャンプで火をおこさねば，クワガタをいっぱい捕まえなきゃ，と言うのは，すべて宿題の進行を遅らせる阻害要因（リスク）になることはおわかりになると思います．

当然ながら宿題を終わらせることが人生最高の喜びであり，そこに男のロマンを感じるのであれば「クワガタ捕りに行かない」，「キャンプに行かない」，「ドラクエやらない」と言うような選択もできるかもしれません．すなわち「リスクの回避」です．だけど，小学生にとっては，ドラクエをクリアすることも立派な一つの目標なわけだし，友達の中で自分だけ宿題があるからってキャンプに行かないのもキツいですよね．そして何より「ペルソナ」がそれを求めていますし．

だから「リスクの回避」ではなく「リスクの管理」を行って宿題を進ませつつ，ドラクエもクリアするというコンフリクトを解消する必要があるわけです．このコンフリクトの解消策なきままにドラクエにハマってしまうと，25メートル泳げないわ，宿題はやらないわで，ペルソナさんから「超カッコわる～い」って言われてしまうわけです．

全然計画化フェーズができてないけど，続きはまた次回

夏休みの宿題とMSF ～Vol.01

2006-03-23T07:22:00Z

さて，突然ですが僕は，昔小学生でした．当たり前か．

田舎で育ったため夏休みと言えば，本当に毎日のように真っ黒になって外で遊びまわっていました．懐かしいですね～．飽きもせずクワガタハンティングやザリガニハンティングの毎日でした．海，山，川どこでも行きました．半ば野生化してましたね．他にも秘密基地なんて作っちゃったりして．猫を飼ってみたり，友達の兄貴のベッドの下から盗ん（以下略）

まぁ，とにかく，すごかったっす．遊ぶためのエネルギーがそんだけ溢れ出しているなら，少しくらい宿題に回せよ，とも思いますが，当時はそんなつもりはさらさらなく，夏休みも終わりかけの３日くらいで，涙目になりながら宿題をやっていた，そんな感じがします．確実に皆さんもそうですよね？そうですよね？そうですよね？ね？ね？

かく言う僕も初めから宿題をやる気がなかったわけではありません．むしろやる気満々でした．それがどこからかやる気がなくなってしまったのです．だけどなんでやる気がなくなってしまったのでしょうか．

夏休みも間近に迫る7月下旬，先生から大量のドリルだとか課題が渡され，クラスのみんなで夏休みのスケジュールを立てましたよね．やったやった，やりました．そこでバカな僕は出来もしない無謀な予定を立てちまったんです．

月曜日
６:１５　　朝顔に水
６:３０　　ラジオ体操
７:３０　　朝ごはん
８:００　　漢字ドリル　20ページ
９:００　　計算ドリル　20ページ
１０:００　理科の問題集　1章
１１:００　社会の問題集　1章
１２:００　昼ごはん
１３:００　読書　20ページ
１４:００　プール
１６:００　習字教室
１９:００　夜ご飯
２０:３０　日記
２１:００　消灯

例えばこんな調子で火曜日も水曜日も1週間全部びっしりと予定を立てちゃったんですよ．つまりバカです．しかも，これがまた色鉛筆やなんかでカラフルにするもんで，なんとなく細かく予定を分けてるほうがカッコ良く見えちゃったりするんですよね～．もはや夏休みのスケジュールを綺麗に色分けすること自体が目的になっちゃったりして．まぁ，それにしても，本当はちゃんと，この通りにやれば，最初の1週間で宿題はコンプリートですよ．コンプリート．コンプリート(Dr.レオン風）

はい，この結果はもはや言わずもがなですな．いざ夏休みが始まって３日もしないうちに計画からズレちゃって，気がつけば修正不可能．よし明日1日で遅れてる分を全部やる！だから今日は遊ぶ！なーんて無茶なことを考えて（つまり現逃）だけど実際次の日にはせいぜい計算ドリルを3問くらい解いて，やっぱり案外メンドクサくなって飽きて，結局やめちまう，と．もうその繰り返しですよ．人間なんて弱っちぃもんです．そんなこんなで夏休み前に（カラフルに）立てたスケジュールは完全に形骸化しちまうわけですね．まったく意味なし．宿題をこなすモチベーションも気がつけばゼロフラット．

だけど根底には，夏休みはまだ20日以上残っているから，なんとかなるさ，という希望的観測が常に付きまとうんですよね．だから現実を直視しないままに夏を謳歌してしまう．だけど気がつけば夏休みも残り1週間を切り，いい加減自分をだまし続けることもできず，そして突然焦り始めるわけですね．やっっべぇ～っ夏休みが終わっちまうよ～～泣

しかし，次の瞬間には，もはや登校初日に全部の宿題を出そうなんて気は完全になくなり（むしろ清々しい），とりあえず計算ドリルと写生と自由研究だけはなんとか出せるだろう，日記と漢字ドリルは1ヶ月くらい遅れてもなんとかなるかな，読書感想文は，うまいことやれば出さないままもみ消せるな，とか．そんなことに頭を使い始めるわけですね．ですよね？そうでしたよね？？

だけど思った以上に細かい先生で秋になっても冬になっても夏休みの読書感想文を出せと言い続けてきたりするんですよね．ちなみに数年前に小学校の同窓会がありましたが，先生久しぶりに会って第一声が．「こら，早く感想文出せ．」ですから驚きました．すげー執念．なので次回の同窓会で本当に提出しますよ．感想文．Software Factories あたりで．

いやー，ちと前置きだけで，長くなっちまいましたね．いや，長過ぎ．
と言うわけで，続きは次回．

SDLC=MSF+VSTS

2006-03-15T07:38:00Z

ソフトウェア開発ライフサイクル（SDLC：Software Development Life Cycle）を，ITシステム開発やソフトウェア開発のプランニングから，実際に配置，運用に至るまでの過程と定義すると，このSDLCを実際に管理するためのメタモデルとなるのがMSFであり，実践するためのツールセットがVSTSということになります．

VSTSではMSFのガイドに従ってプロジェクトを進めるためにプロセステンプレートを準備しています．

MSF for Agile
MSF for CMMI Process Improvement

MSF for Agile は中小規模のチームでAgile開発を実践するためのプロセスガイダンスであり，MSF for CMMI はCMMI(Capability Maturity Model Integration）を実践するためのプロセスガイダンスです．

NOTE: CMMIはプロセス改善のためのフレームワークであり，MSF for CMMI が定義する CMMI は Level 3（定義済みレベル：組織は定義済みのソフトウェアプロセスを使用し，ソフトウェアの品質が追跡されている）となっています．

どちらの MSF も反復的でアジャイルなアプローチを取っていますが，CMMIのプロセステンプレートに従って開発を進めることで SEI の CMMI Lv3 の要件を満たすことが出来，Lv4，Lv5へもスムーズに移行できます．特にこのテンプレートは構造化が必要な大規模チーム向けに作られています．

まずは MSF for Agile から見ていこうと思います．

http://msdn.microsoft.com/vstudio/teamsystem/msf/default.aspx
http://www.sei.cmu.edu/cmmi/translations/japanese/models/