Gerenciamento de Documentos: Content Organizer

Dando continuidade as novidades de gerenciamento de documentos no SharePoint 2010, nesse post vou abordar o Content Organizer.

Essa funcionalidade tem como objetivo facilitar a organização dos documentos realizando um roteamento do documento para o local correto analisando um metadado associado ao documento, ou seja, de acordo com o valor de uma determinada coluna do content type o documento é direcionado para um determinado local de armazenamento.

Essa funcionalidade sempre é utilizada associada com algum content type. Com o content type definido, podemos criar as regras de roteamento e associa-la ao content type. Com as regras definidas, o documento segue o fluxo abaixo:

Quando um documento está no “Drop off zone”, o usuário deve informar os metadados que estão faltando, e após isso o documento é redirecionado para o local correto.

Configurações do Content Organizer

Algumas das configurações do Content Organizer são:

• Se todo upload de documento, que tenha alguma regra associada a ele, seja redirecionado para o “Drop Off Zone”.
• Enviar documento para outro site collection.
• Automatizar a criação de novas pastas quando o número do documentos seja superior a algum número pré-determinado.
• Comportamento caso duplicidade no nome dos documentos: criar uma nova versão do documentos ou adicionar um número no nome e mantar os dois documentos.

Após a configuração do Content Organizer, é hora de criar as regras de roteamento

Criando uma nova Regra de roteamento

Conforme o número de regras aumenta, se torna mais necessário que seja possível gerenciar a estrutura de regras de uma maneira simples. Temos duas opções para isso:

• Desabilitar uma regra para prevenir que ela seja executada. Essa opção é útil quando você quer eliminar uma regra, mas ainda quer manter um histórico do que já foi executado (para mostrar que tal procedimento era executado, por exemplo).
• Especificar a ordem em que cada regra será avaliada informando a prioridade de cada uma das regras. Se o documento estiver ok para duas regras diferentes, a regra com maior prioridade será executada.

Após isso é necessário fazer a associação com o content type com o qual a regra estará associada. Ao selecionar um content type, você estará determinando as propriedades que poderão ser utilizadas para o roteamento. Primeiro você seleciona o content type group e após isso seleciona o content type:

• Todos os grupos disponíveis que possuam pelo menos um content type que derive do “Document” content type.
• Quando estiver selecionando o content type, somente estarão disponíveis os tipos que derivam de “Document” (incluindo “Document Set”)

Até esse ponto temos a mesma funcionalidade do Record Center do MOSS, ou seja, roteamento baseado no content type. Com o Content Organizer, agora você pode definir uma condição que restringe mais a regra de roteamento utilizando o metadado para refinar o roteamento.

Você pode criar uma série (no máximo 6) de condições com base nas propriedades do documento, ou seja, a regra só será executada se os valores do metadado do documento forem os especificados nas condições. Um exemplo seria, se seu documento tem a propriedade “país”, somente os documentos com a propriedade país igual a “Brasil” seguiriam a regra.

Para finalizar a criação uma regra, é necessário definir o destino  do documento que obedecer a regra que está sendo criada. Uma informação importante é que o o destino do documento deve estar associado ao content type do documento.

O Content Organizer é uma evolução do roteamento existente do Record Center do MOSS 2007. Com ele, além de fazer um roteamento baseado no Content Type, você pode utilizar as propriedades do documento para refinar a regra de roteamento, aumentando muito as possibilidades de manter seu ambiente de documentos mais organizado e facilitando a vida do usuário na hora de fazer upload de um documento (ele não precisa se preocupar com o local onde ele deve subir o documento).

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Alex Schulz